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VI. NORMAS COMPLEMENTARIAS
NORMAS COMPLEMENTARIAS
CONGRESO DE LA REPUBLICA
LEY No. 26922
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la República ha dado la Ley siguiente:
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA:
Ha dado la Ley siguiente:
LEY MARCO DE
DESCENTRALIZACION
TITULO PRELIMINAR
Artículo 1".- Del contenido
La presente ley de desarrollo constitucional contiene las
normas que ordenan el proceso de descentralización del país. en
cumplimiento del Capítulo XIV del Título IV de la Constitución
Política, a fin de efectuar su implementación gradual,
estableciendo un sistema de relaciones interinstitucionales en
el marco de un gobierno unitario representativo y
descentralizado.
Artículo 2",_ De las definiciones
Para efectos del proceso de descentralización y la aplicación
de la presente Ley, entiéndase por:
1.
Descentralización: La transferencia de facultades y competencias
del Gobierno Central y de los recursos del Estado a las
instancias descentralizadas.
2.
Desconcentración: La distribución de las competencias y
funciones de las Entidades Públicas hacia los órganos bajo su
dependencia.
3.
Entidad Pública: Organismos constitucionalmente autónomos. Poder
Judicial. Ministerio Público, instancias descentralizadas,
Ministerios y organismos públicos descentralizados. Instancia
Descentralizada: Persona jurídica de derecho público que ejerce
competencia en determinado ámbito territorial y funcional con la
autonomía que le confiere la Constitución y la ley, como son las
Municipalidades
y
las Regiones.
4.
Organismo Público Descentralizado: Persona jurídica de derecho
público que ejerce competencias sectoriales con los grados de
autonomía que le confiere la Ley.
5.
Órgano Desconcentrado: Dependencia que ejerce competencias por
delegación de la entidad pública a la cual pertenece.
6.
Competencia: Conjunto de atribuciones y responsabilidades
inherentes o asignadas a
una
entidad pública para el ejercicio de sus funciones.
7.
Autonomía: Potestad para decidir en las materias de su
competencia conforme a la Constitución y la Ley.
Artículo 3°._ De los Objetivos
Son objetivos del proceso de descentralización:
1.
Promover el desarrollo armónico de las diferentes localidades
del país.
2.
Promover la cobertura y el abastecimiento de servicios
esenciales y de infraestructura básica en todo el territorio
nacional.
3.
Promover las inversiones nacionales y extranjeras en todo el
país.
4.
Promover el desarrollo de las capacidades y de los recursos de
los ciudadanos y de la sociedad en su conjunto, para lograr el
mejoramiento de la calidad de vida de la población.
5.
Fortalecer la unidad del Estado mediante la distribución
ordenada y eficiente de las competencias públicas y la adecuada
relación entre los diferentes ámbitos de gobierno y la
administración estatal.
6.
Lograr adecuados niveles de coordinación de las entidades
públicas de ámbito nacional con las instancias descentralizadas.
7.
Lograr adecuados niveles de participación de los ciudadanos en
la gestión de los asuntos públicos de su localidad.
8.
Administrar con eficiencia los recursos públicos.
9.
Mantener una clara asignación de competencias entre las
entidades públicas descentralizadas
y
desconcentradas que evite la innecesaria duplicidad de funciones
y del gasto público, y la elusión de responsabilidades en la
prestación de los servicios.
TITULO I
GOBIERNO CENTRAL
Y DESCENTRALIZACIÓN
Artículo 4°._ Del Gobierno Central.
El Gobierno Central participa en la evaluación y desarrollo
del proceso de descentralización. También participa a través de
los representantes de los sectores y organismos públicos
descentralizados, en la coordinación local y regional.
Artículo 5°._ De la organización del Gobierno Central
Las normas de organización del Poder Ejecutivo, de los
ministerios y de los organismos públicos descentralizados,
establecen su organización y funciones tomando en cuenta la
organización y competencias de las instancias descentralizadas.
Artículo 6°._ De los órganos desconcentrados del
Gobierno Central
Corresponde a los órganos desconcentrados del Gobierno
Central concertar y coordinar adecuadamente con las instancias
descentralizadas la ejecución de las acciones de su competencia.
TITULO II
SISTEMA DE
COMPETENCIAS
Artículo 7°._ De la asignación de competencias
7.1. A cada instancia descentralizada le corresponde un
conjunto de competencias y funciones asignadas por la
Constitución y las leyes.
7.2. Las competencias que no sean expresamente asignadas por
la Ley a las Municipalidades y las Regiones, se entenderán que
corresponden al Gobierno Central.
Artículo 8°._ De los tipos de competencia
La asignación ordenada y eficiente de competencias responde a la
siguiente clasificación:
1.
