USO DE TECNOLOGIAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO

DECRETO LEGISLATIVO No. 681

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

POR CUANTO:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 de la Constitución Política, el Congreso de la República, mediante Ley No. 25327, ha delegado en el Poder Ejecutivo la facultad de legislar, entre otros asuntos, en materia de crecimiento de la inversión privada, creando las condiciones necesarias para el desarrollo de la misma en los diversos sectores productivos;

Que es conveniente, para otorgar facilidades a las empresas, regular el uso de las tecnologías avanzadas en materia de archivos de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras;

Que el reconocimiento de valor legal a los archivos conservados mediante micro formas, con procedimientos técnicos de micro grabación o microfilmación permitirá considerable ahorro de espacio y costos en las empresas, colaborando a su eficiencia y productividad;

Que es preciso aprovechar debidamente los adelantos de la tecnología, en beneficio de las actividades empresariales, alentando así las inversiones y mejorando sus rendimientos;

Con voto aprobatorio del Consejo de Ministros;

HA DADO EL DECRETO LEGISLATIVO SIGUIENTE:

1. PRELIMINAR

Artículo 1°._ En esta Ley, las expresiones que a continuación se indica tienen los significados siguientes:

1.       MICROFORMA: Imagen reducida y condensada (o compactada) de un documento, que se encuentra grabada en un medio físico técnicamente idóneo que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, electrónico o que emplee alguna otra tecnología de efectos equivalentes. de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con ayuda de equipos visores, pantallas de video o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.

2.       MICRODUPLICADO: Reproducción exacta o copia de elemento original que contiene microformas, efectuada sobre un soporte material similar, en el mismo tamaño y formato; y con efectos equivalentes.

3.       MICROGRABACION: Proceso técnico por el cual se obtienen microformas, a partir de documentos originales en papel o material similar: o bien di rectamente de los medios en que se almacena información producida por computadora.

4.       MICROARCHIVO: Conjunto ordenado y codificado de los elementos materiales de soporté portadores de microformas grabadas. provistos de sistemas de índice medios de recuperación que permitan encontrar. examinar visualmente reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas.

Artículo 2°. - Se rigen por esta ley los efectos legales y el mérito probatorio de las microformas, de las copias fieles autenticadas de ellas y de si microduplicados, siempre que en su preparación se cumplan los requisitos prescritos en los artículos que se siguen.

II. FEDATARIOS

Artículo 3°._ Son competentes para actuar como funcionarios de la fe pública para los efectos de esta ley:

1.       Los notarios públicos.

2. Los fedatarios públicos y particulares juramentados comprendidos en el artículo 4°.

Estos profesionales se consideran depositarios de la fe pública y mantienen en todo momento su independencia de las empresas a las que ofrecen sus servicios.

Artículo 4°. - Para ser fedatario juramentado, apto para desempeñar las funciones previstas en esta ley, ha de cumplirse los siguientes requisitos:

1.       Reunir las condiciones exigibles para postular a plaza de notario público. y acreditarlo ante el Colegio de Abogados de la jurisdicción.

2.       Haber obtenido el diploma de idoneidad técnica. de acuerdo a las pautas que se señale el reglamento.

3.       Inscribirse y registrar su firma en el Colegio de Abogados de la Jurisdicción.

4.       Prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o ante el magistrado a quien éste delegue esta atribución.

Los notarios públicos solamente tienen que cumplir el requisito, indicado en el inciso b) y presentar el respectivo título en su colegio notarial.

III. – PROCESOS TÉCNICOS Y FORMALES

Artículo 5°._ Los Procedimientos Técnicos empleados en la confección de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles deben garantizar los resultados siguientes:

1.       Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad.

2.       Que las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales.

3.       Que los microduplicados sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características.

4.       Que a partir de las microformas y de los microduplicados puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbador en aquellas.

Artículo 6°._ Para garantizar los procesos técnicos y los resultados de idoneidad y calidad referidos en el artículo 5°, debe cumplirse las normas técnicas internacionales que adopte e incorpore al ITINTEC o las normas técnicas nacionales que apruebe el citado instituto.

EL ITINTEC; otorga certificados de cumplimiento de estas normas y de idoneidad técnica a quien acredite contar con los medios técnicas adecuados.

Artículo 7°._ Los procesos de micro grabación se deben efectuar bajo la dirección y responsabilidad de uno de los depositarios de la fe pública referidas en el artículo 3°.

Durante el procedimiento se seguirá las reglas que siguen:

1.       Al iniciarse el proceso de micrograbador, el funcionario de fe pública que lo supervisa deja constancia de ello en un acta, con los datos necesarios para identificar la labor que se realiza y el archivo que se va a grabar.

2.       Cuando se termine de micrograbar los documentos que colman la capacidad de la unidad del medio técnico que recibe y conserva las microformas, el funcionario sienta otra acta en que deja constancia del número de documentos micrograbados y un índice sintético de ellos. También anota cualquier deficiencia o particularidad observada durante la grabación.

3.       El reglamento establece las precauciones análogas que deben usarse en caso de micrograbaciones tomadas directamente de los medios cibernéticos, así como el procedimiento técnico para aplicarlas.

4.       Una vez procesada y lista cada grabación. el notario o fedatario lo verifica; sienta acta de conformidad, en un libro ad-hoc; y entrega testimonio de ella al interesado.

5.       Las actas referidas en los incisos a) y b) serán micrograbadas como primera y última imagen, respectivamente de la unidad soporte de las microformas. Las actas originales las conserva el notario o fedatario, quien las archiva periódicamente. De estas actas otorga testimonio a los interesados.

6.       Los testimonios de actas referidos en los incisos d) y e) deben ser archivados en orden por los interesados, quienes los deben hacer encuadernar por períodos, al menos anualmente.

7.       Este proceso se aplica en la grabación sobre cada una de las unidades de soporte en que se almacenan las microfichas, sean rollos, cintas, microfichas u otros medios técnicos apropiados.

IV. EFECTOS LEGALES

Artículo 8º._ Los medios portadores de las microfonnas con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales.

Estos medios han de ser archivados, mejores condiciones de seguridad documentos en papel.

Siempre que las disposiciones legales exijan la conservación de documentos y archivos por cierto plazo o hasta un término señalado, se entiende que tal obligación puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas obtenidos conforme a esta Ley.

La fecha en que el documento fue micrograbado, que consta en el acta de cierre de la grabación, extendida por quien da fe de ella, se reputa como fecha cierta.

Artículo 9º._ Para la utilización en juicio o fuera de él de los documentos archivados conforme al artículo 8⁰, el notario o fedatario expidan copias fieles de las correspondientes microformas en papel o materia similar que permita técnicamente su reproducción exacta; y autentican estas copias con su signo y firma, mediante sello ad-hoc, previa comprobación de que el medio físico soporte de las microformas es auténtico y no ha sido alterado.

Las copias de documentos así obtenidas tienen el mismo valor legal, en juicio o fuera de él, que los documentos originales que reproducen, sin modificar la calidad de instrumentos públicos o privados que ellos tuvieran, su mérito intrínseco.

La autenticación de la copia no implica legalización o comprobación de las firmas ni certificación de contenido.

Artículo 10º._ Las copias autenticadas de instrumentos privados aludidas en el artículo 9° son idóneas para el reconocimiento judicial de su contenido y firma, con los mismos procedimientos y alcances que los documentos originales.

Los mandatos judiciales de exhibición de documentos pueden cumplirse presentando copia fiel de su microforma, obtenida de acuerdo con el artículo mencionado.

Las tachas de estas copias autenticadas de documentos se ventilan con arreglo a las normas comunes. El peritaje y cotejo se practicará con arreglo a lo dispuesto en el artículo 12°.

Artículo 11°._ Las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales para el efecto de despachar ejecutando o de exigir la prestación incorporada en el título. En caso de pérdida, extravío, deterioro o destrucción del original, una vez cumplidos los trámites legales para la expedición de duplicado, el juez toma en cuenta la copia autenticada de la microforma del título, para establecer el contenido del duplicado, que se expida.

Artículo 12°._ Cuando se tache una copia fiel o copia certificada de documento obtenido de microformas existentes en un microarchivo, aduciendo su falsificación en el proceso de micrograbado o en la expedición de la copia fiel o de la copia certificada, los peritos que el juez designa para el examen o el cotejo han de tener las calidades previstas en el inciso b) del artículo 4°.

El dictamen pericial establece si la copia fiel o copia certificada han sido emitidas por funcionarios competentes conforme a esta ley y con los requisitos establecidos; y si están tomados de microformas o microduplicados obtenidos y archivados igualmente de acuerdo a esta ley. También se pronunciarán sobre si existe o se advierte alguna adulteración o irregularidad en la microforma o la copia fiel o copia certificada.

La carga de la prueba y las costas de ella son parte que tacha el documento, pero si la tacha es fundada la parte que lo presentó las reintegrará, sin perjuicio de las demás responsabilidades que procedan.

Artículo 13°._ Los microarchivos o los documentos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributaria, así como para exámenes y auditorias públicas o privadas. Pueden ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tengan que ser presentados los documentos en algún expediente o en caso similar.

V.- ARCHIVOS PARTICULARES

Artículo 14°._ Las empresas de derecho privado pueden organizar ellas mismas sus archivos mediante la tecnología de las microformas de que se trata esta ley con sujeción a las reglas siguientes:

1.       Pueden acogerse a esta forma las empresas sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros, que sean autorizadas por ésta, una vez que ella compruebe que cuenta con los medios técnicos y con los requisitos legales para el efecto. La infraestructura técnica puede ser propia o contratada con las empresas calificadas conforme al artículo 6°.

2.       También puede emplear por sí mismas el procedimiento, aquellas empresas sujetas a la supervisión de la Comisión Nacional de Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) que, por el volumen de sus operaciones presentan anualmente sus estados financieros auditados.

La CONASEV puede autorizar a otras empresas, que presentan estados financieros completos, siempre que alcancen un volumen de operaciones significativo, según límite que fije CONASEV

En todos los casos la CONASEV ha de comprobar la capacidad técnica y cumplimiento de los requisitos legales, antes de otorgar su autorización.

Las empresas, para ser autorizadas, deben contar con los servicios permanentes de una notaría autorizada o de un fedatario juramentado, que se hace responsable del archivo de microformas.

El proceso de micrograbación, expedición de microcopias y formación y conservación de microarchivos a cargo de las empresas aludidas en este artículo y en el anterior, está sujeto a supervisión por la autoridad competente, que señala el reglamento. Este determina asimismo las sanciones, en caso de comprobarse infracción.

