LEY DE DEFENSA, CONSERVACIÓN E INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

DECRETO LEY Nº 19414

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

POR CUANTO:

El Gobierno Revolucionario ha dado el Decreto Ley siguiente:

EL GOBIERNO REVOLUCIONARIO;

CONSIDERANDO:

Que es deber del Estado la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación;

Que los documentos son fuente primaria insustituible para el conocimiento del pasado histórico de nuestro país y que constituyen un acervo cultural inapreciable;

Que la documentación proveniente de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, en todos sus niveles, debe de ser celosamente conservada como fuente de información;

Que los archivos son las entidades encargadas de la conservación, ordenamiento y clasificación de los fondos documentales y por consiguiente deben estar debidamente organizados para presentar un eficiente servicio;

En uso de las facultades de que está investido;Y con el voto aprobatorio del Concejo de Ministros;

Ha dado el Decreto Ley Siguiente:

Artículo 1º.- Declararse de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental existente en el país y que por razón de su procedencia o de su interés constituye Patrimonio Nacional que el Estado está obligado a proteger.

Artículo 2º.- El Patrimonio Documental de la Nación está constituido por la Documentación existente en los archivos de todas las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional; en los archivos históricos, notariales, eclesiásticos, parroquiales y de conventos, en los archivos particulares y en general por el material documental, aun de origen privado, que sirve de fuente de información para estudios históricos y de desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.

Para que las cartas privadas, previa evaluación integren el Patrimonio Documental se requiere que haya transcurrido cien años desde que fueron escritas.

Artículo 3º.- El patrimonio Documental de la Nación no podrá ser objeto de transferencia, a ningún título sin conocimiento y autorización expresa del Archivo General de la Nación, a excepción del hereditario, cuando el mérito del documento lo justifique, el Archivo General de la Nación tiene derecho preferente en la adquisición o el ejercicio del derecho de retracto.

Artículo 4º.- Los documentos y expedientes con más de 30 años de antigüedad existentes en los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, que se consignan en el artículo segundo, serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los Archivos Departamentales de acuerdo a lo que señale el Reglamento.

Los documentos y expedientes de los Ministerios de Guerra, Marina, Aeronáutica, Interior y Relaciones Exteriores, que tengan la clasificación de: "Confidencial", "Secreto" o "Estrictamente Secreto", con más de 30 años de formulados, solamente serán trasferidos al Archivos General de la Nación cuando han perdido dichas clasificaciones y con autorización del titular del Sector correspondiente.

Artículo 5º.- Los archivos notariales, cuyos titulares cesen o fallezcan serán trasferidos después de dos años al Archivo General de la Nación a los Archivos Departamentales.

Los archivos de los escribanos o secretarios de juzgado, que hayan fallecido o cesen en el cargo pasarán transcurridos dos años, al Archivo General de la Nación o a los Archivos Departamentales Salvo los expedientes que no hubieran fenecido.

Artículo 6º.- El traslado total o parcial de Archivo General de la Nación o de los Archivos Departamentales, requiere autorización de aquel, previa opinión favorable del Concejo Técnico de Archivos.

Artículo 7º.- Las personas naturales o jurídicas que posean documentos que, de acuerdo al Reglamento, revistan interés público, histórico o cultural continuaran con la tenencia de los mismos, debiendo inscribirlos en el Registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación y conservarlos en condiciones que garanticen su integridad. Asimismo, están obligados a facilitar al Archivo General de la Nación o a los Archivos Departamentales la obtención de copias meconagráficas, fotográficas o fotostáticas de los documentos que guardan. El incumplimiento de estas disposiciones determinará la pérdida por el particular del derecho de tenencia del documento o documentos a favor del Archivo General de la Nación.

Artículo 8º.- Se prohíbe la extracción de documentos de los locales del Archivo General de la Nación y de los Archivos Departamentales.

Artículo 9º.- Se prohíbe la salida del territorio nacional de documentos del Patrimonio Documental de la Nación.

Artículo 10º.- Los Documentos Administrativos de los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, Cuya conservación sea innecesaria, podrán ser eliminados o incinerados previo inventario, evaluación y autorización del Archivo General de la Nación, con opinión favorable del Concejo Técnico de Archivos.