Competencias exclusivas: son aquellas ejercidas con autonomía
por la entidad pública responsable según la Constitución y la
Ley .
Ninguna otra entidad puede asumir
dichas competencias sin la previa delegación de la responsable.
2.
Competencias compartidas: son aquellas que se ejercen por más de
una entidad pública, en planos distintos de responsabilidad y
función. de acuerdo a Ley, en aspectos de regulación,
financiación, ejecución o control.
3.
Competencias delegadas: son aquellas que. por convenio propio y
conforme a Ley, son delegadas a una entidad pública distinta de
la titular de la responsabilidad con la finalidad que sean
ejecutadas con mayor eficiencia. La responsabilidad frente a los
ciudadanos no se delega.
Artículo 9°._ De los criterios de asignación
Para la asignación de competencias y funciones, además de la
clasificación establecida en el artículo precedente, se deberá
tomar en cuenta de manera concurrente los siguientes criterios:
1.
Evitar su innecesaria duplicidad o superposición.
2.
Evaluación de las instancias descentralizadas en función de:
l. Aptitudes y capacidades
2. Costo-beneficio.
3. Manejo de información.
3.
Aplicación del principio de subsidiariedad, por el cual se
prioriza a la entidad pública más cercana a la población como la
idónea para ejercer la competencia o función en su localidad.
4.
Revisión del desempeño y capacidad en el ejercicio de la
competencia o función.
Artículo 10°._ De los principios de ejecución de
competencias
Los principios para la ejecución de competencias son:
1.
Coordinación: los responsables de la formulación y ejecución de
políticas, programas y acciones en ejercicio de sus
competencias, deben armonizar y coordinar su actuación para
asegurar un eficaz servicio.
2.
Concurrencia en el ejercicio de las competencias compartidas
cada entidad pública debe actuar con sujeción a la normatividad
nacional, cumpliendo a cabalidad las acciones que le
corresponden, de manera oportuna y eficiente, y dentro del campo
de sus propias atribuciones.
3.
Eficacia: será responsable del ejercicio de la competencia la
entidad pública que se encuentre en condiciones de prestar el
servicio al ciudadano, aun cuando de acuerdo al principio de
subsidiariedad no fuera el llamado para hacerlo.
Artículo 11°.- De la cofinanciación de proyectos con
participación de la comunidad.
Las instancias descentralizadas, con participación de la
población organizada e instituciones, son competentes para
ejecutar proyectos en obra de infraestructura y de servicios
públicos mediante un sistema de cofinanciación.
TITULO III
DEL PROCESO DE
TRANSICIÓN
Artículo 12°._ De la Departamentalización
12.1. E] proceso de regionalización se constituye sobre el
ámbito territorial de los departamentos. Con ese fin a partir de
la vigencia de la presente Ley, créanse los Consejos
Transitorios de Administración Regional (CTAR) en cada uno de
los departamentos del país, como organismos públicos
descentralizados del Ministerio de la Presidencia, con autonomía
técnica, presupuestal y administrativa en el ejercicio de sus
funciones., en concordancia con lo dispuesto en el Artículo 14°
de la presente Ley.
12.2. Las provincias y distritos que a la fecha están bajo la
jurisdicción administrativa de un Consejo Transitorio de
Administración Regional distinto al departamento al que
pertenecen, quedarán comprendidas en el Consejo Transitorio de
Administración Regional de este último, a partir de su fecha de
instalación.
12.3. La sede administrativa de cada Consejo Transitorio de
Administración Regional será la ciudad capital del respectivo
departamento.
12.4. Los Consejos Transitorios de Administración Regional
tendrán vigencia hasta que queden constituidas las Regiones.
Artículo 13°._ De la denominación
Los organismos antes referidos, se identificarán con la
denominación CTAR seguida del nombre del departamento
respectivo, en la forma siguiente: CTAR Amazonas. CTAR Ancash,
CTAR Apurimac, CTAR Arequipa, CTAR Ayacucho. CTAR Cajamarca,
CTAR Cusco, CTAR Huancavelica, CTAR Huanuco, CTAR, Ica. CTAR
Junín. CTAR La Libertad, CTAR Lambayeque. CTAR Loreto, CTAR
Madre de Dios, CTAR Moquegua, CTAR Pasco, CTAR Piura, CTAR Puno,
CTAR San Martín, CTAR Tacna, CTAR Tumbes y CTAR Ucayali.
Artículo 14°._ De la relación con el Ministerio de la
Presidencia
El Ministerio de la Presidencia aprueba las metas,
estrategias y actividades de los Consejos Transitorios de
Administración Regional y evalúa los resultados de su gestión.
