LEGISLACIÓN ARCHIVÍTICA
CAPÍTULO IV.
SERVICIOS ARCHIVISTICOS
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA SALA DE INVESTIGACIONES
RESOLUCIÓN DIRECTORAL N° 001-82/AGN/DGAH
1. NATURALEZA Y FINALIDAD DEL REGLAMENTO
Art. 1.-
El presente reglamento tiene por finalidad normar el
funcionamiento de la Sala de Investigaciones con la
finalidad de ofrecer un servicio eficiente a los
usuarios
y proteger convenientemente los documentos
servidos. La Sala de Investigaciones es una unidad del
Archivo Histórico que depende administrativamente de la
Dirección del Archivo Colonial, que brinda información y
servicio de los fondos documentales del Archivo
Histórico.
II. DE LAS FUNCIONES DE LA SALA DE INVESTIGACIONES
Son funciones de la Sala de Investigaciones:
Art. 2.-
Tramitar las solicitudes para la consulta de los
fondos documentales
y para uso de los servicios adicionales que
ofrece el Archivo General de la Nación (fotocopia,
microfilme, biblioteca, hemeroteca, lector de
microfilme, etc.).
Art. 3.-
Servir la documentación que está en los depósitos
del Archivo Histórico, siempre que esté en
condiciones de ser consultada.
Art. 4.-
Mantener en orden y en buen estado los auxiliares
descriptivos (inventarías, fichas, catálogos,
índices, etc.).
Art. 5.- Llevar el control estadístico de los servicios
ofrecidos y elaborar cuadros y gráficos en base a
estos datos. Las estadísticas serán semanales
y los cuadros gráficos anuales. con
especificación de series consultadas, entidades
auspiciadoras, objetivos de la investigación,
nacionalidad de los investigadores, etc.
Art. 6.- Coordinar con la dirección del archivo
correspondiente, las acciones necesarias para la
expedición de copias certificadas, búsqueda de
información
y exhibición de documentos.
Art. 7.- Los servicios adicionales que se mencionan en el
Art. 2 no se prestarán de manera desligada a la
investigación documental.
III. DEL PERSONAL
Art. 8.- La Sala de Investigaciones será atendida por
personal permanente que servirá en dos turnos
para cubrir un servicio continuado de 8.00 a.m.
a 5.45 p.m.
Art. 9.- Es obligación del personal:
-
Desarrollar las actividades tendentes al cumplimiento de
las funciones asignadas a la Sala de Investigaciones.
-
Orientar a los usuarios sobre el adecuado uso de los
auxiliares descriptivos, informando del contenido de los
fondos, los servicios que ofrece el archivo
y la manera de solicitarlos.
-
Cautelar la integridad de la documentación, para lo
cual:
-
Impedirá que los usuarios introduzcan a la Sala de
Investigaciones, maletines. cartapacios o cualquier otra
cosa que no sea papel, lápiz o lapicero.
-
Exigirá a los usuarios el respeto y cuidado de la
documentación y en caso contrario estará facultado a
suspender el servicio. En este caso informará a la autoridad
inmediata.
-
Instruirá a los investigadores para que no efectúen
anotaciones, escriban sobre los documentos
y no humedezcan las páginas. Se exigirá el
cumplimiento estricto de estas prohibiciones.
Art. 10.- El personal de la Sala de Investigaciones no
realizará trabajos particulares para sí o para
terceros, dentro de sus horas de labor.
Art. 11.- El Archivero encargado de la Sala de
Investigaciones proporcionará a los
investigadores y estudiantes los auxiliares
pertinentes, por unidades y de ninguna manera
más de uno en forma simultánea.
IV. PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO
Art. 12.- Los usuarios solicitarán el
servicio de documentos empleando la papeleta de
pedido en original
y copia, en la que consignarán:
-
Número de carné o de autorización.
-
Apellidos y nombres.
-
Signatura correcta
y completa del documento solicitado, de acuerdo a
los auxiliares descriptivos.
-
Fecha de pedido.
Art. 13.- Para ser atendidos presentarán obligatoriamente su
carné o el permiso otorgado, que el encargado de la
Sala de Investigaciones retendrá mientras dure la
consulta.
Art. 14.- El responsable de la Sala verificará la papeleta (si
está correctamente llenada), y remitirá el original
al depósito para la remisión del documento.
Art. 15.- El encargado del depósito atenderá el pedido y
retendrá la papeleta.
Art. 16.- La documentación se servirá por «UNIDAD DE
DESCRIPCION entendiéndose ésta como un grupo de
documentos descritos en conjunto, y que lleva una
identificación específica. Puede estar conformada
por varias unidades documentales, por una sola
unidad o parte de una. No podrá servirse
simultáneamente varias unidades de descripción
(expedientes, protocolos o legajos), salvo
autorización expresa de las autoridades.
Art. 17.- Tanto el responsable del depósito como el encargado
de la Sala, revisarán la documentación antes de
servirla y al ser devuelta, para comprobar su
estado. Si notaran irregularidades deben comunicar
inmediatamente bajo responsabilidad.
Art. 18.- El investigador al devolver el documento debe
verificar que en la copia de su papeleta de pedido
se anote la palabra «DEYUELTO».
Art. 19.- El técnico al devolver el documento al depósito debe
exigir la devolución del original de la papeleta de
pedido, con la anotación de «DEVUELTO», rubricado
por el auxiliar del depósito.
Art. 20.- El encargado de la Sala unirá la copia y el original
de esta papeleta para archivarla.
Art. 21.- Si los investigadores necesitan servicios de
reprografía, lo solicitarán en los formularios
correspondientes y luego del yo BO del Director del
Archivo Colonial, abonarán los aranceles
correspondientes. La entrega de fotocopias será
después de 24 horas. La de microfilme será motivo de
acuerdo.