Artículo 15°._ Las empresas o instituciones que no cuenten con sistemas de micro archivo propio, puedan recurrir a los servicios y archivos especializados que se sujetan a las siguientes normas:

1.       Deben tener a su disposición la tecnología y los equipos apropiados, aprobados por el ITINTEC, conforme el artículo 6°.

2.       Requieren contar, con los servicios permanentes de una notaria autorizada, o al menos, de dos fedatarios juramentados.

3.       Su organización es empresarial, y adoptan la forma de sociedad anónima:

4.       Han de contar con locales adecuados;

5.       Han de obtener autorización de la CONASEV e inscribirse en un registro especial en dicha comisión, cumpliendo los requisitos que ella establece.

Las notarías públicas pueden también organizar el servicio de microarchivo. Para el efecto; aparte del notario, deben contar en su personal permanente, al menos con un fedatario juramentado.

Los microarchivos a cargo de las notarías y empresas especializadas pueden conservase en los locales propios a ellas. También pueden mantenerse en locales proporcionados por los interesados, en las condiciones de seguridad que fija el reglamento.

Artículo 16°.- Es facultativo de sus propietarios la eliminación de documentos de los archivos particulares, una vez incorporadas sus microformas a los correspondientes microarchivos. Se prohíbe la incineración.

Toda persona, antes de eliminar los originales de la documentación que ha sido micrograbada, tiene la obligación de seleccionar, separar y conservar aquellas piezas que tengan valor histórico o cultural.

Para este efecto, antes de proceder a la eliminación de un lote de documentos, lo avisará por escrito al Director del Archivo Regional o Local, adjuntando un catálogo de aquellos. El Director en un plazo de tres meses, pueden señalar qué documentos pueden ser entregados al archivo.

El propietario de ellos puede oponerse si considera que son documentos confidenciales cuya publicidad puede perjudicarlo.

Vencido el plazo, podrá disponer de los documentos, salvo de los señalados como históricos por el Director del Archivo.

Artículo 17°._ Los cheques bancarios pagados pueden ser devueltos a los clientes en forma mensual o periódica, previa marca que los anule, sin los requisitos señalados en este artículo, ni sujeción al plazo indicado.

Artículo 18°._ Lo dispuesto en este capítulo no impide eliminar o devolver a los clientes los documentos cuya conservación no sea obligatoria conforme a ley.

VI. PROTECCIÓN FINAL

Artículo 19°._ La falsificación, y la adulteración de microformas, microduplicado y microcopias, sean durante el proceso de grabación o en cualquier otro momento, se reprime como delito contra la fe pública, conforme a las normas pertinentes del Código Penal.

VI. DISPOSICIÓN FINAL

Artículo 20°._ Se derogan la Ley No. 13297 y el Decreto Ley No. 18917. Queda sin efecto toda otra norma legal, en cuanto se oponga a lo dispuesto por esta ley.

Artículo 21°,_ El presente Decreto Legislativo entrará en vigencia treinta (30) días después de su publicación en el Diario Oficial «El Peruano».

POR TANTO:

Mando se aplique y cumpla dando cuenta al Congreso.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima a los once días del mes de octubre de mil novecientos noventa y uno.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORL Presidente Constitucional de la República.

ALFONSO DE LOS HEROS PEREZ-ALBELA Ministro de Trabajo y Promoción Social. Encargado de las Carteras de Justicia. Transportes y Comunicaciones y Economía y Finanzas.

REGLAMENTO DEL DECRETO LEGISLATIVO No. 681 SOBRE EL USO DE TECNOLOGIAS DE AVANZADA EN MATERIA DE ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS

DECRETO SUPREMO No. 009-92-JUS

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que, el Decreto Legislativo No. 681, que legisla sobre el uso de tecnologías de avanzada en materia de archivos de las empresas, requiere ser reglamentado;

Que, el citado Decreto Legislativo en sus Artículos 4°, 7°, 14° y 15° señala puntos específicos que deben ser determinados en el Reglamento:

Que, es conveniente dictar las disposiciones que permitan poner en práctica y difundir en el más breve plazo el uso de la tecnología actualmente disponible en el país en beneficio de los sistemas administrativos de las empresas;

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 11 del Artículo 211 ° de la Constitución Política del Perú;

Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros;

DECRETA:

Artículo 1.- Apruébese el Reglamento del Decreto Legislativo No. 681, sobre microarchivos de microformas, que consta de 38 Artículos, 3 Disposiciones Finales, contenidos en 5 Capítulos y 7 Anexos.

Artículo 2°._ El presente Decreto Supremo será refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones exteriores, por el Ministro de Trabajo y Promoción Social y por el Ministro de Justicia.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintiséis días del mes de junio de mil novecientos noventa y dos.

ALBERTO FUJIMORI, Presidente de la República

OSCAR DE LA PUENTE RAYGADA Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores

AUGUSTO ANTONIOLI VASQUEZ, Ministro de Trabajo y Promoción Social FERNANDO VEGA SANTA GADEA Ministro de Justicia.

REGLAMENTO DEL DECRETO LEGISLATIVO No. 681

SOBRE MICROARCHIVOS EMPRESARIALES ORGANIZADOS CON LA TECNOLOGIA DE LAS MICROFORMAS, MEDIANTE PROCESOS DE MICROFILMACION POR MEDIOS FOTOQUIMICOS y ELECTRONICOS

CAPITULO I.- GENERALIDADES

Artículo 1".- Cuando en el presente Decreto Supremo se utilice la expresión <da ley» sin precisar el número de ella se entiende que alude el Decreto Legislativo No. 681.

Cuando se mencionen artículos sin indicar su ubicación en algún dispositivo legal, se entiende que se alude a artículos de este reglamento.

Artículo 2°-Las expresiones empleadas en este reglamento tienen los significados que se definen en el Artículo 1° de la ley. Además se entiende por:

Soporte: el medio físico (película en rollo o en microficha o similar) en que se graban las imágenes de las microformas.

CAPITULO II FEDATARIOS

Artículo 3°- Los fedatarios juramentados referidos en el inciso del Artículo 3° de la ley, sean públicos o particulares, con funcionarios de la fe pública y sus actos y certificaciones en las materias regidas por la ley tienen el mismo valor que el de los notarios públicos.

Artículo 4°._ Son fedatarios públicos juramentados aquellos que actúan adscritos a una notaría pública; o que ejercen en las empresas que ofrecen sus servicios al público conforme al Artículo 15° de la ley.

Son fedatario s particulares juramentados los que ofrecen sus servicios profesionales a una o más de las empresas que organizan sus propios archivos, conforme el Artículo 14° de la ley. En todo momento mantienen su independencia profesional y laboral de las empresas que los contratan.

Artículo 5°._ Para acreditar los requisitos referidos en el inciso a) del Artículo 4° de la ley, basta presentar al Colegio de Abogados de la jurisdicción constancia oficial de haber sido admitido como postulante en concurso o convocatoria para plaza de notario público, en cualquier jurisdicción de la República.

En caso de no contar con dicho documento el interesado acreditará ante el Colegio de Abogados con copia de los documentos que esta institución señale que el solicitante está apto conforme a ley para presentarse a postular a una plaza notarial.

El Colegio de Abogados, dentro del tercer día de presentada la solicitud con el recaudo documental indicado, expedirá al recurrente una constancia de haber cumplido con los requisitos exigidos por el inciso a) del Artículo 4° de la ley.

Artículo 6°._ El diploma de idoneidad técnica exigido en el inciso b) del Artículo 4° de la ley puede ser expedido con carácter oficial válido para los efectos previstos en ella por los Colegios de Abogados y por los Colegios Notariales. Para este efecto, estas entidades organizan cursos de capacitación a cargo de expertos o técnicos en la materia. Para este fin están facultadas para coordinar y celebrar convenios de cooperación sea con personas expertas en estas tecnologías, sea con el Archivo General de la Nación, sea con universidades y con instituciones superiores tecnológicos, que cuenten con personal docente técnico idóneo.

El Archivo de la Nación, por medio de su Centro de Capacitación o dependencia equivalente, puede también organizar estos cursos y otorgar los diplomas de idoneidad técnica, con sujeción a las mismas reglas de este artículo.

El diploma se expide previa aprobación del examen de conocimiento a quienes acrediten su solvencia, cumpliendo las exigencias que señale la institución organizadora.

Artículo 7°- El presidente de la Corte Superior de la jurisdicción designa un Juzgado Civil de primera instancia, para que su titular sea el encargado de tomar el juramento exigido por el inciso d) del Artículo 4° de la ley, ante uno de los secretarios de su despacho.

Los interesados presentarán ante dicho juzgado la constancia del Colegio de Abogados aludida en el último párrafo del Artículo 5° y copia del diploma de idoneidad técnica a que se refiere el Artículo 6° solicitando prestar el juramento de ley, para lo cual el juez señalará día y hora.

Tomando el juramento el secretario dará fe de la diligencia, la firmará junto con el juez y entregará el expediente original al interesado.

A criterio del Presidente de la Corte Superior, puede tomar el juramento directamente, en cuyo caso la constancia de la diligencia la sentará el secretario de la Corte que designe dicho magistrado.

Artículo 8°._ La inscripción y el registro de firmas que se refieren en el inciso c) del Artículo 4° de la ley se practicará en el Colegio de Abogados de la jurisdicción donde ejercerá el fedatario, por el mérito del expediente judicial de juramento a que se contrae el Articulo 1° o de copia certificada judicial o notarial del mismo.

Artículo 9°._ El Colegio de Abogados dentro de tercero día, sentará constancia de inscripción y registro de firmas del fedatario en el expediente original o copia certificada referidos en el artículo anterior, que serán devueltos al interesado y le servirán de título para ejercer su actividad. También a petición del interesado, le expiden constancia literal o comprendida del registro.

Artículo 10".- El único requisito que deben cumplir los notarios para actuar en los servicios regidos por la leyes el diploma de idoneidad técnica, que deben hacer registrar en su colegio notarial, el cual hará la anotación del registro en el propio título.

CAPITULO III. PROCESOS TÉCNICOS Y FORMALES

Artículo 11°._ Los procedimientos técnicos que se usen para la micro grabación, conforme al artículo SO de la ley deben asegurar que la imagen material obtenida en la microforma posee alto poder de definición, densidad uniforme y durabilidad, conforme a las normas técnicas de calidad que se adopten, según precepto del Artículo 6° de la ley.