Artículo 15°.- De la relación con los Ministerios
Por encargo de los Titulares de los Ministerios, los CTAR
podrán efectuar el pago de las remuneraciones de los órganos
desconcentrados de aquéllos. El encargo se formalizará mediante
convenio en los términos que señale el Reglamento de la presente
Ley.
Artículo 16°._ De las funciones
Los Consejos Transitorios de Administración Regional tendrán
las siguientes funciones generales:
1.
Conducir y ejecutar de manera coordinada la formulación,
seguimiento y evaluación de las acciones de desarrollo de
alcance departamental con énfasis en la programación sectorial
regional de los Programas Nacionales de Inversión a toda fuente.
2.
Gestión y monitoreo de estudios relativos al planeamiento físico
de envergadura departamental, con énfasis en los aspectos
relativos a las condiciones socioeconómicas de la población y
ventajas competitivas, a ser ejecutados por el sector privado.
3.
Promover la complementación de acciones de alcance departamental
con aquellas de competencia de los Gobiernos Locales.
4.
Promover la ejecución de inversiones privadas de alcance
departamental y su complementación con las inversiones públicas,
participando en las acciones a las que hace referencia la
normatividad sobre promoción de inversiones privadas
(identificación de estudios, proyectos e infraestructura a ser
cedidos para su ejecución y explotación al sector privado).
5.
Evaluar las solicitudes sobre asuntos de demarcación territorial
con arreglo a la legislación de la materia, y elevar el Informe
Técnico respectivo a la Presidencia del Consejo de Ministros.
6.
Velar por el adecuado cumplimiento de las normas sobre medio
ambiente y recursos naturales, en el marco de las políticas
nacionales y sectoriales, en coordinación con las entidades
públicas responsables.
7.
Supervisar la prestación de los servicios públicos y
administrativos, en coordinación con los Sectores del nivel
central, en la forma y condiciones que determine el Reglamento.
8.
Apoyar a los Gobierno Locales con asistencia técnica en los
servicios de competencia de éstos.
9.
Actuar como última instancia administrativa en las materias que
establezca el Reglamento.
10.
Ejercer las demás competencias y funciones generales o
específicas que les corresponda por mandato legal o que les
encomiende el Poder Ejecutivo.
Artículo 17°._ De la estructura organizativa
17.1. La estructura organizativa básica de los Consejos.
Transitorios de Administración Regional está conformado por el
Presidente Ejecutivo y el Secretario Técnico, quienes ejercen el
máximo nivel jerárquico y serán designados por Resolución
Suprema refrendada por el Presidente del Consejo de Ministros y
por el Ministro de la Presidencia.
17.2. El Presidente Ejecutivo es el Titular del Pliego. El
Secretario Técnico reemplaza al Presidente en caso de ausencia o
impedimento.
17.3. La estructura orgánica se complementa con los órganos
de línea, asesoría y apoyo, a través de Gerencias, conforme lo
determine el correspondiente Reglamento de Organización y
Funciones.
Artículo 18°._ De la organización presupuestaria
18.1. Cada Consejo Transitorio de Administración Regional
constituye un pliego presupuestal, dentro del Sector 025
Ministerio de la Presidencia.
18.2. El Presupuesto de cada Consejo Transitorio de
Administración Regional se determina en base a los recursos del
Presupuesto Institucional del pliego regional del cual proviene.
Articulo 19°.- De los recursos
19.1. Los Consejos Transitorios de Administración Regional
correspondientes a los departamentos de Ancash, Arequipa, la
Libertad, Loreto, San Martín y Ucayali, conservan el patrimonio,
personal, acervo documentario y los recursos presupuestales y
financieros que poseen o les pertenece conforme a Ley.
19.2. Los Consejos Transitorios de Administración Regional
correspondientes a los departamentos de Tumbes, Piura,
Lambayeque. Cajamarca, Amazonas, Huanuco, Junín, Pasco.
Ayacucho, Huancavelica, Ica, Cusco, Apurímac, Madre de Dios,
Puno, Moquegua y Tacna, asumen el patrimonio, personal, acervo
documentario y los recursos presupuestales y financieros que
corresponda a su respectivo departamento, según la relación de
bienes y recursos que poseen a la fecha de entrada en vigencia
de la presente Ley, en dichas jurisdicciones, los Consejos
Transitorios de Administración Regional en funciones.
DISPOSICIONES
COMPLEMENTARIAS
Primera.- Del régimen de CORDELICA
La Corporación de Desarrollo de Lima y Callao (CORDELICA), se
rige por su Ley de creación y Estatuto correspondiente, así como
por la presente Ley, en lo que fuere aplicable.