Art. 22.- El archivo podrá otorgar hasta 50 reproducciones por
vez ó 200 mensuales, hasta un total de 1,000 por
investigación, como máximo. En el caso de microfilme
este máximo se podrá ampliar hasta cubrir la
capacidad de un rollo de 100 pies de película. Si la
investigación requiere mayor cantidad de
reproducciones, será necesaria una autorización
especial otorgada por la Dirección Nacional de
Archivo Histórico.
Art. 23.- Los servicios sometidos a arancel, serán ofrecidos
previo pago en caja de los respectivos derechos.
Art. 24.- Los usuarios particulares no pueden tener acceso
directo a los documentos salvo su exhibición en
presencia del archivero responsable y previo pago de
los derechos de exhibición.
Art. 25.- Los depósitos atenderán pedidos hasta las 5:30 de la
tarde.
V. DE LOS USUARIOS
Art. 26.- Para los efectos del mejor servicio se reconoce las
siguientes categorías de usuarios.
a. Investigadores calificados.
b. Estudiantes a nivel superior o investigadores
esporádicos.
c. Particulares en busca de información de
carácter privado.
Art. 27.- Los investigadores calificados son personas que
efectúan investigaciones de manera permanente. A
ellos se les otorgará carné una vez que hayan
acreditado 90 días de consulta regular en la Sala de
Investigaciones. Estos carnés tendrán vigencia de un
año calendario y serán firmados por el Director
Nacional.
Para este efecto entregarán 2 fotografías tamaño
carné sobre fondo blanco. Para la renovación del
carné o del pase debe acreditarse frecuencia en la
investigación y el yo W del Director del Archivo
Colonial.
Art. 28.- Los estudiantes de nivel superior y los
investigadores esporádicos, son los usuarios que
acuden al archivo para completar su formación,
elaborar tesis, o para realizar algunas consultas, a
ellos se les otorgará pases renovables, válidos por
90 días, firmados por el Director del Archivo
Colonial.
Art. 29.- Para otorgar estos carnés y pases se procederá de la
siguiente manera:
-
El interesado solicitará permiso para la consulta de los
fondos del Archivo Histórico en un formato proporcionado
por el AGN, y lo acompañará de una carta de presentación
de una entidad o personal de solvencia cultural. En caso
de extranjeros, carta de sus respectivas
representaciones diplomáticas. Las credenciales no
tienen valor para este efecto. La carta compromete al
otorgante en los actos negativos que pueda cometer el
presentado.
-
El Director del Archivo Colonial, luego de entrevistar
personalmente al interesado, emitirá su opinión. De ser
favorable. la Dirección Nacional de Archivo Histórico
otorgará autorización.
Art. 30.- Los particulares son personas que esporádicamente
acuden para obtener datos sobre asuntos
particulares. Deben pagar derecho de búsqueda y de
exhibición del documento al arancel oficial.
Art. 31.- El personal del Archivo General de la Nación podrá
realizar investigaciones privadas acogiéndose a
cualquiera de las modalidades del usuario, pero a
partir de los 10 minutos después de la hora de
salida, eximiéndose de la carta de presentación.
Art. 32.- Está prohibido sacar de la Sala de Investigaciones
los documentos, libros, publicaciones, auxiliares,
etc.
VI. OBLIGACIONES DE LOS INVESTIGADORES QUE RECIBEN
SERVICIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Art. 33.- Son obligaciones de los investigadores, estudiantes
y particulares que consultan los fondos del archivo:
-
Al consultar la documentación servida, cuidará de mantener
el orden interno del documento.
-
Cuidar la documentación que se les sirva, manteniendo su
integridad y devolviéndola tan pronto termine la consulta.
En caso de interrupción temporal de la consulta, que obligue
el abandono de la sala devolverá el documento al encargado.
-
Comunicar al encargado de la sala de cualquier anormalidad
que observe en la documentación servida, así como la
presencia de croquis, mapas, planos y otros objetos dentro
de los documentos que consulte.
-
Comunicar a la Dirección del Archivo Colonial, cualquier
queja que tenga que hacer sobre la atención y el servicio
ofrecido.
Art. 34.- Todo investigador que publique trabajos en base a
los fondos consultados en el Archivo General y/o
Archivos Departamentales, se comprometerá a:
-
Entregar en la Biblioteca del Archivo General de la Nación
un ejemplar; además. otro adicional para cada uno de los
Archivos Departamentales, cuyos fondos hubiera consultado.
-
No transferir a segundas personas, naturales o jurídicas,
las reproducciones que el Archivo General de la Nación les
otorgue, bajo ningún título.
Art. 35.- El incumplimiento de este reglamento por parte de
los investigadores y usuarios, dará lugar a la
cancelación del servicio que se le presta.
VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Art. 36.- Los fondos documentales del Archivo Intermedio se
podrán servir previa autorización de los
responsables de las correspondiente áreas de ese
organismo.
Art. 37.- Los casos no prescritos en el presente Reglamento
serán resueltos por la Dirección Nacional de Archivo Histórico.
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RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 117-94-AGN/J
Lima, 27 de Julio de 1994
Visto el Proyecto de Reglamento de Funcionamiento de la
Biblioteca y Hemeroteca «Guillermo Durand Flórez» presentado por
la Dirección Nacional de Archivo Histórico del Archivo General
de la Nación;
CONSIDERANDO:
Que con Resolución Ministerial No. 197-93-JUS, se aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la
Nación.
Que el Archivo General de la Nación tiene como función realizar
y fomentar la investigación histórica y la Dirección Nacional de
Archivo Histórico de organizar, conservar y servir la Biblioteca
y Hemeroteca especializada.
Que, es necesario aprobar el Reglamento que establece los
mecanismos de función de la Biblioteca y Hemeroteca.
Con el visado de la Dirección Nacional de Archivo Histórico,
Oficina Técnica de Administración y Asesoría Jurídica;
De conformidad con la Ley No. 25323, Ley de Sistema Nacional de
Archivos y la Resolución Ministerial No. 197-93-JUS, Reglamento
de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación.