Artículo 12°._ Las copias fieles a que se refiere el Inciso c) del Artículo de la ley pueden ser confeccionadas en un tamaño diferente al documento original sea ampliándolo o reduciéndolo. En todo caso, deben ser nítidas y perfectamente legibles. El material en que se realizan las reproducciones puede ser papel común o especial; o bien cualquier otro material adecuado que provea la industria.

Artículo 13°._ Toda empresa o notaría que cuente con la infraestructura y tecnología idóneas para realizar micrograbaciones, microduplicados y microformas; recuperable visualmente; y emitir copias de ellas puede solicitar al Instituto de Investigación Tecnológica y de Normas Técnicas ITINTEC, que le otorgue el certificado a que alude el Artículo 6° de la ley.

Artículo 14°._ Las solicitudes requeridas en el Artículo 13° anterior se sustentarán en una declaración jurada, que el interesado adjunta, conforme a la Ley de Simplificación Administrativa. Ley No. 23035, y que debe contener:

1.       Razón social de la empresa o nombre de la notaría.

2.       Dirección del local o establecimiento donde se prestan los servicios técnicos.

3.       Nombre del técnico responsable.

4.       Nombre del representante de la empresa o nombre del notario público titular de la notaría.

5.       Inventario detallado y descriptivo de las máquinas y equipos con los que cuenta la empresa o la notaría para la prestación de los servicios.

Dentro de los diez días calendario desde la recepción de la solicitud, ITINTEC debe realizar una visita de inspección y comprobación, en la cual puede solicitarse se realicen pruebas para acreditar el funcionamiento de los equipos y el dominio de su tecnología por parte del solicitante. La resolución debe ser expedida en treinta días calendario desde la fecha de ingreso de la solicitud. En caso de denegatoria, el interesado puede plantear los recursos administrativos previstos por las normas vigentes. Procede un último recurso de revisión ante la Dirección General de Industrias del Ministerio de Industria, Comercio, Turismo e Integración con lo cual se agota la vía administrativa.

Artículo 15°._ El certificado a que se refiere el Artículo 130 lo emite el ITINTEC utilizando el formato que se muestra en el ANEXO A de este reglamento, incluye la mención del cumplimiento de las normas. Tiene una vigencia de tres años. Puede ser renovado, por períodos sucesivos de tres años cada uno, previa verificación de que la empresa titular mantiene la idoneidad que dio mérito para expedir el documento.

Artículo 16°._ El acta de apertura de la micrograbación, referida en el inciso a) del Artículo 7° de la ley se redacta con arreglo al formato que se adjunta como ANEXO B de este reglamento.

Artículo 17°._ El acta de cierre a que alude en el inciso b) del Artículo 7° de la ley observa el formato que aparece en el adjunto ANEXO C de este Reglamento.

Artículo 18°._ Los notarios y fedatarios deben establecer una codificación de identificación con numeraciones correlativas, de las diversas actas que suscriben conforme a este reglamento. Procediendo a la numeración se insertan las iniciales del notario o fedatario.

Artículo 19°._ En caso de que por cualquier razón deje de actuar un fedatario juramentado, sus archivos de actas serán entregados a una notaría del lugar para su conservación y administración.

Corresponde al juez civil de turno en la fecha del cese, o al de turno en la fecha de la solicitud, indistintamente, de oficio a petición de parte interesada o del Ministerio Público, adoptar esta medida.

Artículo 20°._ En cada rollo, microficha u otra unidad del medio físico que se usa como soporte material de las microfonnas, se debe incluir como primera imagen una micrograbación del acta de apertura correspondiente. Se exceptúa del proceso previsto en el Artículo 25°.

El notario o fedatario pueden extender una sola acta de apertura para la grabación del archivo o conjunto documental que programe con la empresa interesada, aun cuando para ello se prevea la utilización de más de un rollo o soporte. La grabación de esta acta de apertura será repetida al inicio de cada rollo o microficha. Una vez extendida el acta de apertura, el notario o fedatario establecerá la vigilancia del proceso de micrograbación en la forma y con los métodos que considere idóneos. Asimismo, puede coordinar con la empresa interesada la metodología para proporcionarle las actas de cierre necesarias para cada rollo y para la microficha que las requiera, adoptando las precauciones que considere razonables, a su criterio; con cargo a la verificación final y definitiva para el acta de conformidad.

Una vez utilizadas las actas para efectuar las grabaciones referidas en los párrafos anteriores, el notario o fedatario recaba y retira los originales de ellas y las archiva en su oficina, conforme a los dispuestos en el Artículo 7°, inciso e) de la ley, bajo su responsabilidad.

Artículo 21°._ Tratándose de grabaciones cuyo soporte sea un rollo de película, en cada uno de éstos se seguirá la secuencia que sigue:

1.       Se dejará un trozo de película sin grabar, al inicio, para utilizarlo en el enhebrado del rollo.

2.       Antes de la primera imagen de la micrograbación. se usarán, como mínimo, tres recuadros con fines técnicos: en el primero aparecerá, el número de rollo, con caracteres grandes apreciables a simple vista en la película.

3.       El segundo recuadro: hoja en blanco, para control de calidad.

4.       El tercer recuadro: hoja para control de resolución.

5.       En el cuarto recuadro, aparecerá la primera imagen de la grabación, acta de apertura salvo que por motivos técnicos se use para controles o pruebas de calidad, en cuyo caso, dicha primera imagen se correrá al primer recuadro disponible.

6.       A continuación se graban los documentos del archivo que corresponden, en los sucesivos recuadros.

7.       La última imagen de la micra grabación del rollo es el acta de cierre, que ocupará el antepenúltimo recuadro.

8.       En el penúltimo recuadro utilizado, una hoja para control de resolución.

9.       En el último recuadro: hoja en blanco. para control de calidad.

Finalmente, se dejará un trozo de película sin grabar, para permitir el enhebrado del rollo.

Artículo 22°._ Si la grabación se hace en microfichas, en la primera de ellas, como primera imagen se grabará el acta de apertura. Además en el título de cada una de las microfichas se grabará el número código que identifica al acta de apertura, así como el número correlativo de la microficha; y se identificará mediante un título cuál es el archivo grabado. En la última microficha de la serie se grabará el acta de cierre. En ésta se indicará el total de fichas y el total de imágenes de la grabación. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo el proceso previsto en el Artículo 25°.

Artículo 23°._ Las deficiencias a que se refiere el inciso b) del Artículo 7° de la ley, tratándose de micrograbaciones en rollos, no deben ser de tal magnitud o importancia que afecten la fidelidad o la exactitud de la grabación de más de uno por ciento de los documentos que componen el rollo empleado como soporte.

En caso de que el número de documentos afectados supere tal porcentaje, se anula y destruye la grabación del correspondiente soporte y se repite la operación de grabación.

Si los documentos afectados por deficiencia no superan el uno por ciento, puede optarse, estando conformes en ello el notario o fedatario que interviene y la empresa titular de los documentos, por mantener la validez de la micrograbación correspondiente, en la parte no afectada por deficiencias, en cuyo caso se procederá en la forma que sigue:

1.       Se extenderá un acta de retoma, según el formato que se incluye como ANEXO CH de este reglamento. Se anotará en el acta referida qué imágenes de documentos quedan invalidadas.

2.       Los documentos cuya micrograbación sea anulada serán devueltas a micrograbar, en un rollo o sección de rollo, en que se colocará como primera imagen el acta de retoma.

3.       Como última imagen de la retoma se incluirá el acta final según el formato que aparece en el ANEXO D. El rollo de la retoma se adherirá al rollo principal En la diligencia de retoma sólo está legitimado para intervenir y dar fe el mismo notario o fedatario que lo hizo en la micrograbación correspondiente, objeto de la retoma.

4.       En caso de presentarse deficiencia en la retoma. ésta debe repetirse íntegramente. No se admite subretoma. No se admite retomas en las grabaciones en microfichas u otros soportes. Si se producen deficiencias, se anula y destruye el soporte que las tenga y se repite íntegramente la toma.

Artículo 24°._ En caso de que no se requiera retoma, o una vez realizada ésta, el notario o el fedatario extenderá el acta de conformidad referida en el Artículo 7⁰• inciso d) de la ley, siguiendo el modelo que aparece en el ANEXO E.

Una vez otorgada el acta de conformidad, el notario o el fedatario otorgarán a los interesados los testimonios de todas las actas, conforme a los incisos a), b), d) y e) del Artículo 7° de la ley, para su archivo de conformidad con lo dispuesto en el inciso f) del mismo dispositivo legal.

Artículo 25°._ En la micrograbación tomada directamente de medios cibernéticos, a que se refiere el inciso c) del Artículo 7" de la ley se adoptarán las siguientes precauciones:

1.       En la micrograbación se realiza en microfichas del tamaño establecido por los requerimientos técnicos y de equipo.

2.       Se aplican exclusivamente las formalidades indicadas en el presente Artículo 250; no son de aplicación las que se indican en los Artículos 20⁰, 2] ° y 22⁰.

3.       Mediante una forma fija sobrepuesta se grabará en cada imagen de la microficha la firma facsimilar del notario o del fedatario, su nombre y número de registro.

4.       Además, el título de cada microficha se mencionarán los números de las actas de apertura y de cierre correspondiente, con las iniciales que identifican al notario o fedatario.

5.       Sólo se requiere un acta de apertura y un acta de cierre para cada grabación, no para cada microficha.

Artículo 26°._ Los notarios y fedatarios tomarán providencias razonables para la supervisión del proceso de micrograbación. No tienen obligación de estar presentes durante todo el procesamiento técnico de la grabación; pero harán las comprobaciones necesarias para dar fe de lo actuado y emitir las actas de conformidad. Pueden emplear para el efecto ayudantes técnicos. En todo caso, la corrección y fidelidad de la documentación es de responsabilidad exclusiva de la empresa dueña de los archivos; y la corrección y fidelidad de su grabación es de responsabilidad solidaria de la empresa que presta el servicio de micrograbación y de la empresa dueña de los archivos. El notario y el fedatario verifican, con los métodos que consideren suficientes, los resultados de las micrograbaciones; y suscriben las actas referidas en la ley y en el reglamento.

Las actas de conformidad siguen el formato indicado en el ANEXO E.

Artículo 27°._ Las empresas referidas en el Artículo 14° de la ley deben designar funcionarios responsables de su microarchivo con poderes de representación de la empresa. Estos representantes debe suscribir las actas previstas en este reglamento, asumiendo en nombre de la empresa las responsabilidades que correspondan por la conecta aplicación del reglamento y de la ley, la fidelidad de las micrograbaciones y la conservación inalterada de éstas.