Segunda.- De las Direcciones Regionales y Subregionales
2.1. Las Direcciones Regionales y Subregionales a cargo de
los Consejos Transitorios de Administración Regional, se
incorporan a sus respectivos Ministerios, a partir del I de
abril de 1998. Dicha incorporación incluye al personal, con los
niveles y categorías que les corresponda, así como el acervo
documentario, bienes patrimoniales y recursos financieros del
Presupuesto asignado para las funciones y servicios que se
trasladan.
2.2. Mediante Decreto Supremo, refrendado por el Ministro de
Economía y Finanzas y Ministro de la Presidencia, se aprueban
las transferencias de partidas entre los organismos del Sector
Público por efecto de la fusión de las dependencias públicas
dispuestas en el numeral precedente. Dicha transferencia se
efectúa con cargo a los saldos presupuestales al 31 de marzo de
1998 de las asignaciones presupuestales autorizadas, por toda
fuente de financiamiento, a las Unidades Ejecutoras por Función,
Programa, Subprograma, Actividad y Proyecto, de las cuales
forman parte las Direcciones Regionales y Subregionales de cada
Pliego Regional. Los saldos presupuestales se calculan
deduciendo del Presupuesto Institucional de las Unidades
Ejecutoras que correspondan al monto de los calendarios de
compromisos autorizados durante el primer trimestre de 1998.
Tercera.- Funcionamiento de los CTAR
3.1. El Ministerio de la Presidencia queda encargado de la
ejecución y supervisión de las transferencias del personal,
patrimonio, acervo documentario y recursos presupuestales y
financieros correspondientes a los Consejos Transitorios de
Administración Regional referidos en el Título III y en la
Segunda Disposición Complementaria de la presente Ley. Las
transferencias de personal patrimonio y acervo documentario
culminan, a más tardar el 30 de junio de 1998.
3.2. Asimismo el Ministerio de la Presidencia queda facultado
para adoptar las acciones administrativas que resulten
necesarias para el normal funcionamiento de los Consejos
Transitorios de Administración Regional de todos los
departamentos a partir del 01 de julio de 1998.
3.3. Para efectos de lo dispuesto en los párrafos
precedentes, la asignación y distribución de personal no podrá
exceder el número de plazas presupuestadas para cada Consejo
Transitorio de Administración Regional al 31 de diciembre de
1997.
3.4. Mediante Decreto Supremo, refrendado por el Ministro de
Economía y Finanzas y el Ministro de la Presidencia, se aprueban
las transferencias de Partidas por efecto de la creación de los
Pliegos Consejos Transitorios de Administración Regional a que
se refiere la presente Ley. Dichas transferencias comprenden los
saldos presupuestales al 30 de junio de 1998, por toda fuente de
financiamiento, de las asignaciones presupuestarias autorizadas
a las Unidades Ejecutoras por Función, Programa, Subprograma,
Actividad y Proyecto de cada Pliego Regional. Los saldos
presupuestales se calculan deduciendo del Presupuesto
Institucional modificado de cada Unidad Ejecutora de los Pliegos
Regionales, el monto de los calendarios de compromisos
autorizados durante el primer semestre de 1998.
Cuarta.- Transferencia de partidas adicionales
Las transferencias de partidas adicionales, que sean
necesarias aprobar a las dispuestas por la presente Ley, se
autorizan por Decreto Supremo en el marco de lo dispuesto por el
Artículo 11° de la Ley No. 26894.
Quinta.- Medidas reglamentarias y complementarias
para el funcionamiento de los CTAR
El Poder Ejecutivo en un plazo no mayor de sesenta (60) días
naturales, contados a partir de la vigencia de esta Ley, dictará
mediante Decreto Supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de
Ministros, las normas reglamentarias y complementarias para el
funcionamiento de los Consejos Transitorios de Administración
Regional creados por la presente Ley, así como sus respectivos
Reglamentos de Organización y Funciones.
Sexta.- Disposición Derogatoria
Deróganse o déjense sin efecto las siguientes normas legales:
Leyes Nos. 23878; 24650; 24792; 24793; 24794; 24872; 24874;
24945; 24985; 24986; 25014; 25020; 25021; 25022; 25023: 25077:
25193; 25196 Y 26499.
1.
Decretos Leyes Nos. 25432, 25841 Y 26109.
2.
Decretos Supremos Nos. 071-88-PCM: 060-89-PCM; 063-89-PCM;
065-89-PCM y 088- 92- PCM.
3.
Las demás que se opongan a la presente Ley.
4.
Comuníquese al señor Presidente de la República para su
promulgación.
En Lima a los treinta días del mes de enero de mil
novecientos noventa y ocho.
CARLOS TORRES Y TORRES LARA
Presidente del Congreso de la República
EDITH MELLADO CESPEDES
Primera Vicepresidenta del Congreso de la República
AL SEÑOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno en Lima, a los dos días del mes
de febrero de mil novecientos noventa y ocho.