SE RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.-
Aprobar el Reglamento de Funcionamiento de la Biblioteca
y Hemeroteca "Guillermo Durand Flórez», el mismo que
forma parte de la presente Resolución,
ARTICULO SEGUNDO.- La Dirección del Archivo Colonial de la Dirección Nacional de
Archivo Histórico, se encargará del cumplimiento de la referida
norma.
Regístrese, comuníquese y m-chívese.
Dra. Aída Luz Mendoza Navarro
JEFA del Archivo General de la Nación
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA BIBLIOTECA Y HEMEROTECA
GUILLERMO DURAND FLOREZ
1. NATURALEZA Y FINALIDAD DEL REGLAMENTO
ARTICULO 1°.- El presente Reglamento tiene por finalidad normal' el
funcionamiento de la Biblioteca y Hemeroteca "Guillermo
Durand Flórez", a fin de brindar un eficiente servicio a
los usuarios y proteger los libros servidos.
La Biblioteca "Guillermo Durand Flórez" es una unidad de
la Dirección Nacional de Archivo Histórico que depende
administrativamente de la Dirección de Archivo Colonial.
Está integrada por publicaciones de carácter
archivístico e histórico.
II. DE LAS FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA Y HEMEROTECA
Son funciones de la Biblioteca:
ARTICULO 2°._ Organizar, conservar y servir el material bibliográfico
especializado a través de la Sala de Investigaciones
siempre que esté en condiciones de ser consultado.
ARTICULO 3°._ Llevar el control del ingreso y egreso del material
bibliográfico producto de compra, canje o donaciones.
ARTICULO 4°._ Elaborar y actualizar instrumentos descriptivos, tales
como índices, catálogos, inventarios a través de
sistemas computarizados.
ARTICULO 5°._ Brindar servicio de consultas bibliográficas.
ARTICULO 6°._
Investigar fuentes históricas.
ARTICULO 7°._ Llevar el control estadístico de los servicios de la
Biblioteca y Hemeroteca.
ARTICULO 8°._ Apoyar a la Sala de Investigaciones en la atención y
servicio a los investigadores.
III. DEL PERSONAL
ARTICULO 9°._
La Biblioteca
y Hemeroteca "Guillermo Durand Flórez", será
atendida por personal permanente cuyo servicio será
continuado de 8 a 5 p.m. en horario de invierno y
verano.
ARTÍCULO 10°._ Es obligación del personal:
-
Desarrollar actividades tendientes al cumplimiento de las
funciones.
-
Orientar a los usuarios sobre el adecuado uso de los
auxiliares descriptivos, informando del contenido de los
fondos bibliográficos, los servicios que ofrece el archivo
y la manera de acceder a ellos.
-
Cautelar la integridad del material bibliográfico.
ARTICULO 11°._ El personal de la Biblioteca no realizará trabajos
particulares para sí o para terceros en la jornada de
labor.
IV. DEL SERVICIO
ARTICULO 12°._ Los usuarios solicitarán el servicio de Biblioteca
y Hemeroteca a través de la Sala de
Investigaciones empleando la papeleta de pedido en
original
y copia.
ARTICULO 13°._ El responsable de la biblioteca, atenderá el pedido
remitiéndo10 a la Sala de Investigaciones
y retendrá la papeleta hasta su devolución.
ARTICULO 14°._ El préstamo será de un libro por cada vez que solicite
el servicio de biblioteca.
V. DE LOS USUARIOS
Derechos y obligaciones:
ARTICULO 15°._
Para los efectos de lograr un mejor servicio se reconoce
las siguientes categorías de usuarios:
-
Investigadores
-
Trabajadores del Archivo General de la Nación
-
Participantes de los cursos regionales de la Escuela
Nacional de Archiveros. a través de la OEA.
-
Docentes de la Escuela Nacional de Archiveros.
-
Alumnos de los cursos programados por la Escuela Nacional de
Archiveros.
ARTICULO 16°._ Las categorías de usuarios a) y e) tienen derecho
solamente a la lectura interna.
ARTICULO 17°._ Los usuarios de las categorías b) y c) tienen derecho a
la lectura interna y al préstamo a domicilio.
ARTICULO 18°._ Los préstamos a domicilio de cualquier material
bibliográfico será por un día, sin derecho a renovación,
en aquellos libros o revistas no considerados únicos o
que específicamente no estén catalogados para uso
interno solamente.
ARTICULO 19°._ Cuando vencido el plazo de préstamo no se devuelva el
libro o revista, al trabajador se le suspenderá el
servicio durante 3 meses. De reincidir se le retirará el
servicio en forma definitiva.
ARTICULO 20°._ Los alumnos de los cursos regionales antes de ausentarse
del país deberán solicitar a la Biblioteca la constancia
de no adeudar libro alguno a la misma.
ARTICULO 21°._ Los docentes de la Escuela Nacional de Archiveros se
regirán por la Directiva No. 001 -94/AGN-DNAH.
ARTICULO 22°._ En caso de pérdida o deterioro del material
bibliográfico, el trabajador o alumno deberá reponer el
ejemplar en un plazo máximo de un mes, retirándoselo el
servicio en forma definitiva.
VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
ARTICULO 23°._ Los casos no prescritos en el presente Reglamento serán
resueltos por la Dirección Nacional de Archivo
Histórico.
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RESOLUCION JEFATURAL No. 051-96-AGN/J
Lima, 27 de Marzo de 1996
Visto, el Proyecto de Directiva «Normas para la expedición de
copias autenticadas de documentos y servicios administrativos»,
propuesta por la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y
Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación;
CONSIDERANDO:
Que, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley No. 25323, el Archivo
General de la Nación es el organismo rector y central del
Sistema Nacional de Archivos responsable de normar y evaluar los
métodos y procedimientos de servicio utilizados;
Que, el inciso d) del Artículo 3° de la Resolución Ministerial
No. 197-93-JUS. Reglamento de Organización
y Funciones del Archivo General de la Nación, establece
que son objetivos del Archivo General de la Nación, formular
y difundir el uso de los archivos, facilitando su
accesibilidad
y servicio;
Que, en el marco de la Modernización del Estado es conveniente
optimizar los servicios que el Archivo General de la Nación
brinda a la ciudadanía, buscando la eficacia
y eficiencia de los mismos;
Estando a lo propuesto por la Dirección Nacional de Desarrollo
Archivístico y Archivo Intermedio, con la opinión y visado de la
Dirección Nacional de Archivo Histórico
y la Oficina Técnica Administrativa;
En uso de las facultades conferidas por el Decreto Supremo No.