CAPITULO IV- EFECTOS LEGALES

Artículo 28°._ Las copias fieles a que se refiere el Artículo 9° de la ley se autentican mediante un sello ad-hoc, de acuerdo al modelo que aparece en el ANEXO F, bajo el cual suscribe el notario o fedatario y coloca su signo y sello propios.

Artículo 29°._ Para los cotejos y peritajes previstos en el Artículo 12° de la ley, a falta de peritos disponibles que cumplan el requisito previsto en el inciso b) del Artículo 4° de la misma, el juez puede designar otras personas expertas o profesionales capacitadas para remitir el dictamen en el asunto que se debata.

Como norma de carácter especial, el Artículo 12° de la ley se aplicará con prioridad sobre las reglas generales del Artículo 256° del nuevo Código Procesal Civil. Estas últimas tienen carácter de derecho supletorio en este caso.

Artículo 30°._ Los revisores e inspectores fiscales, auditores y contables revisarán la documentación micrograbada, mediante el uso de los equipos técnicos de recuperación visual, pantallas, visores y artefactos similares, que les deben proporcionar las empresas y entidades sujetas a supervisión, inspección o auditoria, las cuales para este fin proporcionarán tales medios técnicos y las comodidades necesarias. No se exigirá copias en papel de los documentos que tienen que ser revisados, salvo en el caso de que deban de acompañarse a solicitudes o recursos que desee presentar el interesado.

CAPITULO V.- ARCHIVOS PARTICULARES

Artículo 31º.- Las Empresas a que se refieren los incisos a) y b) del Artículo 14° de la ley pueden organizar sus propios microarchivos con arreglo a las normas de ella y en especial a las siguientes:

1.       La infraestructura y equipamiento técnicos pueden ser de su propiedad u obtenidos mediante contrato que confiera a su utilización.

2.       A falta de equipamiento en las condiciones indicadas en el inciso a) que antecede, basta que la empresa cuente con un contrato de servicio o similar, que le asegure el procesamiento de micrograbación por una empresa titular de certificado de idoneidad técnica del ITINTEC, bajo responsabilidad del notario o fedatario competente; de la empresa de servicios técnicos y de la propia empresa dueña de la documentación.

3.       La comprobación de la infraestructura técnica puede realizarse. en vías de simplificación, mediante la presentación del certificado de idoneidad referido en el Artículo 13° y que se muestra en el ANEXO A de este reglamento.

4.       Deben tener contrato con un notario o fedatario juramentado, habilitados para actuar conforme a la ley. que asegure los servicios permanentes de dichos profesionales. Se entiende que los servicios son permanentes cuando existe compromiso de atender todos los requerimientos de verificaciones de los procesos de micrograbación de la empresa conforme a este reglamento.

Artículo 32º._ Las empresas comprendidas en el inciso a) del Artículo 14°, para darle validez legal a sus microarchivos, recaban previamente la autorización de la Superintendencia de Banca y Seguros. Esta sólo puede negar la autorización si la recurrente se halla en alguna de las situaciones previstas en los Artículos 296°, 303°, 31 SO y 326° del Decreto Legislativo No. 637°, o si la recurrente no acredita el cumplimiento de los requisitos previstos en el Artículo 31°

Las empresas referidas en el inciso b) del citado Artículo 14° de la ley deben recabar la autorización de la CONASEV Esta entidad no puede negar la autorización si la recurrente acredita el cumplimiento de los requisitos indicados en el Artículo 31° Y que el volumen de sus operaciones supera el límite que en forma general debe señalar CONASEV conforme a la norma legal citada.

Artículo 33°._ Las comprobaciones referidas en los incisos a) y b) del Artículo 14° de la ley se concretan exclusivamente a los requisitos establecidos en el Decreto Legislativo No. 681 y en este reglamento. No se exigirá documentos ni requisitos basados en otros dispositivos legales reglamentarios.

Artículo 34°._ Las entidades mencionadas en el Artículo 32° tienen también a su cargo la supervisión de los microarchivos que ellas hayan autorizado.

Para determinar las sanciones en el caso de comprobar infracciones, de que se trata el Artículo 15° de la ley las entidades supervisoras aplicarán las normas generales que rigen sus facultades sancionadoras. Dentro de estos límites, quedan facultadas para aprobar, mediante resolución de su máximo órgano institucional, la escala de sanciones por infracciones específicas.

Artículo 35°._ Se entiende que una empresa o una notaría pública de las referidas en el Artículo 15° de la ley, que organiza un archivo especializado, cuenta con un equipo apropiado, si dispone del mismo o de sus servicios mediante contrato conforme se establece en el inciso d) del Artículo 29°.

Los servicios notariales o de fedatarios autorizados a que se contrae el inciso b) del Artículo 15° de la ley pueden obtenerse en los términos señalados en el inciso d) del Artículo 29°.

Artículo 36°._ Las condiciones de seguridad que exige el último párrafo del Artículo 15° de la ley son las siguientes:

1.       Los locales deben ser construidos de material noble y hallarse en perfecto estado de conservación; sus pisos deben ser de concreto, cemento, losetas, u otro material incombustible; su estructura y superestructura no debe tener piezas o materiales susceptibles de arder.

2.       Los estantes y archivadores deben ser metálicos o de algún otro material no combustible.

Además deben estar elevados sobre el suelo para que en caso de inundación las bases no sean alcanzadas por el agua.

3.       Condiciones óptimas de ambiente: ventilación, humedad relativa entre 15% y 50% temperatura máxima 20 grados centígrados.

4.       La puerta debe ser metálica o de reja metálica, con cerraduras de seguridad.

5.       Las llaves y el acceso al archivo se mantienen bajo responsabilidad compartida de la empresa o notaría que presta el servicio de archivo especializado y la empresa dueña de la documentación. Habrá cerraduras dobles, tanto para aquella como para ésta, de modo que la apertura y acceso requiera las concurrencias de ambas entidades.

La comprobación de estos requisitos de la infraestructura corresponde al ITINTEC. Puede también solicitarse la comprobación al Archivo General de la Nación, el que otorgará un certificado de comprobación, válido para todos los efectos de este reglamento.

Artículo 37°._ Si transcurrieren los tres meses de plazo de que trata el Artículo 16° de la ley, sin que el jefe del Archivo General de la Nación, o el Director del Archivo Local o Regional señale los documentos que deben serle entregados, el interesado puede disponer de ellos en la forma que creyere conveniente, sin más trámite.

Artículo 38°._ La oposición a que se refiere el cuarto párrafo del Artículo 16° de la ley se plantea y se tramita con arreglo a las Normas Generales de Procedimientos Administrativos. La Última instancia que agota la vía administrativa, está a cargo del Jefe del Archivo General de la Nación.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA.- El ITINTEC cuenta con un plazo de treinta días calendario, desde la publicación de este reglamento para adoptar o aprobar las normas técnicas a que se refiere el Artículo 6° de la ley, bajo responsabilidad. ITINTEC puede optar o asumir, en forma total o parcial las normas propias.

Cualquier interesado puede proponer al ITINTEC la adaptación a la realidad nacional de una norma técnica publicada y puesta en vigencia por dicho instituto. En caso de negativa del ITINTEC o de silencio en el plazo de treinta días, el interesado puede recurrir en apelación ante la Dirección General de Industrias, que resolverá dentro del plazo de quince días Útiles, con lo cual se agota la vía administrativa.

SEGUNDA.- El Archivo General de la Nación, como entidad especializada en materia de archivos actúa como asesora y orientadora para la mejor aplicación de esta ley. Puede absolver las consultas que los interesados le formulen y dictar y publicar directivas orientadoras sobre manejo de archivos, en las materias que sean de su competencia, con sujeción a las normas de la ley y de este reglamento.

TERCERA.- Se derogan todas las normas reglamentarias y administrativas que se opongan a lo dispuesto en este reglamento.

ANEXO Nº 1

ACTA DE APERTURA DE MICROGRABACION

FICHA REGISTRAL:

(Datos de la empresa dueña del archivo o de los documentos que se microcopia)

NOTARIO (O FEDATARIO):

(Nombre del que interviene en la Micrograbación)

FECHA DE INICIO DE LA GRABACION:

(Indicar la fecha en que comienza el proceso de Micrograbación)

DATOS DE LA MICROGRABACION

(Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del

de los, rollos u otro medio portador) acta en el registro y archivo del

Notario o Fedatario)

REFERENCIA AL CONTENIDO DEL ARCHIVO POR MICROGRABAR:

(Indicar la clase de archivo que se microcopia, de acuerdo a la nomenclatura de la empresa. Referencias al período temporal que se abarca; numeración, codificación u otros datos que identifiquen el archivo).

FECHA .

Firma del Funcionario de la Empresa Firma del Notario o del Fedatario con su signo y sello.

Firma del Operador Firma de la empresa que realiza el servicio de micrograbación.

ANEXO Nº 2

ACTA DE CIERRE DE MICRO GRABACIÓN

EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL L.T.

FICHA REGISTRAL:

(Datos de la empresa dueña del archivo o documentos que se han microcopiado)

NOTARIO (O FEDATARIO): (Nombre del que interviene en la Micrograbación)

DATOS DE LA MICROGRABACION:

Código de la Empresa Código del Notario (o del Fedatario)

Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del acta en el registro y archivo del Notario o Fedatario).

REFERENCIA AL CONTENIDO DEL ARCHIVO MICROGRABADO

(Indicar la clase de archivo que se microcopia, de acuerdo a la nomenclatura de la empresa. Referencias al período temporal que se abarca: numeración, codificación u otros datos que identifiquen el archivo).

INDICE:

(Indicar el número de páginas o imágenes que contiene la grabación. Incluir una lista resumida de los documentos contenidos en el rollo u otro medio de que se trate).

OBSERVACIONES:

VER ACTA DE CONFORMIDAD FINAL

FECHA

Filma del Funcionario de la Empresa Firma del Notario o del Fedatario con su signo y sello

Firma del Operador o Firma de la empresa que realiza la micrograbación.

ANEXO Nº 3

CERTIFICADO DE IDONEIDAD TECNICA EN MICROGRABACION Y DE CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS TECNICAS

EL INSTITUTO DE INVESTIGACION TECNOLÓGICA Y DE NORMAS TECNICAS (LTINTEC)

CERTIFICA:

Que la Empresa (Nombre de la empresa titular) inscrita en la ficha No de y domiciliada en……………………………………………del Registro de ................................. y domiciliada en ……… ha acreditado que cuenta con la infraestructura y la tecnología idóneas, conforme a las normas técnicas internacionales (o a las nacionales adoptadas por este instituto) para prestar los servicios de micrograbación y demás conexos, de conformidad con el Decreto Legislativo No. 681, Artículo 6°. 14° inciso a). 15° Y disposiciones concordantes, complementarias y reglamentarias.