Artículo 11º.- Los responsables de los archivos y propietarios de los Archivos Particulares, que posean documentos comprendidos dentro de lo especificado en los artículos 1º y 2º del presente Decreto Ley, están obligados a su cumplimiento.

Artículo 12º.- Los aranceles correspondientes a los servicios que preste el Archivo General de la Nación y a los Archivos Departamentales serán aprobados por el Ministerio de Educación a propuesta del Director del Archivo, y formulado por el Consejo Técnico de Archivos.

Artículo 13º.- El Consejo Técnico de Archivos, mencionado en los artículos anteriores, constituye uno de los Concejos que prescribe el Artículo 12º del decreto Ley Nº 19268 Orgánica deL instituto Nacional de Cultura.

Artículo 14º.- El archivo General de la Nación dictará normas para la buena clasificación, ordenamiento, conservación y depuración de los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional.

Artículo 15º.- El archivo General de la Nación órgano de ejecución del instituto Nacional de Cultura, está encargado de velar por el cumplimiento del presente Decreto Ley, de acuerdo a lo que disponga el reglamento.

Artículo 16º.- Encargase al Archivo General de la Nación la elaboración del Reglamento del presente Decreto Ley en el término de noventa días de su vigilancia, y que será sometido a la consideración del Poder Ejecutivo, para su aprobación por Decreto Supremo.

Artículo 17º.- Derogase la ley 4666, el Decreto Supremo de 26 de julio de 1923, el primer párrafo del Artículo 2º de la Ley 16997 y todas las disposiciones que se opongan al presente Decreto Ley.

Dado a la casa de Gobierno en Lima, a los dieciséis días del mes de Mayo de mil novecientos setenta y dos.

Gral. División EP. JUAN VELASCO ALVARADO
 Presidente de la República.

Gral. División EP. ERNESTO MONTAGNE SANCHEZ
 Presidente del Consejo de Ministros y Ministerio de Guerra.

Tnte. General FAP. ROLANDO GILARDI RODRIGUEZ
 Ministro de Aeronáutica.

Vise-Almirante AP. LUIS E. VARGAS CABALLERO
Ministro de Marina.

Tnte. General FAP. PEDRO SALA OROSCO
Ministro de Trabajo, encargado de la Cartera de Salud.

Gral. División EP. ALFREDO CARPIO BECERRA
Ministro de Educación.

Gral. División EP. ENRIQUE VALDEZ ANGULO
Ministro de Agricultura.

Gral. División EP. FRANCISCO MORALES BERMUDEZ CERRUTI
Ministro de Economía y Finanzas.

Gral. Brigada EP. ANIBAL MESA CUADRA CARDENAS
Ministro de transportes y Comunicaciones.

Gral. Brigada EP. JORGE FERNANDEZ MALDONADO SOLARI
Ministro de Energía y Minas.

Gral. Brigada EP. JAVIER TANTALEAN VANINI
Ministro de Pesca.

Comandante AP. RAMON ARROSPIDE MEJIA
Ministro de Vivienda.

Comandante AP. ALBERTO JIMENEZ DE LUCIO
 Ministro de industria y Comercio.

Gral. Brigada EP. MIGUEL A. DE LA FLOR VALLE
Ministro de Relaciones Exteriores.

Gral. Brigada EP. PEDRO RICHTER PRADA
Ministro del Interior.

POR TANTO

Mando se publique y cumpla:

Lima 16 de mayo de 1972

General de División EP. JUAN VELASCO ALVARADO

General de División EP. ERNESTO MONTAGNE SANCHEZ

Teniente General FAP. ROLANDO GILARDI RODRIGUEZ

Vise-Almirante AP. LUIS VARGAS CABALLERO

General de División EP. ALFREDO CARPIO BECERRA

REGLAMENTO DEL DECRETO LEY Nº 19414

Decreto Supremo Nº 022-75-ED

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que, por Decreto Ley Nº 19414 se declaró de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental existente en el país y que por razón de su procedencia de su interés constituye patrimonio nacional que el Estado está obligado a proteger;

Que, el referido Decreto Ley establece que su Reglamento debe ser aprobado por Decreto Supremo;

Que, en tal virtud es necesario poner en vigencia el mencionado Reglamento;

DECRETA:

Artículo 1º.- Apruébese el adjunto Reglamento del Decreto Ley Nº 19414 que consta de siete Capítulos y treinta Artículos.