008-92-JUS
y la Resolución Ministerial No. 197-93-JUS;
SE RESUELVE:
Artículo Único.- Aprobar la Directiva No. 001 -96-AGN/DNDAAI
«Normas para la expedición de copias autenticadas de documentos
y servicios administrativos» que consta de siete (07) numerales,
y que forma parte de la presente Resolución.
REGISTRESE, COMUNIQUESE y ARCHÍVESE.
Dra. Aída Luz Mendoza Navarro
JEFA del Archivo General de la Nación
DIRECTIVA No. 001-96-AGN/DNDAAI
NORMAS PARA LA EXPEDICION DE COPIAS AUTENTICADAS DE DOCUMENTOS Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
1. OBJETIVOS
Establecer las normas, orientaciones
y responsabilidades sobre la atención oportuna
y eficaz en el servicio de expedición de copias
autenticadas de documentos notariales y judiciales: así
como administrativos.
II. FINALIDAD
2.1 Optimizar el servicio de expedición de copias
autenticadas en el mismo día, compatible con el proceso
de modernización del Archivo General de la Nación.
2.2. Satisfacer oportuna y eficazmente las necesidades
legales, administrativas o de información del público
usuario de los servicios que brinda la institución.
III. BASE LEGAL
-
Decreto Ley No. 19414, Ley de Defensa. Conservación e
Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
-
Decreto Supremo No. 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley
No. 19414.
-
Ley No. 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
-
Decreto Supremo No. 008-92-JUS, Reglamento de la Ley No.
25323.
-
Resolución Ministerial No. 197-93-JUS, Reglamento de
Organización y Funciones del Archivo General de la Nación.
-
Decreto Supremo No. 002-94-JUS, Texto Único Ordenado de la
Ley de Normas Generales de Procedimientos Administrativos.
-
Decreto Supremo No. 006-95-JUS, Texto Único de
Procedimientos Administrativos del Archivo General de la
Nación.
-
Ley No. 25035, Ley de Simplificación Administrativa.
-
Decreto Supremo No. 070-89-PCM, Reglamento de la Ley No.
25035.
IV. ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por
todo el personal que participa en los servicios de
expedición de copias autenticadas o documentos
administrativos que brindan las direcciones de Archivos
Notariales y Judiciales y Archivos Públicos de la
Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo
Intermedio y las direcciones de Archivo Colonial,
Archivo Republicano y de Conservación de la Dirección
Nacional de Archivo Histórico, así como la Oficina
Financiera de la Oficina Técnica Administrativa.
V. DISPOSICIONES GENERALES
Los directores de las direcciones encargadas del servicio,
dirigirán, supervisarán y asesorarán al personal a su cargo
y son los responsables de la atención a darse en el mismo
día de cancelación de los derechos correspondientes.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
PROCEDIMIENTOS
-
La presentación de la solicitud se realizará en el Área de
Recepción de Archivos Notariales y Judiciales, previo
llenado de datos y el pago del derecho correspondiente en
Caja; o a través de la Sala de Investigaciones (Servicios
del Archivo Histórico).
-
La liquidación por el tipo de copia se realizará en las
direcciones de Archivos Notariales
y Judiciales, Archivos Públicos y Sala de
Investigaciones y su cancelación en la Oficina Financiera
(Caja).
-
Son servicios de expedición de copias, los siguientes:
Testimonio, Copia Certificada, Boleta
y Copia Simple.
-
Otros servicios corresponden a: búsquedas, exhibición,
constancias, anotaciones a la matriz, desarchivo y
certificación de plano.
-
Los servicios señalados en los literales c) y d) se
realizarán en el mismo día, y dentro de las dos horas de
cancelación de los derechos respectivos.
-
Las concuerdas se prepararán simultáneamente a las funciones
permanentes, disponiéndose el personal para la realización
de dicha función.
-
La suscripción, sellado y firma de los Directores Nacionales
para las copias expedidas y/u otros servicios es permanente.
Se realizará en estricto orden de pedido. En ningún caso
excederá de las dos horas de iniciado el trámite bajo
responsabilidad del Director Nacional correspondiente.
-
La entrega de los trabajos se realizará en la Secretaría de
la Dirección de Archivos Notariales y Judiciales, de la
Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo
Intermedio y Sala de Investigaciones, según sea el caso,
bajo responsabilidad de la persona encargada.
-
La Dirección de Conservación recepciona de las direcciones
correspondientes, las solicitudes de atención con sus
respectivos recibos de pago, adjuntos al documento a
reproducirse.
-
Luego el personal procede a reproducir mediante fotocopia el
documento solicitado, en estricto orden de llegada.
-
Una vez reproducido el documento, se registra la solicitud y
los recibos de pago, sellándolos como ATENDIDO.
-
La devolución de los trabajos atendidos a las direcciones
solicitantes es de inmediato y en el mismo orden de
atención.
VII. NORMAS COMPLEMENTARIAS
En caso de ausencia del titular de una de las
direcciones nacionales, lo sustituirá quien haga sus
veces, procediendo a suscribir la copia y/u otros.
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RESOLUCION JEFATURAL No. 148-97-AGN/J
Lima, 18 de Setiembre de 1997
Visto el Proyecto de actualización de la Directiva No. 01, sobre
«Normas para los Servicios de la Dirección de Conservación»,
presentado por la Dirección Nacional de Archivo Histórico;
CONSIDERANDO:
Que, la Dirección de Conservación, dependencia de la Dirección
Nacional de Archivo Histórico, ha preparado el proyecto de
actualización de la Directiva que establece las normas para
brindar los servicios técnicos de reprografía, restauración y
encuadernación de los documentos, que solicitan los usuarios y
las diferentes dependencias del Archivo General de la Nación;
Que, es preocupación de la Dirección de Conservación garantizar
un eficiente servicio a los usuarios y a las diferentes
dependencias del Archivo General de la Nación.