ALBERTO FUJIMORI
FUJIMORI
Presidente Constitucional de la República
ALBERTO PANDOLFI
ARBULU
Presidente del Consejo de Ministros
JOSE TOMAS GONZALEZ
REATEGUI
Ministro de la Presidencia.
COMPRENDEN A DIRECCIONES REGIONALES Y SUBREGIONALES DE DIVERSOS
SECTORES Y EL ARCHIVO REGIONAL, EN EL AMBITO DE LOS CONSEJOS
TRANSITORIOS
DE ADMINISTRACION REGIONAL
DECRETO DE URGENCIA
No. 030-98
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que, mediante Ley No. 26922 se aprobó la Ley Marco de
Descentralización cuyo objetivo es, entre otros, promover al
desarrollo de las diferentes localidades del país:
Que, asimismo confolll1e a lo dispuesto por la Ley No. 26922
es función de los Consejos Transitorios de Administración
Regional, conducir y ejecutar de manera coordinada la
formulación, seguimiento y evaluación de las acciones de
desarrollo de alcance departamental;
Que, es necesario precisar los incisos h) e i) de la Primera
Disposición Complementaria del Decreto Legislativo No. 866, para
efectos de considerar dentro del Ministerio de Promoción de la
Mujer y del Desarrollo Humano, las funciones relacionadas a la
alfabetización de adultos y de los Wawa Wasi que desarrollaban
los Gobiernos Regionales hasta el 31 de marzo de 1998;
Que, para lograr los objetivos de la Ley No. 26922 y del
Decreto Legislativo No. 866 es necesario dictar medidas de
carácter urgente a fin de complementar las normas antes
señaladas; Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros; y.
Con cargo a dar cuenta al Congreso:
DECRETA:
Artículo 1°.- Compréndase a partir del 1 de julio de
1998 en el ámbito de los Consejos
Transitorios de Administración Regional creados mediante la
Ley No. 26922 a las Direcciones Regionales y Subregionales de
Educación; Salud; Agricultura; Transportes, Comunicaciones,
Vivienda y Construcción; Trabajo y Promoción Social: Energía y
Minas; Industria, Turismo, Integración y Negociaciones
Comerciales Internacionales; Pesquería; y el Archivo Regional,
Dicha incorporación incluye al personal, con los niveles y
categorías que les corresponda, así como el acervo documentario,
bienes patrimoniales del Presupuesto asignado para las funciones
y servicios que se trasladan.
Artículo 2°._ Las Transferencias de Partidas a que
diera lugar la aplicación de lo dispuesto por el artículo
precedente se aprueba mediante Decreto Supremo, refrendado por
el Ministro de Economía y Finanzas y el Ministro de la
Presidencia a nivel de Unidad Ejecutara, Función y Programa
tomando como base los saldos presupuestarios que se determinen
en base a los calendarios de compromisos autorizados durante el
período de enero a junio del presente Año
Artículo 3°._ Las Transferencias de Partidas por la
aplicación de la Segunda Disposición Complementaria de la Ley
No. 26922 se determinarán en base a los calendarios de
compromisos 1dos en los meses de Abril mayo y junio del presente
año fiscal a las Direcciones Regionales y Subregionales de
Educación: Salud; Agricultura; Transportes, Comunicaciones, la y
Construcción; Trabajo y Promoción Social: Energía y Minas:
Industria. Turismo, Integración y Negociaciones Comerciales
Internacionales: Pesquería y el Archivo Regional a le los
Pliegos del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas según
corresponda.
Artículo 4°._ Las Modificaciones Presupuestarias
establecidas por la Segunda y Tercera Disposiciones
Complementarias de la Ley No. 26922 se aprueban a nivel de
Unidad Ejecutora, n y Programa.
Artículo 5°._ Precisase que las transferencias al
Ministerio de Promoción de la Mujer y del Desarrollo Humano a
que se refieren los incisos h) e i) de la Primera Disposición
Complementaria del Decreto Legislativo No. 866 comprende a la
Alfabetización de Adultos y a Wawa Wasi que desarrollan los
Pliegos de los Gobiernos Regionales.
Artículo 6°._ El plazo para la aprobación del Decreto
Supremo a que se refiere la Quinta Disposición Complementaria de
la Ley No. 26922 vence el 31 de julio de 1998, el mismo que
comprenderá las normas reglamentarias y complementarias que
diera lugar la aplicación del e Decreto de Urgencia.
Artículo 7°._ El presente Decreto de Urgencia será
refrendado por el Presidente del Consejo de os, el Ministro de
la Presidencia y el Ministro de Economía y Finanzas.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veinticuatro días
del mes de junio de mil novecientos noventa y ocho.