En consecuencia SE DECLARA que la titular cumple con las normas técnicas vigentes sobre esta materia.

ESTE DOCUMENTO TIENE VALIDEZ POR TRES AÑOS DESDE LA FECHA DE SU

EXPEDICION Y CADUCA EL DE. ………

DE .

Fecha de Expedición: Lima, de de .

(Firmas y sellos de los funcionarios autorizados del ITINTEC)

RENOVACIONES:

RENOVACIONES por TRES AÑOS, desde su vencimiento hasta el……..de……de

Lima, de……………..de………………

(Firmas y sellos)

RENOVADO por otros TRES AÑOS, desde la fecha de vencimiento de la renovación anterior hasta el ……………………de ………………..de ………………...

Lima, ……………..de ……………de ……………

(Firmas y sellos)

ANEXO N° 4

ACTA DE RETOMA

EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL:

REFERENCIA: APERTURA NO………….CIERRE N°……. (Indicar numeración de las actas de soporte que se retoma)

NOTARIO (O FEDATARIO) (Nombre del que interviene en la Retoma)

FECHA DE RETOMA

(Indicar la fecha en que se realiza el proceso de retoma)

DATOS DE LA RETOMA

Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del rollo u otro medio portador) Acta en el registro y archivo del Notario o Fedatario.

REFERENCIA AL CONTENIDO DEL ARCHIVO MICROGRABADO

(Indicar la denominación del archivo o su identificación)

FECHA…………………..

Firma del Funcionario Firma del Notario o del

de la Empresa Fedatario con su signo y sello

Firma del Operador o Firma de la empresa que realiza la micrograbación.

ANEXO N° 5

ACTA FINAL DE RETOMA

EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL:

REFERENCIA: APERTURA No CIERRE No (Indicar numeración de las actas de soporte que se ha retomado)

NOTARIO (O FEDATARIO): Nombre del que interviene en la retoma)

FECHA DE LA RETOMA:

(Indicar la fecha en que se ha realizado el proceso de la retoma)

DATOS DE LA RETOMA Código del Notario (o del Fedatario)

Código de la Empresa

(Indicar numeración codificada del Código del Notario (o del Fedatario)

(Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del acta en el registro y Archivo del Notario o Fedatario)

NUMERO DE DOCUMENTOS RETOMADOS.

RELACION SINTETICA DE LOS DOCUMENTOS:

FECHA:………………………………..

Firma del Funcionario Firma del Notario o del

de la Empresa Fedatario con su signo y sello

Firma del Operador o Firma de la empresa que realiza la micrograbación

ANEXO Nº 6

ACTA DE CONFORMIDAD

EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL:

Referencia APERTURA No ………….CIERRE No

RETOMA APERTURA No ………….FINAL No .

(Indicar numeración del acta de apertura y de las actas de cierre correspondientes a la Micrograbación de que se trate. Además si las hay, indicar las referencias de las actas de retoma).

FECHA DE LA GRABACION:

Código de la Empresa Código del Notario o del Fedatario

(Indicar numeración codificada) Nombre:

Del rollo u otro medio portador Iniciales

FECHA DE GRABACION:

(Indicar la fecha en que se ha terminado el proceso de la micrograbación, incluyendo la eventual retoma)

DATOS TÉCNICOS:

Soporte empleado N° de unidades

N° de Recuadros Usados para fines Técnicos:

N° de Imágenes con Documentos Micrograbados:

N° de Imágenes Retomadas

CONFORMIDAD

El Notario (Fedatario) que suscribe certifica que ha revisado la micrograbación a que se contrae esta acta y la ha encontrado conforme a los requisitos legales y reglamentarios, no advirtiéndose irregularidad alguna. Doy Fe.

Firma del Operador o Firma del Notario con su firma y sello.

ANEXO Nº 7

SELLO PARA AUTENTICACION DE COPIAS

El Notario (Fedatario) que suscribe certifica: Que el presente documento es copia fiel tomada del microarchivo de la empresa: rollo (Ficha) No……………………….Acta de Conformidad No……………..Micrograbado con fecha …………..199…………….

He comprobado los requisitos legales y reglamentarios. No se advierte alteración o irregularidad.

…………………….(lugar)……………de…………..de 199………………

Firma del Notario del Firma del Fedatario

Feudatario Signo del Notario del Fedatario

MODIFICATORIA DEL DECRETO LEGISLATIVO No. 681, MEDIANTE EL CUAL SE REGULA EL USO DE TECNOLOGIAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS E INFORMACION

LEY No. 26612

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

POR CUANTO:

El Congreso de la República ha dado la ley siguiente:

CONGRESO DE LA REPUBLICA

Ha dado la ley siguiente:

Artículo 1".- Sustitúyase el texto del Artículo 10 del Decreto Legislativo No. 681 por el siguiente:

Artículo 1".- En esta Ley, las expresiones que a continuación se indica tienen los significados siguientes:

1.       MICROFORMA: Imagen reducida y condensada. o compactada o digitalizada de un documento que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con ayuda de equipos visores o métodos esencialmente iguales al documento original.

Están incluidos en el concepto microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumpla con los requisitos establecidos en la presente ley.

2.       MICRODUPLICADO: Reproducción exacta del elemento original que contiene microformas, efectuadas sobre un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato, configuración y capacidad de almacenamiento y con efectos equivalentes.

3.       MICROGRABACION: Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de documentos originales en papel o material similar; o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos, digitales u otros que se almacena información producida por computador u ordenador,

4.       MICROARCHIVO: Conjunto ordenado. codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados previsto de sistemas de índice y medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas.»

Artículo 2°. - Añádase al Artículo 4° del Decreto Legislativo No. 681, el siguiente párrafo: «Los Fedatarios Públicos y Particulares juramentados deberán, periódicamente, una vez obtenido el certificado de idoneidad técnica, tener una capacitación continua a través de cursos, seminarios de actualización y especialización que serán organizados por el Colegio de Abogados y/o por el Colegio de Notarios de su jurisdicción, en concordancia con lo establecido en el Artículo 6° del Vds. Nº. 009-92-JUS. Esta obligación deberá ser cumplida en forma constante por los Fedatarios Públicos y Privados y generará el puntaje que precise el reglamento, para efectos de su ratificación será realizada por el Colegio de Abogados y/o Notarios que emitió el certificado de idoneidad técnica previa evaluación académica. confol111e el procedimiento precisado en el reglamento.»

Artículo 3°.- Añádase al Artículo SO del Decreto Legislativo No. 681, el siguiente inciso: «el Que las microformas bajo modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que asegure su inalterabilidad e integridad. Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable: esta comprobación deberá realizarse por medios técnicos idóneos».

Artículo 4°._ Sustitúyase el texto del Artículo 6° del Decreto Legislativo No. 681, por el siguiente:

Artículo 6°._ Para garantizar los procesos técnicos y los resultados de idoneidad y calidad referidos en el Artículo 5° de la presente Ley debe cumplirse las normas técnicas internacionales que adopte o incorpore el INDECOPL o las normas técnicas nacionales que apruebe el citado instituto.

El INDECOPI otorga certificado de cumplimiento de estas normas y de idoneidad técnica a quien acredite contar con los medios técnicos adecuados. Para estos efectos, por Decreto Supremo del Sector de Industria deberá normarse, los requisitos y procedimientos para el otorgamiento del certificado de idoneidad técnica para la confección de las microformas, tanto en la modalidad de microfilmado como en la modalidad de documentos, procedimientos informáticos o medios similares».

Artículo 5°._ Sustitúyase el Artículo 234° del Decreto Legislativo No. 768 por el siguiente:

Artículo 234°.- Son documentos los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias facsimil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado.»

Artículo 6°._ Sustitúyase el Artículo 189° del Decreto Legislativo No. 770, Ley General de Instituciones Bancarias, Financieras y de Seguros, por el siguiente texto:

«Artículo 189°,- Las empresas y entidades del Sistema Financiero están obligadas a conservar sus libros y documentos por un plazo no menor de diez años. Si dentro de ese plazo, se promueve acción judicial o administrativa contra ellas la obligación en referencia subsiste en tanto dure el litigio o procedimiento, respecto de todos los documentos que guarden relación con la materia controvertida.

Para los fines de lo dispuesto en este artículo, puede hacerse uso de las microformas bajo modalidad de microfilm, de documento informático u otro medio análogo, de conformidad con el Decreto Legislativo No. 681, normas modificatorias y complementarias».

Artículo 7°._ Sustitúyase el inciso b) del Artículo 15° del Decreto Ley No. 26122, Ley sobre Represión sobre la Competencia Desleal, por el siguiente:

«Artículo 15°.- Violación de secretos,- Se considera desleal:

c) La adquisición de sucesos por medio de espionaje, acceso indebido a microformas bajo la modalidad de microfilm, documentos informáticos u otros análogos, utilización de la telemática, por medio de espionaje o procedimiento análogo,»

Artículo 8°.- Añádase al Artículo 26° del Decreto Ley No, 25868, Ley de Organización y Funciones del INDECOPL modificado por el Artículo 50° del Decreto Legislativo No. 807, el siguiente párrafo:

«Corresponde, adicionalmente a la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales, aprobar las normas técnicas para los equipos, software u otros medios que se utilicen para el proceso de micrograbación para la obtención de microformas tanto en la modalidad de microfilm como del documento informático, así como otorgar certificados de cumplimiento de estas normas y de idoneidad técnica a quien acredite contar con el Decreto Legislativo No. 681, normas modificatorias y complementarias.»

Artículo 9.- Añádase al Artículo 13° del Decreto Legislativo No. 681, el siguiente párrafo: «Las microformas, los microduplicados y los documentos contenidos en ellos pueden ser utilizados en la transferencia electrónica de fondos, en la transferencia electrónica de datos informatizados (EDI) y otros servicios de valor añadido, conservando para todos sus efectos legales su valor probatorio.»

Artículo 10°.- Añádase al Artículo 14° del Decreto Legislativo No. 681, el siguiente párrafo:

«Las personas jurídicas de derecho público interno, podrán ser autorizadas expresamente a organizar ellas mismas sus archivos mediante la tecnología de las microformas de que trata esta ley, con sujeción a las reglas y disposiciones que se emitan en forma reglamentaria por Decreto Supremo del Sector Justicia, resguardando la seguridad e integridad de los datos informáticos públicos o información microfilmada o digitalizada y la debida aplicación a la Administración Pública de las normas contenidas en la presente ley".