De conformidad con el Decreto Ley No. 19414 y la Resolución
Ministerial No. 197 -93-JUS, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Archivo General de la Nación; y con
el visado de la Dirección Nacional de Archivo Histórico. Oficina
Técnica Administrativa, Oficina de Planificación y Presupuesto,
y Asesoría Jurídica,
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar la actualización de la Directiva No. 0I-95-AGNIDNAH-DAC,
sobre «NORMAS PARA LOS SERVICIOS DE LA DIRECCION DE CONSERVACION»,
la misma que forma parte de la presente Resolución.
Artículo Segundo.- Las normas contenidas en la presente Directiva, son de
cumplimiento obligatorio por todos los órganos del Archivo
General de la Nación.
REGISTRESE, COMUNIQUESE Y
ARCHIVESE.
Dra. Aída Luz Mendoza Navarro
JEFA del Archivo General de la Nación
DIRECTIVA No. 001-97/DNAH-DC
NORMAS PARA LOS SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE CONSERVACION
I. OBJETIVO
Establecer las pautas normativas de los servicios que
brinda la Dirección de Conservación.
II.
FINALIDAD
Lograr eficiencia y calidad en el servicio, así como
controlar la producción y los equipos de la Dirección de
Conservación.
III. BASE LEGAL
-
Decreto Ley No. 19414, Ley de Defensa, Conservación e
Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
-
Decreto Supremo No. 22-75-ED, Reglamento del Decreto Ley No.
19414.
-
Leyes No. 24047,24193 Y Decreto Ley No. 25644, Ley General
de Amparo al Patrimonio Cultural.
-
Decreto Supremo No. 08-92-JUS, Reglamento de la Ley No.
25323 del Sistema Nacional de Archivos.
-
Resolución Ministerial No. 197-93-JUS, que aprueba el
Reglamento de Organización
y Funciones del Archivo General de la Nación.
-
Resolución Jefatural No. 116-94-AGN/J, que aprueba el Manual
de Organización
y Funciones de la Dirección Nacional de Archivo
Histórico.
-
Resolución Jefatural No. l 33-85-AGN/J. Reglamento de
Funciones de la Sala de investigación.
-
Resolución Jefatural No. 051-96-AGN/J, que aprueba la
Directiva No. 001-96-AGN/DNDAAI, sobre las Normas para la
expedición de copias autenticadas en el mismo día.
IV. ALCANCE
La presente Directiva es ,de aplicación en todas las
unidades orgánicas del Archivo General de la Nación.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Los servicios de la Dirección de Conservación son los
siguientes:
1) SERVICIO DE REPROGRAFIA
Fotocopia Impresión Microfilm
2) SERVICIO DE RESTAURACION
3) SERVICIO DE ENCUADERNACION
5.2. La Dirección de Conservación, tiene a su cargo los
servicios de Reprografía, Restauración y Encuadernación en sus
aspectos de programación, control y ejecución.
5.3. La Dirección de Abastecimiento, deberá atender
oportuna
y periódicamente los insumos y los servicios de
mantenimiento de las máquinas y equipos que operan en la
Dirección de Conservación.
5.4. La Dirección de Conservación, suspenderá sus
servicios, previo aviso de 48 horas, a causa de una
momentánea escasez de material que pudiera interrumpir
su normal funcionamiento.
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
6.1. DEL SERVICIO DE REPROGRAFIA:
FOTOCOPIA
6.1.1 El servicio de fotocopia se brinda:
-
A los usuarios de la Dirección Nacional de Desarrollo
Archivístico y Archivo Intermedio e investigadores y
usuarios de la Dirección Nacional de Archivo Histórico.
-
A los órganos del Archivo General de la Nación.
6.1.2 Para el servicio externo al público usuario e
investigadores, se realizará el siguiente procedimiento:
-
Las solicitudes se tramitarán por las oficinas competentes,
de las Direcciones Nacionales de Archivos Históricos;
y Desarrollo Archivístico
y Archivo Intermedio.
-
Los recibos de pago por concepto de fotocopia, constituirán
las órdenes de trabajo, sin las cuales no se atenderá.
-
Las fotocopias solicitadas por los usuarios, se atenderán
por estricto orden de ingreso. Los casos extraordinarios,
debidamente fundamentados se atenderán previo visado de 1as
Direcciones Nacionales respectivas.
-
La recepción de las solicitudes, se realizarán en el
siguiente horario: 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
-
Las solicitudes y recibos de pago, una vez atendidos, serán
sellados
y registrados por la Dirección de Conservación.
-
La entrega de los trabajos efectuados, se hará en el mismo
horario de recepción
y de manera inmediata, según el orden de ingreso.
-
En el caso de requerir una segunda copia, por errores
cometidos en la elaboración de la concuerda, ésta será
solicitada por la Dirección del Archivo correspondiente,
mediante memorándum, adjuntando la copia malograda.
6.1.3 Para el servicio interno, se establece el
siguiente procedimiento:
-
Los pedidos de fotocopia se atenderán previa presentación
del formato PEDIDO DE REPRODUCCION (Anexo No. 1),
debidamente llenado
y autorizado por la Dirección Nacional o General
respectiva.
-
Sólo se atenderán solicitudes de fotocopia de documentos
oficiales y/o administrativos.
6.1.4 Los pedidos de reproducción de fondos
documentales que no estuvieran sujetos a pago,
se solicitarán mediante Memorándum, visado por
la Dirección Nacional respectiva.
6.1.5 Los documentos objeto de fotocopia, serán
previamente limpiados con minuciosidad por el
personal de la Oficina que solicite el servicio.
El Director de la Oficina solicitante instruirá
al personal para que efectúe la limpieza de
manera adecuada. Aquellos que no reúnan las
condiciones del caso serán devueltos para su
limpieza.