ALBERTO FUJIMORI
FUJIMORI
Presidente
Constitucional de la República
JAVIER VALLE-RIESTRA
Presidente del Consejo
de Ministros
JOSE TOMAS GONZALES
REATEGUI
Ministro de la
Presidencia
JORGE BACA CAMPODONICO
Ministro de Economía y
Finanzas.
SUPERINTENDENCIA DE BANCA Y SEGUROS
Lima, 30 de Octubre de 1,992
CIRCULAR N°
B-1922-9
F° 265-92
M- 264-92
S-536-92 EAF- 125-92
CM- 118-92
AGD- 104-92
CR-009-92
REF.: Sustitución de Archivos y Plazos de Conservación de
Libros y demás documentos.
Señor Gerente:
Sírvase tomar nota que esta Superintendencia en virtud de la
atribución que le confiere el inciso j) del artículo 40
de su Ley Orgánica. Decreto Legislativo N°. 197 Y la Undécima
Disposición Final de la Ley General de Instituciones Bancarias.
Financieras y de Seguros, Decreto Legislativo No. 637, con la
finalidad de adecuar el proceso de mantenimiento y sustitución
de archivos en las instituciones, bajo su control, a lo
preceptuado en el Decreto Legislativo No. 681 y su Reglamento el
Decreto Supremo No. 009-92-JUS, ha estimado conveniente
establecer las siguientes normas:
A. Sustitución de Archivos
-
Las
empresas podrán sustituir la información elaborada en
forma convencional
y
la
producida por procedimientos informáticos en
computadoras. por los archivos conservados mediante
microformas. utilizando procedimientos técnicos de
micrograbación o microfilmación. Para efectos de la
presente Circular las definiciones de microforma.
microduplicado. micrograbación
y
microarchivo es la contenida en el artículo 10 del
Decreto Legislativo No.
681.
-
Toda
institución deberá recabar previamente autorización de
esta Superintendencia para sustituir sus archivos. Al
efecto formulará la solicitud de autorización
correspondiente conteniendo la siguiente información:
1.
Notaría autorizada o fedatario juramentado que se hará
responsable del archivo de microformas.
2.
Indicar si el archivo de las microformas se va a instalar en la
propia empresa o si van a contratar los servicios de archivos
especializados o Notarías. si este es el caso indicar el nombre.
3.
Copia del Certificado de Cumplimiento e Idoneidad técnica a que
hace referencia el art. 6° del Decreto Legislativo No. 681,
otorgado por el ITINTEC. el cual acredite que los procedimientos
técnicos a utilizar en la confección de las microformas son las
adecuadas.
4.
Información respecto a:
1.
Naturaleza de documentos a sustituirse por microformas.
-
Elementos
y
dispositivos técnicos que se utilizarán en el proceso de
micrograbación:
y.
-
El
departamento y funcionarios responsables del microarchivo.
con poderes de representación de la empresas.
1.
Las condiciones de seguridad adoptadas para la conservación del
archivo conforme a lo indicado en el artículo 36° del Decreto
Supremo No. 009-l)2-JUS.
1.
Los procesos de micrograbación se efectuarán bajo la dirección y
responsabilidad de un depositario de la fe pública, pudiendo ser
un Notario Público o un fedatario público o privado, para lo
cual deberán reunir los requisitos indicados en la parte II del
Decreto Legislativo No. 68] Y en su Reglamento.
2.
Los procedimientos técnicos y formales que se utilicen en el
proceso de micrograbación son los indicados en la parte III del
Decreto Supremo No. 009-92-JUS.
3.
Las empresas que no cuenten con sistemas de microarchivo propio
pueden recurrir a los servicios de archivos especializados, los
mismos que se sujetarán a las normas indicadas en el artículo
15° de la Ley No. 681 y su reglamento
4.
La Superintendencia de Banca y Seguros cuando lo crea
conveniente supervisará los microarchivos que haya autorizado.
B. Plazos de Conservación de Libros y Documentos
1.
En lo referente a la eliminación de los documentos originales de
sus archivos particulares, después que estos hayan sido
micrograbados, es potestad de las empresas eliminarlos. Para tal
fin, se debe tener en cuenta lo señalado en los artículos 16°,
17° Y 18° del Decreto Legislativo No. 681.
2.
Las empresas integrantes del Sistema Financiero y Asegurador,
están obligadas a conservar durante diez (10) años, cuando
menos, sus Libros de Actas, de Juntas Generales y de Directorio
u órganos equivalentes, de Libros Principales de Contabilidad,
de Libros de Comités especializados, del detalle de sus
operaciones activas y pasivas con indicación de la identidad y
generales de ley de la persona o personas que realicen la
transacción, y demás comprobantes y documentación importante
relacionados con la actividad de la empresa. Adicionalmente,
podrá hacerse uso de las microformas.