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- El Poder Ejecutivo expedirá los Decretos Supremos a que se contraen, el segundo párrafo del Artículo 6° y el último párrafo del Artículo 14°. del Decreto Legislativo No. 681, modificados por el Artículo 4° y el Artículo 10° respectivamente, de la presente ley.

Segunda.- En todas las disposiciones contenidas en la presente Ley y normas complementarias que se haga arreglo a las normas vigentes sobre la materia.

Tercera.- Modificarse el inciso h) del Artículo 6° y el Artículo 19° del Decreto Ley No. 25993 como sigue:

«Artículo 6° ( )

1.       Sistematizar la legislación e información jurídica de carácter general y promover su estudio y difusión así como ejecutar o coordinar su edición oficia!».

Artículo 19°._ La Oficina General de Informática se encarga de dirigir, sistematizar, integrar, coordinar y supervisar y coordinar con el Sistema Nacional de Informática Jurídica del Perú en las materias propias de su sector».

Comuníquese al señor Presidente de la República para su promulgación.

En Lima, a los diez días del mes de mayo de mil novecientos noventa y seis.

MARTHA CHAVEZ COSSIO DE OCAMPO, Presidenta del Congreso de la República VICTOR JOY WAY ROJAS, Primer Vicepresidente del Congreso de la República

AL SEÑOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA POR TANTO:

Mando se publique y cumpla.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los diecisiete días del mes de mayo de mil novecientos noventa y seis.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI, Presidente Constitucional de la República.

CARLOS HERMOZA MOYA, Ministro de Justicia y Encargado de la Presidencia del Consejo de Ministros.

AMPLÍAN LOS ALCANCES DEL DECRETO LEGISLATIVO N° 681 A LAS ENTIDADES PUBLICAS A FIN DE MODERNIZAR EL SISTEMA DE ARCHIVOS OFICIALES

DECRETO LEGISLATIVO N° 827

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

POR CUANTO:

El Congreso de la República, mediante la Octava Disposición Transitoria y Final de la Ley No. 26553, ha delegado en el Poder Ejecutivo la facultad de dictar por Decreto Legislativo medidas tendentes a desarrollar un proceso de modernización integral en la organización de las entidades que la conforman, en la asignación y ejecución de funciones y en los sistemas administrativos, con el fin de mejorar la gestión pública, para lo cual debe modernizarse el sistema de archivos oficiales de las entidades públicas, a efectos de incrementar la eficiencia y productividad en el servicio otorgándole mayor seguridad al sistema integral:

Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros: y,

Con cargo de dar cuenta al Congreso de la República;

Ha dado el Decreto Legislativo siguiente:

Artículo 1°._ Ampliase los alcances del Decreto Legislativo No. 681, normas modificatorias y reglamentarias, a todas las entidades públicas comprendidas en el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional de los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos Descentralizados Autónomos, Instituciones Públicas Descentralizadas y Sociedades de Beneficencia Pública.

Artículo 2°._ Los archivos oficiales de las entidades públicas señaladas en el Artículo 10 de esta Ley, podrán ser convertidos al sistema microarchivos, con sujeción a las siguientes disposiciones:

1.       La conservación de los archivos oficiales al sistema de microarchivos, deberá aprobarse por Resolución Viceministerial o por Resolución del Funcionario de mayor jerarquía de la entidad.

2.       La dependencia pública debe contar con un local adecuado, dotado con los equipos técnicos idóneos aprobados por el INDECOPI, en su defecto, contar con el servicio técnico contratado con una empresa especializada y calificada debidamente autorizada de conformidad con lo dispuesto por el Decreto Legislativo No. 681, sus normas modificatorias y Reglamentarias.

3.       En un plazo que no excederá de 120 días desde la fecha de publicación del presente Decreto Legislativo, las dependencias públicas que acuerden convertir los archivos oficiales al sistema de microarchivos, deberán contar con dos fedatarios juramentados que sean, a su vez, funcionarios del cargo del archivo oficial de la misma entidad. El cargo de fedatario no es incompatible con el ejercicio simultáneo de cargos del Director, Subdirector, Jefe y otros niveles ocupacionales de la dependencia.

Durante el plazo de 120 días antes señalados, las entidades públicas podrán contratar los servicios de Fedatarios debidamente autorizados de conformidad, con el Decreto Legislativo No. 681, sus normas modificatorias y complementarias, que no sean funcionarios de la referida dependencia.

Artículo 3°._ Las dependencias públicas que se acojan a lo establecido por el presente dispositivo, quedan obligadas a mantener al alcance del público, los expedientes originales en trámite hasta después de 12 meses de su terminación.

Vencido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los expedientes y documentos que por obligación legal o por conveniencia del servicio tengan que ser conservados, pueden ser sustituidos por las correspondientes microfonnas mantenidas en microarchivos autorizados conforme al presente Decreto Legislativo.

Artículo 4°._ El Ministerio de Justicia dictará las normas reglamentarias necesarias para la aplicación del presente Decreto Legislativo a la documentación de la Oficina de Registros Civiles y de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, de manera que se garantice su eficiente funcionamiento.

Artículo 5°._ La documentación del Archivo Nacional de la República, así como de los Archivos Regionales y Archivos Locales cuya conservación en original no se considere necesaria para preservar su valor histórico y cultural, puede ser sustituido por las correspondientes microformas, con las precauciones y conforme a las pautas que, para tal efecto se señala el Ministerio de Justicia.

Aun cuando la dependencia pública decida mantener los documentos en originales, queda obligada a tomar microfoll11as de ellos, las mismas que deberán conservarse en el local aparte, protegidas de todo riesgo de siniestro como medida de seguridad.

Artículo 6°._ Toda eliminación de documentos resultante de la aplicación del presente Decreto Legislativo deberá ceñirse al procedimiento legal establecido para las eliminaciones de documentos en general previstos en las leyes especiales aplicables al Sector Público Nacional y por Decreto Legislativo No. 681, sus normas modificatorias y reglamentarias. En caso de incumplimiento de esta disposición. se aplicarán las sanciones administrativas y penales correspondientes.

Artículo 7°._ Deróguese o modifíquese los dispositivos legales que se opongan al presente Decreto Legislativo.

POR TANTO:

Mando se publique y cumpla dando cuenta al Congreso de la República.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima a los treintiún días de] mes de mayo de mil novecientos noventa y seis.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORl, Presidente Constitucional de la República. ALBERTO PANDOLFI ARBULU, Presidente del Consejo de Ministros. CARLOS HERMOZA MOYA, Ministro de Justicia

DECRETO LEGISLATIVO FE DE ERRATAS

Por Oficio N° 777-96-JUSISG, el Ministerio de Justicia solicita se publique la Fe de Erratas del Decreto Legislativo N° 827, publicado en nuestra edición del día 5 de junio de 1996.

DICE:

" Articulo 5°._ La documentación del Archivo Nacional de la República, así como de los Archivos Regionales y Archivos Locales cuya conservación en origina!..."

DEBE DECIR:

" Articulo 5°._ La documentación del Archivo General de ]a Nación, así como de los Archivos Regionales y Archivos Públicos cuya conservación en original..."

RESOLUCION COMISION DE REGLAMENTOS TECNICOS Y COMERCIALES NO. 070-97/INDECOPI-CRT

Lima, 23 de diciembre de 1997

CONSIDERANDO:

Que, el Artículo 26° del Decreto Ley No. 25868 modificado por el Decreto Legislativo No. 807, Ley de Organización y Funciones del INDECOPI establece como función de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales en su calidad de Organismo Nacional de Normalización y Acreditación, ]a aprobación de las normas técnicas recomendables para todos los sectores así como calificación y autorización de las empresas e instituciones a fin de facultarlas para ejercer las funciones de certificación de la calidad de los productos y de su conformidad con normas técnicas;

Que, el Decreto Legislativo No. 681, modificado por la Ley No. 26612, que regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información, establece en el Artículo 6° que para garantizar los procesos técnicos y resultados de idoneidad y calidad referidos a los procedimientos técnicos empleados en la confección de microformas, sus duplicados y copias, deben cumplirse las normas técnicas que apruebe el INDECOPI;

Que, es necesario reglamentar el procedimiento mediante el cual se realizará la certificación de las normas técnicas antes citadas, y culminar así la implementación del sistema de conversión de información en microformas y su almacenamiento, establecido por el Decreto Legislativo No. 668, sus normas modificatorias y ampliatorias.

Estando a lo recomendado por la Secretaría Técnica, de conformidad con el Decreto Ley No. 25868 y el Decreto Legislativo No. 807 y con el acuerdo unánime de sus miembros reunidos en su sesión de fecha 23 de diciembre de 1997:

RESUELVE:

Artículo Único.- APROBAR el Reglamento para la Certificación de la Idoneidad Técnica del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas.

Regístrese y publíquese

AUGUSTO RUILOBA ROSSEL

Presidente de la Comisión de la Comisión Reglamentos Técnicos y Comerciales

REGLAMENTO PARA LA CERTIFICACION DE LA IDONEIDAD TECNICA DEL SISTEMA DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFIRMAS

CAPITULO I

OBJETO

Artículo 1°._ El presente Reglamento contiene las disposiciones que deben cumplir los Organismos de Certificación acreditados por la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI para el otorgamiento de la certificación de la idoneidad técnica de sistemas de producción y/o almacenamiento de microformas de acuerdo a Normas Técnicas Peruanas. Normas Técnicas Internacionales o especificaciones técnicas proporcionadas por la Organización solicitante.

En todos los casos en que el presente Reglamento haga referencia a la Comisión se entenderá por ésta a la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales.

CAPITULO II

DEFINICIONES

Artículo 2°._ Para efectos del presente Reglamento se aplican las siguientes definiciones:

No Conformidad Mayor

Incumplimiento de un requisito especificado que pueda llegar a impedir el funcionamiento o el normal desempeño del sistema de producción y/o almacenamiento de microformas implementado por la organización solicitante.

No Conformidad Menor

Es el incumplimiento de un requisito especificado que sin ser una no conformidad mayor produce una desviación que en caso de ocurrencia esporádica, no impide el normal funcionamiento o desempeño del sistema de producción y/o almacenamiento de microformas implementado por la organización solicitante.

Organización

Es aquella que se dedica a operar un sistema de producción o almacenamiento de microformas, en forma exclusiva o como parte de otras actividades.