6.1.6 El personal de la Dirección de
Conservación, informará oportunamente al
solicitante, cuando las características del
documento no garanticen su óptima reproducción.
6.1.7 El personal de la Dirección de
Conservación, mantendrá la puerta del taller de
reproducción cerrada durante el desempeño de su
labor, debiendo atender los pedidos de servicio
en los horarios establecidos, quedando prohibido
el ingreso de personas no autorizadas o ajenas a
la Dirección.
6.1.7 El encargado del servicio de fotocopia,
informará diariamente a la Dirección de
Conservación, sobre el total de copias
atendidas, acompañando las órdenes de servicio
respectivo.
6.1.8 La Dirección de Conservación, remitirá
mensualmente a la Oficina Técnica Administrativa
la información cuantitativa del servicio, en el
formato CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE FOTOCOPIA
(Anexo No. 2).
IMPRESIÓN
6.1.11 El Servicio de Impresión (Superfax y
Mimeógrafo) está destinado a atender las necesidades
de reproducción de formatos, publicaciones y otros
documentos de los órganos del Archivo General de la
Nación.
6.1.12 Los pedidos del servicio de impresión, se
atenderán previa presentación del formato PEDIDO DE
REPRODUCCION (Anexo No. 1), debidamente llenado y
firmado por el Director Nacional o General de la
dependencia solicitante.
6.1.13 Cuando el tiraje de la reproducción
solicitada, supere los 200 ejemplares, se
reproducirá mediante el Superfax. Para cuyo efecto
se presentará un documento original impecable, con
el contraste adecuado, en papel bona.
6.1.14 Cuando el tiraje sea mayor de cincuenta (50)
y menor de doscientos (200) ejemplares, se
reproducirá mediante mimeógrafo, para cuyo efecto se
deberá presentar los esténciles respectivos.
6.1.15 La Dirección de Abastecimiento, proporcionará
a la Dirección de Conservación, el material adecuado
a fin de brindar un servicio de reproducción óptimo.
6.1.16 La Dirección de Conservación atenderá las
solicitudes de acuerdo con su capacidad operativa.
MICROFILM
6.1.17 El servicio de microfilm, se brinda mediante
tres procedimientos: microfilmación de documentos,
reproducción de microfilm a papel y duplicación de
microfilm
6.1.18 La microfilmación está destinada al
microfotografiado de los fondos documentales que
custodia el Archivo General de la Nación, como
medida de preservación, seguridad y servicio.
6.1.19 La reproducción de microfilm a papel y la
duplicación de microfilm, se efectuarán tanto de los
documentos micrográficos que custodia el Archivo
General de la Nación como los de propiedad de los
usuarios que lo soliciten.
6.1.20 El Director Nacional o General de la Oficina
solicitante, con asesoramiento de la Dirección de
Conservación, determinarán y seleccionarán los
documentos a microfilmarse, los cuales deberán
reunir las condiciones técnicas requeridas.
6.1.21 Los pedidos para cualquiera de los tres
procedimientos, serán tramitados a través de la
Dirección Nacional de Archivo Histórico, acompañando
la solicitud y el recibo de pago por los derechos
correspondientes, según arancel.
6.1.22 La Dirección de Conservación a través de la
Dirección Nacional de Archivo Histórico, propondrá
el arancel, previo estudio de costos
6.2 DEL SERVICIO DE RESTAURACIÓN
6.2.1 Consistente en la reintegración de zonas
perdidas de un documento, mediante técnicas
mecánicas o manuales, según el caso lo requiera.
6.2.2 El servicio de restauración se brinda
prioritariamente a la Dirección Nacional de Archivo
Histórico y eventualmente a otras Direcciones
6.2.3 Para la atención de este servicio se
efectuarán los siguientes procedimientos:
-
La oficina solicitante, previa coordinación con la
Dirección de Conservación, determinarán los documentos a
restaurarse.
-
Para su traslado a la Dirección de Conservación,
acompañará al documento el formato HOJA DE REMISION
(Anexo No. 3), debidamente llenado y autorizado por la
Dirección remitente. Este formato se llenará por
duplicado.
-
La Dirección de Conservación, registrará el documento y
asignará un número correlativo a la HOJA DE REMISION,
cuyo duplicado sellado regresará a la Dirección
solicitante, como constancia de entrega del documento a
restaurar.
-
La HOJA DE REMISION será anexada a otro formato llamado
FICHA CLINICA (Anexo No. 4) que llevará el mismo número
que el primero. Estos dos formatos acompañarán al
documento a restaurar, hasta que éste sea devuelto,
debidamente restaurado a la oficina solicitante.
6.3 DEL SERVICIO DE ENCUADERNACIÓN
6.3.1 Consistente en una encuadernación
especializada, cuyos procesos son: desmontaje,
encolado, cosido, empaste o reempaste, según el
caso.
6.3.2 El servicio de encuadernación se brinda a
todos los órganos de] Archivo General de la Nación,
siempre que se fundamente el mismo, priorizando los
documentos de carácter histórico.
6.2.3 Para la atención de este servicio, se
efectuarán los siguientes procedimientos:
-
El documento, objeto de encuadernación vendrá acompañado
de] formato HOJA DE REMISION (Anexo No. 3), por
duplicado, debidamente llenado y autorizado por la
Dirección remitente.
-
La Dirección de Conservación, registrará La HOJA DE
REMISION, asignándole un número correlativo y La fecha
posible de devolución. cuya copia sellada constituirá la
constancia de la solicitud de servicio de La Dirección
remitente.
-
Sólo cuando eL documento 10 amerite, se llenará una
ficha clínica (Anexo No. 4).
VII. RESPONSABILIDADES
Todos los órganos del Archivo Genera] de la Nación, son
los responsables del cumplimiento de la presente
Directiva.
VIII. ANEXOS
-
Pedido de reproducción.
-
Control diario del servicio de fotocopia.
-
Hoja de remisión.
-
Ficha clínica.