Quedan sin efecto las Circulares Nos. B-1812-89. F-157-89.
M-l64-89, EAF-059-89, AGD-06689 y CM-042-89.
Atentamente,
LUIS CORTAVARRIA
CHECKLEY
Superintendente
de Banca y Seguros
LEY
DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
DECRETO LEY No.
26162
Artículo 24°.- Son atribuciones y deberes del Contralor
General de la República.
1.
Capacidad de solicitar todos los documentos que sustenten los
informes de los órganos de controlo auditorias contratadas para
el efecto. los cuales estos están en obligación de guardar por
un período de 10 años. bajo responsabilidad.
REGLAMENTO DE LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
DECRETO SUPREMO
No. 001-72-CG
Artículo 37.- Para efectos de las auditorias y otros
exámenes, las entidades sujetas al control que establece el
Decreto Ley No. 19039 están obligadas
1.
Mantener sus libros, registros
y
documentos al día. ordenados de acuerdo a lo establecido por las
normas de los Sistemas Administrativos, por un período no menor
de 10 años y permanentemente abiertos a las funciones de
control. suministrando a los auditores cualquier información
adicional necesaria para los fines de auditoria.
NACU
2.40 Archivo Permanente
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar,
organizar y mantener actualizado el Archivo permanente.
0.5. Los archivos de papeles de trabajo en una auditoria
financiera son los Siguientes:
Ref.
Archivo
P
Archivo permanente
L
Archivo de Planeamiento
F
Archivo corriente auditoria financiera
E
Archivo corriente examen especial
CO
Archivo de comunicación de hallazgos de auditoria
R
Archivo resumen de auditoria
C
Archivo de correspondencia
O
Archivo opcional
P
Archivo varios
Archivos permanentes
06. Los archivos permanentes tienen por objetivo mantener la
disponibilidad de la información de importancia, sin necesidad
de reproducirla cada año. Este archivo debe implementarse por
cada entidad comprendida en el ámbito de competencia del Sistema
Nacional de Control, el cual está conformado por un conjunto
orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de
información de interés. El contenido de los archivos deben
revisarse anualmente para asegurarse que estén completos J
contengan la información actual. Estos archivos deben
revisarse en forma ordenada con índices apropiados y mantener la
información siguiente:
CÓDIGO
CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE
PI
Información
sobre los antecedentes y organización de la entidad auditada.
Estructura
orgánica de la entidad.
Reglamento de
organización y funciones.
Manuales de
organización
y funciones de las áreas
clave.
P2
Extractos o
copias de acuerdos importantes
y
otros documentos legales
importantes.
Leyes de
creación, modificatorias y otros documentos relacionados.
Estatuto
social.
Plan operativo
institucional.
Presupuesto
autorizado.
Memoria
institucional.
Acuerdos de
directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta
dirección.
Resoluciones
y directivas emitidas por la
entidad.
Donaciones.
P4
Extractos
sobre el sistema de contabilidad
Registros,
quien mantiene y procesa los asientos contables
Empleados
clave, autorizados para firmar y aprobar las operaciones.
Políticas
contables vigentes en la entidad
Flujogramas de
las principales actividades de la. Entidad
Estados
financieros.
P5
Documentos de
auditoria externa
Informe de
auditoria
Plan anual de
auditoria
Informe de
evaluación del plan de auditoria.
Denuncias.
Los archivos corrientes
07. Dan respaldo a la opinión del auditor. Generalmente,
incluyen la documentación sobre la manera como el auditor
comprende el sistema de control interno de entidad, los
procedimientos de auditoria realizados y las evidencias que se
han obtenido durante la tase de planeamiento y trabajo de campo.
Este archivo contiene las cédulas matrices y submatrices
elaboradas por el auditor, en base al balance de comprobación y
los estados financieros a la fecha del período examinado. Este
archivo se codifica con la letra F habiéndose establecido la
codificación alfanumérica secuencial para las diversas cédulas
indicadas en el reverso de la tapa del correspondiente archivo.
Tales archivos están conformados por el archivo de planeamiento,
archivo corriente, archivo resumen archivo de comunicación de
hallazgos de auditoria y archivo de correspondencia.
Código
Contenido de archivo corriente
F1
Balance de comprobación
y
asientos de reclasificación y
ajuste.
Estados financieros.
Saldos de caja-banco
y
equivalentes de efectivo.
Valores negociables.
Existencias.
Gastos pagados por adelantado.
Inversiones en valores.
Inmuebles, maquinaria
y
equipo.
Bienes
agropecuarios.
Bienes
culturales.
Infraestructura
física.
Otros activos.
Proveedores.
Tributos por
Pagar.