CAPITULO III

CERTIFICACION DE IDONEIDAD TÉCNICA DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS

Solicitud

Artículo 3°._ El certificado se otorga a solicitud de la organización solicitante, y mediante él se verifica si el sistema de producción y almacenamiento de microformas implementado por ella, cumple lo establecido en las Normas Técnicas Peruanas, Normas Técnicas Internacionales o especificaciones técnicas proporcionadas por la propia organización solicitante.

Artículo 4°._ La organización solicitante debe presentar una solicitud para la certificación de su sistema de producción y/o almacenamiento de microformas a un Organismo de Certificación y se debe comprometer a prestar las facilidades para que los representantes del organismo cumplan con sus funciones.

Artículo 5°._ El Organismo de Certificación debe establecer en forma detallada el procedimiento a seguir para realizar las inspecciones y otorgar la certificación. El Organismo debe planificar y programar las inspecciones del sistema de producción y/o almacenamiento de microformas a fin de otorgar la certificación solicitada, así como programar las inspecciones de supervisión necesarias para garantizar la continuidad de] sistema de producción y/o almacenamiento de microformas certificado.

Evaluación de los documentos del sistema

Artículo 6°._ E] Organismo de Certificación verificará mediante inspectores e] cumplimiento de los requisitos de producción y/o almacenamiento de microformas materia de la certificación. Para tal efecto el organismo deberá evaluar los documentos técnicos utilizados por la organización solicitante para la producción y/o almacenamiento de microformas y los certificados de conformidad de los productos utilizados en dicho proceso.

Al evaluar la documentación del sistema de producción y/o almacenamiento de microformas implementado por la organización solicitante, el inspector debe buscar en ella una respuesta para cada requisito especificado materia de la certificación.

En esta fase se define claramente el alcance de la certificación, en términos de los servicios de producción y/o almacenamiento de microformas cubiertos por la organización, lo cual se especifica mediante la referencia al tipo de microformas aplicable en cada caso y que deben estar detallados en el Manual del Sistema.

Inspección del Sistema

Artículo 7°._ Luego de la evaluación de la documentación del sistema o en fecha definida por mutuo acuerdo entre los responsables del sistema y el inspector del organismo de certificación, se procede a la inspección in situ de] sistema de producción y/o almacenamiento de microformas.

Artículo 8°._ La inspección debe permitir al inspector obtener una visión general de la capacidad de la organización solicitante, la eficacia de su sistema de calidad control de calidad), la competencia de su personal relacionado con la aplicación y manejo de las técnicas y procesos de producción y/o almacenamiento de las microformas, los tipos de microformas para los cuales la organización ha solicitado la certificación de la idoneidad técnica y los requisitos citados en el presente Reglamento y demás disposiciones aplicables. La evaluación comienza con un examen general del sistema de la organización para luego proceder a un examen más detallado de sus actividades.

Artículo 9°._ Para realizar la inspección, el inspector debe elaborar una lista de verificación que incluya todos los requisitos técnicos y legales establecidos.

Artículo 10°._ Los inspectores deberán anotar cualquier hallazgo en la estructura organizativa, en el sistema de producción y/o almacenamiento y en los procedimientos de la organización, materia de la certificación. La recolección de evidencias debe incluir además de las entrevistas con los responsables de las actividades, el análisis de documentos y la visita a las áreas de trabajo.

Artículo 11°._ Para verificar la idoneidad de los procesos críticos del sistema de producción y/o almacenamiento de microformas en cada punto de inspección los inspectores deben evaluar la existencia de no conformidades mayores y menores. Se debe extraer una muestra representativa de registros, informes de control de calidad o certificados correspondientes al sistema de microformas, aplicando un plan de muestreo simple con nivel de inspección especial S3 y un nivel de calidad aceptable (AQL) de 2.5. Se calificará como conforme cuando se verifique en la muestra extraída la no existencia de no conformidades mayores y que el número de no conformidades menores sea igual o menor que el número de aceptación del plan de muestreo elegido.

Artículo 12°._ Los inspectores deberán tomar nota de los casos en que alguna o algunas de las actividades del sistema de elaboración de microfonnas haya sido efectuada por una empresa de servicios subcontratada y se asegurará que los requisitos de producción y/o almacenamiento de microfonnas materia de la certificación hayan sido satisfechas por parte de la empresa subcontratada. La subcontratación de los servicios de producción y/o almacenamiento de microformas, no exonera de responsabilidad a la organización solicitante que brinda el servicio de producción y/o almacenamiento de microformas.

Los inspectores pueden decidir en qué casos se requiere evaluaciones adicionales para asegurar que las actividades de las empresas de servicios subcontratadas no afecten la confidencialidad, objetividad o calidad de las microformas.

Artículo 13°._ Para verificar la idoneidad técnica del sistema de producción y/o almacenamiento de las microformas, el inspector solicitará la realización de pruebas de los procedimientos y normas declaradas por el solicitante. Durante dichas pruebas se verificará la calidad de las microformas, el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos para el tipo de microformas, la idoneidad del personal, el uso de los equipos, los sistemas de seguridad, los insumos/ materiales/ sustancias químicas y las condiciones ambientales de los procesos, la infraestructura y el ambiente donde se almacenan las microformas.

Artículo 14°._ La organización solicitante debe poner a disposición del inspector los elementos (plantillas, miras, instrumentos, métodos o medios) necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad de acuerdo a lo establecido en las normas técnicas y las especificaciones técnicas declaradas por]a propia organización solicitante en el Manual del Sistema.

Artículo 15°._ Para verificar la calidad o idoneidad de los equipos, el inspector debe evaluar evidencias del cumplimiento de las normas técnicas aplicables, tales como certificados de conformidad o marcas de conformidad con normas grabadas en el equipo, o número de códigos con los cuales se encuentren registrados en organismos de otorgamiento de marcas de conformidad. Cuando sea necesario efectuar pruebas prácticas éstas se deben realizar de acuerdo con las especificaciones del fabricante o proveedor del equipo.

Informe de Inspección

Artículo 16°._ E] inspector debe elaborar un acta detallada de las no conformidades encontradas en el sistema de producción y/o almacenamiento de microfonnas. El acta debe contener como mínimo la siguiente información.

1.       El objeto de la inspección;

2.       Un resumen sobre el alcance de la inspección y los aspectos por destacar del sistema evaluado; y,

3.       E] listado de la documentación evaluada y de las personas entrevistadas, la fecha de la ejecución de la inspección y el nombre y dirección de todas las instalaciones en los cuales ésta se realizó, así como el nombre de los integrantes del equipo de inspectores que intervinieron en ella.

Artículo 17°._ E] inspector debe elaborar un Informe de Inspección, que debe contener una conclusión sobre:

1.       La conformidad de la documentación (manual de calidad, procedimientos, etc.);

2.       El sistema de producción y/o almacenamiento y la calidad de las microformas; y,

3.       La recomendación o no de la certificación solicitada.

El informe de inspección deberá emitirse de acuerdo a la GPI ISO/EC57.

Artículo 18°._ Se recomendará la certificación sólo cuando se verifique la inexistencia de no conformidades mayores en todo el sistema de microformas evaluado

Decisión de Certificación

Artículo 19°._ Sobre la base de la recomendación contenida en el Informe de Inspección, el Organismo de Certificación emitirá de ser el caso, el Certificado de Idoneidad Técnica correspondiente. Cuando no se otorgue el Certificado de Idoneidad Técnica el Organismo de Certificación entregará al solicitante el Informe de Inspección.

CAPITULO IV

CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD TÉCNICA

Artículo 20°._ El Organismo de Certificación es responsable de la veracidad de la información contenida en los certificados emitidos durante el período de vigencia de los mismos. A tal efecto el Organismo de Certificación debe establecer procedimientos escritos para el retiro y la cancelación de los certificados que emita. Las disposiciones que el Organismo de Certificación establezca no deben exceder el objetivo para el cual han sido establecidas.

Sin perjuicio de las inspecciones periódicas que el Organismo de Certificación haya programado, conforme al Artículo SO, el Organismo de Certificación debe llevar a cabo visitas de inspección cuando ocurra una de las siguientes situaciones:

1.       Cambios en los procedimientos y requisitos del sistema de producción y/o almacenamiento de microformas debidamente informados por el solicitante;

2.       Quejas de los usuarios del servicio suministrado por la organización certificada.

Artículo 21°._ La inspección deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en los Artículos 5° al 24°, emitiéndose al término de la misma el Informe de Inspección correspondiente mediante el cual se recomienda la emisión o el mantenimiento del certificado de idoneidad, cuando se verifica el cumplimiento de los requisitos materia de la certificación, en caso contrario se emitirá la recomendación de la denegación o la cancelación del mencionado certificado.

Artículo 22°._ Cuando el Organismo de Certificación cancele un Certificado de Idoneidad Técnica debido al incumplimiento posterior de los requisitos certificados, deberá identificar los lotes de los documentos afectados y sus correspondientes microformas, y comunicarlo a la Comisión.

Artículo 23°._ El Organismo de Certificación debe informar sobre el resultado de las inspecciones periódicas al sistema certificado, cuando lo requiera la autoridad competente.

Uso del Certificado de Idoneidad Técnica

Artículo 24°._ El Certificado de Idoneidad Técnica es un documento oficial de interés público, su alteración o uso indebido constituye delito contra la fe pública y se regula por las disposiciones civiles y penales sobre la materia. Asimismo su uso indebido puede configurar, por los efectos que produzca, una infracción a las normas de protección al consumidor y las que regulan la libre competencia.

NORMAS REGLAMENTARIAS RELATIVAS A OBLIGACIÓN DE LOS EMPLEADORES DE LLEVAR PLANILLAS DE PAGO

DECRETO SUPREMO

No 001 -98-TR

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que, por Decreto Supremo No. 015-72-TR de 28 de Setiembre de 1972, se establecieron las disposiciones relativas a la obligación de los empleadores de llevar libro de planillas de pago de remuneraciones y otros derechos sociales de sus trabajadores;

Que, desde la vigencia del acotado Decreto Supremo, se han producido modificaciones sustanciales en nuestro ordenamiento laboral y avances tecnológicos que hacen necesaria la expedición de un nuevo marco legal sobre la materia, cautelando los derechos de los trabajadores.

En uso de las facultades conferidas por el inciso 8) del Artículo 118° de la Constitución política del Perú;

DECRETA:

DE LA OBLIGACION DE LLEVAR PLANILLAS DE PAGO

Artículo 1°._ Los empleadores cuyos trabajadores se encuentren sujetos al reglll1en laboral de la actividad privada, están obligados a llevar Planillas de Pago, de confolll1idad con las normas contenidas en el presente Decreto Supremo.