ANEXO Nº 1
PEDIDO DE REPRODUCCIÓN |
 |
ANEXO Nº 2
CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE FOTOCOPIA |
|
ANEXO Nº 3
HOJA DE REMISIÓN |
|
ANEXO Nº 4
FICHA CLÍNICA |
|
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TEXTO UNIDO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TUPA
DECRETO SUPREMO N° 004-98- JUS
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 22° del Decreto Legislativo No. 757 - Ley Marco
para el Crecimiento de la Inversión Privada, dispone la
obligatoriedad para todas las entidades de la Administración
Pública, aprobar y publicar su correspondiente Texto Único de
Procedimientos Administrativos - TUPA;
Que mediante Decreto Supremo No. 094-92-PCM de fecha 28 de
diciembre de 1992, se aprobó el Reglamento de las Disposiciones
sobre seguridad jurídica en materia administrativas contenidas
en el Título IV del Decreto Legislativo No. 757, estableciendo
las disposiciones para la elaboración, modificación y
actualización del TUPA.
Que por Decreto Supremo No. 012-93-JUS de fecha 30 de abril de
1993, se aprobó el Texto Único de Procedimientos Administrativos
- TUPA del Archivo General de la Nación modificado por Decreto
Supremo No. 06-95-JUS de fecha] 6 de junio de ] 995:
Que el Archivo General de la Nación ha formulado el proyecto de
Texto Único de Procedimientos Administrativos, en el que se
incluye nuevos procedimientos administrativos relacionados a la
Regularización de Escritura Pública. Búsqueda y Expedición de
Copia de Registros Civiles. Expedición de Copia Autenticada para
uso en el Exterior, Expedición de Copia Certificada de la Época
Colonial y Fotografía de Documentos:
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 22° del Decreto
Legislativo No. 757 y Artículo 34° del Decreto Supremo No.
094-92-PCM:
DECRETA:
Artículo 1°._ Aprobar el nuevo Texto Único de Procedimientos
Administrativos - TUPA del Archivo General de la Nación, que en
anexo adjunto forma parte integrante del presente Decreto
Supremo.
Artículo 2°._ Deróguense los Decretos Supremos Nos. O] 2-93-JUS y
06-95-JUS.
Dado en la Casa de Gobierno en Lima, a los veintisiete días del
mes de Junio de mil novecientos noventa y ocho.
RICARDO MARQUEZ FLORES
Vicepresidente de la República
Encargado del Despacho Presidencial
ALFREDO QUISPE CORREA
Ministro de Justicia
| TUPA |
|
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RESOLUCION JEFATURAL Nº 253-99-AGN/J
Lima. 07 de Setiembre de 1999
Visto el Proyecto de Directiva de "Proceso de Regularización
Administrativa de Escrituras Públicas Irregulares que se
conservan en el Archivo General de la Nación y Archivos
Regionales", los informes N° 029-99-AGN/DNDAAI de la Dirección
Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, N"
122-99-AGN-OGAJ y 127-99-AGN-OGAJ de la Oficina General de
Asesoría Jurídica y el Oficio N" 435-99-JUSNM, sobre la
procedencia de dicho Proyecto;
CONSIDERANDO:
Que, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N" 25323, Ley del
Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación es
el órgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de
carácter multisectorial, responsable de normas y evaluar los
métodos y procedimientos para el mejor servicio a los
ciudadanos;
Que, el Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales
al amparo del artículo 5° del Decreto Ley N" 19414 Y artículos
9° y 1I ° del Decreto Supremo N" 022-75-ED, conservan y
administran los archivos notariales de los notarios fallecidos o
cesados por diferentes causales;
Que, el inciso e) del artículo 2° del Reglamento de y Funciones
del Archivo General de la Nación, aprobado por Resolución
Ministerial N° 197-93-JUS, faculta al Archivo General de la
Nación a normal" el acceso de1 público a toda clase de
documentos, estableciendo los téll11inos y modalidades de uso en
concordancia con los dispositivos legales pertinentes;
Que, el citado proyecto fue analizado y debatido en la Reunión
de Trabajo de fecha 17 y 18 de mayo de 1999 por los Directores
de los Archivos Regionales, con la participación de la Dirección
Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio y la
Oficina General de Asesoría Jurídica del Archivo General de la
Nación;
Que, el Proyecto cuenta con las opiniones favorables de la
Oficina General de Asesoría Jurídica del Archivo General de la
Nación y Asesoría Técnica de la Alta Dirección del Ministerio de
Justicia;
En uso de las facultades conferidas por la Ley N" 25323, el
Decreto Supremo N" 008-92-JUS y la Resolución Ministerial N°
197-93-JUS;
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar la Directiva N° 001-99-AGN/DNDAAI "Proceso de
Regularización Administrativa de Escrituras Públicas
Irregulares que se conservan en el Archivo General de la
Nación y Archivos Regionales" que consta de siete (7)
numerales, y que forma parte de la presente Resolución.
Artículo Segundo.- Dejar sin efecto la Resolución Jefatural NI! 192-98·
AGN/J.
Artículo Tercero.- Disponer la publicación de la Directiva en el Diario
Oficial
"El Peruano" para su difusión.
REGÍSTRESE. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
AGNIDNDAAI Dra. Aída Luz Mendoza Navarro JEFA
EBA/ DEL ARHIVO GENERAL DE LA NACION
DIRECTIVA N° 00l-99-AGN/DNDAAI
PROCESO DE REGULARIZACION ADMINISTRATIVA DE ESCRITURAS
PUBLICAS IRREGULARES QUE SE CONSERVAN
EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
y ARCHIVOS REGIONALES
1. OBJETIVO.-
Establecer el procedimiento para la regularización de
Escrituras Públicas Irregulares en el Archivo General de
la Nación y en los Archivos Regionales.
11. FINALIDAD.-
Orientar el procedimiento a seguir por los usuarios.
III. BASE LEGAL.-
-
Art. 5° del Decreto Ley N° !9414. Ley de defensa.
conservación e incremento del patrimonio documental de la
Nación.