Otras Cuentas
por pagar.
Provisión para
beneficios sociales.
Deudas a largo
plazo
Ingresos y
costos diferidos.
Patrimonio.
Estado de
gestión.
Cuentas de
orden.
Cuentas
presupuestarias.
Archivo de planeamiento
08. El archivo de planeamiento incluye la documentación
relacionada con el proceso de planeamiento de la auditoria
financiera, sobre la cual se sustenta dicha etapa y el plan
general de auditoria. Este archivo debe contener criterios y
herramientas técnicas utilizadas para el planeamiento de
la auditoria, así como información sobre la comprensión
de las actividades y acciones de la entidad por examinar. El
archivo de planeamiento se codificará con la letra L, habiéndose
establecido la codificación alfanumérica secuencial para las di
versas cédulas, indicadas en el reverso de la tapa de cada
archivo. El siguiente índice puede utilizarse y adaptarse in las
circunstancias:
Código
Contenido de archivos de
planeamiento
1.1
Memorándum de
planeamiento (Plan general de auditoria).
1.2
Programa de auditoria.
1.3
Decisiones sobre el planeamiento: enfoque y análisis.
1.4
Registros de actividades para obtener información sobre la
entidad por examinar
1.5
Evaluación del riesgo de auditoria.
1.6
Criterios de materialidad.
1.7
Compensación de las actividades y operaciones de la entidad.
Archivo de comunicación de hallazgos de auditoria
09. En este archivo se incluyen los papeles de trabajo
documentos relacionados con la ejecución de la auditoria.
Además, se incluyen los oficios remitidos por el equipo de
auditoria, respecto a los hallazgos de auditoria resultantes del
trabajo realizado. Se codifica este documento con las siglas: OC
Igualmente, este archivo contiene los comentarios y
aclaraciones presentadas s funcionarios y servidores
comprendidos en los hallazgos de auditoria. Estos documentos se
codifican con la sigla DR.
Archivo resumen de auditoria
10. Este archivo incluye los papeles de trabajo y documentos
referidos a los temas claves o aspectos importantes ocurridos
durante el curso de auditoria. Este archivo se codifica con la
R, habiéndose
establecido la codificación alfanumérica correlativa para los
diversos lentos, indicados en el reverso de la tapa de cada
archivo.
Código
Contenido de archivo resumen de
auditoria
R1
Puntos pendientes-superados.
Copia del informe de auditoria.
Memorándum de control interno.
Resumen de acontecimientos significativos.
Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos
de la
auditoria posteriores a la aprobación del plan general de
auditoria.
Carta de representación.
Carta de abogados.
Puntos de atención.
Comentari6s sobre
eventos subsecuentes.
Memorándum de
conclusiones.
Lista de
verificación de conclusión de auditoria.
Control del tiempo.
Relación total de archivos utilizados.
Archivo de correspondencia
1.
Este archivo incluye todos los documentos administrativos
remitidos o recibidos por el equipo de auditoria durante el
curso de la auditoria. El archivo de correspondencia se codifica
con la letra C, habiéndose establecido la codificación
alfanumérica para los diversos documentos, la correspondencia
remitida y, c.2 correspondencia recibida. Es conveniente
preparar un índice de toda la documentación remitida y recibida,
consignándose la referencia y el contenido en forma breve.
NAGU 2.40 ARCHIVO PERMANENTE
PARA CADA ENTIDAD SUJETA A CONTROL SE DEBE IMPLANTAR, ORGANIZAR
Y MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO PERMANENTE.
El archivo permanente está conformado por un conjunto
orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de
infol111ación de interés, de utilización continua o necesaria
para futuros exámenes, básicamente relacionada con:
Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su
funcionamiento. Organigrama aprobado.
Reglamento de Organización y Funciones - ROF aprobado.
Manual de Organización y Funciones - MOF aprobado.
Flujogramas de las principales actividades de la entidad.
Plan Operativo institucional.
Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y
evaluaciones.
Estados financieros
Informes de auditoria.
Denuncias
Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones
Informe de evaluación del Plan Anual, sumen de las decisiones
más importantes adoptadas por la Alta Dirección
Resoluciones y Directivas emitidas por la entidad.
Convenios y Contratos trascendentes.
Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil
utilización, especialmente en la fase de planificación de las
auditorias.
La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente
corresponde
1.
A las Gerencias de Línea de la Contraloría General.
2.
A las Jefaturas de los Órganos de Auditoria Interna de las
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.
LIMITACIONES AL ALCANCE
El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las
Sociedades de Auditoria debido a que exámenes se supeditan a la
designación de la Contraloría General, debiendo limitarse a
mantener el archivo correspondiente a las auditorias que hayan
realizado en armonía con la normativa vigente |