Artículo 2°._ Las planillas podrán ser llevadas, a elección del empleador, en libros, hojas sueltas o microformas.

De elegirse el uso de microformas, será de aplicación el Decreto Legislativo No. 681, sus modificatorias, normas complementarias y reglamentarias.

Artículo 3°._ Los empleadores deberán registrar a sus trabajadores en las planillas, dentro de las setenta y dos (72) horas de ingresados a prestar sus servicios. Independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado, sujeto a modalidad o a tiempo parcial.

Artículo 4°._ Es facultad del empleador llevar más de una planilla, en función a la categoría, centro de trabajo o cualquier otro criterio que considere conveniente.

Las planillas de diferentes centros de trabajo de una misma empresa, podrán ser centralizadas y llevadas en cualquiera de ellos. En este caso, cada centro de trabajo deberá contar con una copia simple de las planillas que le correspondan y de las boletas de pago a que se refiere el Artículo 18° del presente Decreto Supremo.

Artículo 5°._ Cuando el empleador opte por llevar sus planillas mediante microformas, deberá utilizar un medio físico de almacenamiento de información que no permita ser regrabado y que sea individualmente inidentificable.

DE LA AUTORIZACION DE LAS PLANILLAS

Del Libro de Planillas u Hojas Sueltas

Artículo 6°._ El libro de planillas o las hojas sueltas correspondientes, serán autorizados previamente por la Autoridad competente. El primer libro u hojas sueltas serán autorizados por el Sector respectivo, de conformidad con el Reglamento sobre Unificación y Simplificación de Registros para Acceder a la Empresa Formal, aprobado mediante Decreto Supremo No. l18-90-PCM.

Tratándose del segundo libro y posteriores, así como de las hojas sueltas respectivas, la autorización corresponderá a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se encuentre ubicado el centro de trabajo. En caso de empresas que cuentan con más de un centro de trabajos ubicados en diferentes lugares, se podrá solicitar la autorización en cualquiera de ellos.

Artículo 7°._ Para efectos de la autorización del segundo libro y posteriores, así como de las hojas sueltas, el empleador presentará una solicitud adjuntando el anterior libro de planillas o las hojas sueltas correspondientes. El libro u hojas sueltas a ser autorizados estarán debidamente numerados y tratándose de las hojas sueltas deberán contener el formato correspondiente.

La solicitud debe consignar los siguientes datos:

1.       Nombre o razón social y domicilio del empleador;

2.       Nombre del representante legal del empleador y número de su documento de identidad;

3.       Número de RUC del empleador;

4.       Dirección del o de los centros de trabajo:

5.       Número de folios del libro o de las hojas sueltas a ser autorizados;

6.       De tener más de un centro de trabajo y haberse optado por la centralización de planillas, según el Artículo 4°, el lugar donde se encuentran los originales de las planillas y los duplicados de las boletas de pago.

Articulo 8°._ Recibida la solicitud en la forma indicada en el artículo anterior, la Autoridad Administrativa de Trabajo procederá a sellar la primera hoja, tratándose de libro de planillas. En el caso que el empleador opte por llevar sus planillas en hojas sueltas, la Autoridad Administrativa de Trabajo sellará cada una de ellas.

Artículo 9°.- En los lugares donde no haya Autoridad Administrativa de Trabajo, serán los Jueces de Paz Letrados respectivos, quienes autorizarán los libros de planillas y las hojas sueltas, en la forma indicada en el Artículo 8° del presente Decreto Supremo.

DE LAS MICROFORMAS

Artículo 10°._ La autorización del uso de microformas necesariamente estará a cargo de la Autoridad Administrativa de Trabajo, siendo en este caso aplicable lo dispuesto en la parte pertinente del tercer párrafo del Artículo 6° del presente Decreto Supremo.

Artículo 11°._ La solicitud de autorización para llevar planillas en microforma deberá contener los datos a que se refiere el Artículo 7°, en cuanto fuere aplicable y además deberá indicar con precisión el número de código, serie u otra referencia análoga que permita identificar individualmente el medio físico a ser utilizado. Asimismo, deberá adjuntar el certificado de idoneidad técnica expedido por el organismo competente, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 6° del Decreto Legislativo No. 681, modificado por la Ley No. 26612 o norma que la sustituya.

En este caso, la Autoridad Administrativa de Trabajo, emitirá resolución expresa precisando la identificación del medio físico autorizado, el cual no podrá ser sustituido por el empleador sin autorización previa.

Artículo 12°._ El empleador que opte por llevar sus planillas en microformas será responsable de proporcionar los equipos y sistemas idóneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la autoridad competente de requerido, puedan revisar el contenido de las planillas.

DEL CONTENIDO DE LAS PLANILLAS

Artículo 13°._ Al inicio del libro de planillas, de la hoja suelta o de la microforna deberá registrarse por una sola vez, dentro del plazo establecido en el Artículo 3°, la siguiente información referida a cada trabajador:

1.       Nombre completo, seco y fecha de nacimiento;

2.       Domicilio;

3.       Nacionalidad y documento de identidad:

4.       Fecha de ingreso o reingreso a la empresa;

5.       Cargo u ocupación;

6.       Número de registro o código de asegurado o afiliado a los Sistemas Previsionales correspondientes; y,

7.       Fecha de cese.

De agotarse la disponibilidad de espacio para esta información, podrán utilizarse nuevas hojas, sin necesidad de que éstas sean autorizadas por la Autoridad Administrativa de Trabajo.

Artículo 14°. - Las planillas, además del nombre y apellido del trabajador, deberán consignar por separado y según la periodicidad de pago, los siguientes conceptos:

1.       Remuneraciones que se abonen al trabajador, tomando en consideración para este efecto, lo previsto en el Artículo 6° del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo No. 003-97-TR:

2.       Número de días y horas trabajadas:

3.       Número de horas trabajadas en sobre tiempo:

4.       Deducciones de cargo del trabajador, por concepto de tributos, aportes a los Sistemas Provisionales, cuotas sindicales descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares:

5.       Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo, según el Artículo 7° del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral:

6.       Tributos y aportes de cargo del empleador:

7.       Cualquier otra información adicional que el empleador considere conveniente.

Asimismo se registrará la fecha de salida y retorno de vacaciones, salvo que por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado sólo hubiera lugar al pago de la remuneración vacacional.

Artículo 15°._ Tratándose de trabajadores que perciban una remuneración integral cuyo abono sea pactado con periodicidad superior a un mes, el empleador deberá registrar mensualmente en la planilla, el importe de la alícuota correspondiente a cada mes de labores.

Artículo 16".- La rectificación de cualquier error u omisión en las planillas se hará en la hoja siguiente a la última utilizada, debiendo expedirse una boleta que contenga la información rectificada, la misma que deberá ser firmada por el trabajador.

DE LAS PLANILLAS DE PAGO DE LOS TRABAJADORES DE CONSTRUCCION CIVIL

Artículo 17°._ Las planillas de las empresas que desarrollan actividades de construcción civil, podrán ser llevadas por cada obra o en conjunto para varias obras, conforme al Artículo 4° del presente Decreto Supremo.

En dichas planillas deberá indicarse el nombre o razón social del empleador, ya sea contratista o subcontratista y el nombre del propietario de la obra, salvo que éste sea el empleador, en cuyo caso se indicará que reúne ambas calidades.

A la terminación de su contrato, el contratista o subcontratista entregará al propietario una copia certificada de la planilla de pago correspondiente a la obra y los duplicados de las boletas de pago referidas en el Artículo 18 del presente Decreto Supremo, lo cual no lo exime de responder por el pago de las obligaciones laborales, ni al propietario de la responsabilidad que pudiera corresponderle por las mismas.

DEL PAGO DE LA REMUNERACION Y ENTREGA DE LA BOLETA DE PAGO

Artículo 18°._ El pago de la remuneración podrá ser efectuado directamente por el empleador o por intermedio de terceros, siempre que en este caso permita al trabajador disponer de aquélla en la oportunidad establecida.

El pago se acreditará con la boleta firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aquél se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta, correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente.

La boleta de pago, contendrá los mismos datos que figuran en planillas y deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal.

Artículo 19°._ El original de la boleta será entregado al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago.

El duplicado de la boleta quedará en poder del empleado, el cual será firmado por el trabajador. Si el trabajador no supiera firmar, imprimirá su huella digital.

Si el empleador lo considera conveniente la firma de la boleta por el trabajador será opcional. Sin embargo en este caso corresponderá al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneración.

Artículo 20°._ La firma del trabajador en la boleta de pago no implicará renuncia por éste a cobrar las sumas que considere le corresponden y no figuran en la boleta.

DE LA OBLIGACION DE CONSERVAR LAS PLANILLAS Y LAS BOLETAS DE PAGO

Artículo 21°._ Los empleadores están obligados a conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años después de efectuado el pago.

Luego de transcurrido el indicado plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, será de cargo de quien alegue el derecho.

Artículo 22°._ Los empleadores están obligados a exhibir ante las Autoridades competentes que lo requieran, las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias de pago.

DEL CIERRE DE PLANILLAS

Artículo 23°,_ Se considerarán cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la última planilla utilizada.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y COMPLEMENTARIAS

Primera.- El presente Decreto Supremo entrará en vigencia a partir del 01 de febrero de 1998, fecha a partir de la cual quedará derogado el Decreto Supremo No. 015-72- TR, así como todas las demás disposiciones que se opongan al presente Decreto Supremo.

Segunda.- El uso de las planillas a través de microformas, estará supeditado a la expedición de las normas reglamentarias por el Sector competente, de conformidad con el Artículo 6° del Decreto Legislativo No. 681, modificado por la Ley No. 26612.

Tercera.- Conservan su valor y efectos hasta el 30 de junio de 1998, las planillas autorizadas con fecha anterior a la vigencia de este Decreto Supremo, salva que el empleador quiera darlas por terminadas antes y solicitar la autorización de nuevas planillas de conformidad con el presente dispositivo legal.

Cuarta.- En el caso de los trabajadores de] hogar no existe la obligación de llevar las planillas a que se refiere el presente Decreto Supremo. La prueba de pago de los derechos que les corresponden, se rige por las disposiciones específicas.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veinte días del mes de enero de mil novecientos noventa y ocho.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI
Presidente Constitucional de la República

JORGE GONZALEZ IZQUIERDO
Ministro de Trabajo y Promoción Social