-
Art. 9° del Decreto Supremo N° 022-75-ED. Reglamento de]
Decreto Ley N° 19414.
-
Art. 5° inc. e) de la Ley N 25323. Ley del Sistema Nacional
de Archivos.
-
Art. 7° inc. b del Decreto Supremo N° 008-92-JUS. Reglamento
de la Ley N° 25323.
-
Art. 1° de la Ley N° 27094. Ley que modifica el Art. 61º y
62° del Decreto Ley Nº 26002. Ley del Notariado.
-
Art. 9° del Decreto Ley N° 22634. Ley de la Función
Notarial.
IV. ALCANCE.-
-
Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico
y Archivo Intermedio
-
Oficina General de Asesoría Jurídica.
-
Dirección de Archivos Notariales y Judiciales.
-
Archivos Regionales.
V. DISPOSICIONES GENERALES:
-
Escrituras Públicas irregulares. son los instrumentos
públicos en los que se ha omitido la firma de los
otorgantes, testigos y/o del notario, o no contienen las
generales de ley de los otorgantes. o la conclusión de
la escritura.
-
Una Escritura Pública irregular sólo puede ser expedida
bajo la forma de copia certificada. mencionándose en el
texto de su certificación la informalidad o
informalidades que contenga.
-
Las Escrituras Públicas Irregulares que se conservan en
el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.
excepto las de testamentos, son susceptibles de
regularización por un notario público en ejercicio. a
solicitud del usuario previo trámite administrativo
establecido.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
-
La Dirección de Archivos Notariales y Judiciales de la
Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo
Intermedio o la Dirección de Archivo Intermedio en los
Regionales o la que haga sus veces, determinará la
irregularidad de una Escritura Pública, previa
calificación de sus formalidades.
-
La Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y
Archivo Intermedio o el Archivo Regional
correspondiente, expedirá la Constancia de Escritura
Irregular con las observaciones a una Escritura Pública
en custodia del Archivo General de la Nación o Archivo
Regional según corresponda. previo pago del derecho
arancelario por parte del usuario.
-
El usuario solicitará expresamente por escrito, al Jefe
del Archivo General de la Nación o Director del Archivo
Regional, acceda a la intervención de un notario elegido
por el mismo usuario, para que regularice la Escritura
Pública de su interés, acompañando los siguientes
documentos:
-
Constancia de Escritura Irregular.
-
Copia del documento de identidad.
-
Recibos de Pago de las tasas pertinentes por el proceso
de autorización administrativa y la regularización.
-
La intervención del notario procederá en los siguientes
casos:
Cuando falta la firma de los comparecientes
Cuando se ha omitido las generales de ley, los datos se
encuentran incompletos y/o falten salvar espacios en
blanco.
Cuando se omitió la conclusión de la escritura pública.
Cuando falta la firma del notario fallecido o cesado.
Cuando falta la firma de los Testigos Instrumentales,
para su dispensa.
-
Recibida la solicitud el Director General de la Oficina
General de Asesoría Jurídica del Archivo General de la
Nación o el funcionario que deleguen los directores de
los Archivos Regionales, emitirá el informe técnico
legal sobre la procedencia de la regularización, en base
al cual se emitirá la Resolución Jefatural o Directoral
Regional, que acepte la intervención del Notario
correspondiente.
-
Emitida la resolución por el Archivo General de la
Nación o el Archivo Regional, éste notificará al
interesado
y al notario respectivo, transcribiendo la
Resolución Jefatural Directoral para que se efectúe la
regularización.
En la Resolución deberán constar los nombres
y apellidos de los otorgantes, el nombre del
notario que interviene
y la regularización que realizará, sí como la
fecha, número de protocolo
y folio donde obra el documento materia de la
Regularización.
-
Notificada la resolución, se procederá a la
regularización, adhiriendo a la escritura pública las
copias autenticadas de la resolución, solicitud,
constancia
y dictamen legal o técnico.
-
El proceso de regularización administrativa, así como
las demás diligencias sobrevivientes, se cumplirán en el
Archivo General de la Nación o Archivo Regional, a
través de la Oficina General de Asesoría Jurídica o por
el funcionario a quien delegue el Director del Archivo
Regional. en coordinación con la Dirección de Archivos
Notariales
y Judiciales de la Dirección Nacional de
Desarrollo Archivístico
y Archivo Intermedio del Archivo General de la
Nación o el Director del Archivo Regional, en un plazo
perentorio de 48 horas de recibida la solicitud, así
como en la fecha
y hora de la diligencia señalada con la
intervención del notario.
-
Por celeridad procesal el usuario acompañará a su
solicitud el recibo de pago del derecho de trámite
administrativo que asciende al 0.0 18 de la UIT. que
cubrirá los costos del proceso de regularización
administrativa que culminará con la emisión de la
resolución correspondiente, así como el recibo de pago
por la tasa fijada por concepto de regularización de la
escritura pública que asciende al 0.0119 de la UIT, a
fin de resolver en un solo acto su petición en el plazo
fijado en numeral anterior.
-
Al concluir ambos actos administrativos. el usuario
podrá solicitar la expedición del testimonio de la
escritura pública, que será entregado en un plazo máximo
de dos (2) horas.
VII. RESPONSABILIDAD.
7.1 La Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico
y Archivo intermedio
y la Oficina General de Asesoría Jurídica del
Archivo General de la Nación, así como los Archivos
Regionales son los responsables de la implementación,
ejecución y evaluación permanente de la presente
directiva.
7.2 La Oficina General de Auditoria es la encargada de
velar permanentemente por el adecuado cumplimiento de la
presente directiva.
7.3 La Oficina General de Asesoría Jurídica del Archivo
General de la Nación, así como los directores de los
archivos regionales, llevarán un Libro de Registro de
Regularizaciones de Escrituras Públicas Irregulares
debidamente legalizado por Notario.
Lima, 06 de Setiembre de 1999
AGNIDNDAAI/OGAJ
EBA
LPC/mlf. |