Artículo 2º.- El presente Decreto Supremo será refrendado por el Ministerio de Educación dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintinueve días del mes de octubre de mil novecientos setenta y cinco.

General de División EP. FRANCISCO MORALES BERMUDEZ CERRUTI, Presidente de la República.

General de Brigada EP. RAMON MIRANDA AMPUERO, Ministro de Educación.

REGLAMENTO DEL DECRETO N° 19414

CAPITULO I

PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

Artículo 1°- El Patrimonio Documental de la Nación está constituido:

1. Documentos y expedientes existentes en los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional y en los Archivos Históricos, notariales, eclesiásticos y parroquiales y,
2. Documentos y expedientes existentes en los archivos particulares y cualquier material documental de origen privado que sirva de fuente de información para estudios históricos y sobre el desarrollo cultural, social, económico y jurídico del país.

Artículo 2°- Los documentos y expedientes referidos en el inc. a) del artículo anterior, integran el Patrimonio Documental de la Nación sin necesidad de calificación expresa.

Para que los documentos y expedientes referidos en el inc. b) del artículo anterior integren el Patrimonio Documental de la Nación se requiere que, previa evaluación, sean declarados parte integrante del mismo por el Archivo General de la Nación, órgano de ejecución del Instituto Nacional de Cultura.

Se presume que estos documentos y expedientes integran el Patrimonio Documental de la Nación, cuando tienen una antigüedad de cien años o más.

Artículo 3°- Para que un documento o expediente sea declarado integrante del Patrimonio Documental de la Nación, se tendrá en cuenta su importancia como fuente de información '1istórica, jurídica, sociológica, económica, religiosa, ideológica y cultural en general; sin que la antigüedad sea determinante.

El término "documento" se entiende en su acepción extensiva y comprende, entre otros, material impreso, manuscrito, mecanografiado, gráfico, fotográfico, sonoro, fílmico y audiovisual.

Artículo 4°- El conjunto de documentos o expedientes reunidos por una sola persona o entidad, puede ser declarado "Colección".

Las colecciones constituyen un todo indivisible que no puede ser desmembrado ni dividido por derecho hereditario, debiendo mantenerse como bien indiviso.

Asimismo, las colecciones no pueden ser desplazadas del lugar en que se encuentran sin autorización expresa del Archivo General de la Nación.

CAPITULO II

TRANSFERENCIA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artículo 5°- Las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional que posean documentos y expedientes integrantes del Patrimonio Documental de la Nación de una antigüedad mayor de treinta años están obligados a transferirlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente de acuerdo al siguiente procedimiento:

1. Dentro de los noventa días de vigencia del presente Reglamento las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional comunicarán al Archivo General de la Nación la existencia de esos documentos y expedientes y adjuntarán información sumaria sobre los mismos.
2. El Archivo General de la Nación tomará las acciones pertinentes para verificar dichos fondos documentales.
3. Los documentos y expedientes de conservación, necesariamente serán transferidos al Archivo en el término de treinta días contados a partir de la fecha en que sean requeridos por éste: los demás podrán ser eliminados, previo el trámite establecido en el artículo 24 del presente Reglamento.

Cada dos años se repetirá este procedimiento para transferir la documentación que en dicho lapso haya adquirido la antigüedad señalada. En estos casos el término indicado en el inciso a) se contará a partir del 1º de enero.

Artículo 6°- El Ministerio de Guerra, Marina. Aeronáutica, Interior y Relaciones Exteriores están exceptuados de lo dispuesto en el artículo anterior, respecto de los documentos y expedientes clasificados como "Confidenciales", "Secretos", "Estrictamente Secretos". Estos documentos serán transferidos al Archivo General de la Nación cuando pierdan dichas clasificaciones, previa autorización del Titular del Sector correspondiente.

Artículo 7°- El Archivo General de la Nación tendrá una sección especial para los documentos y expedientes a que se refiere el artículo anterior y dictará disposiciones especiales para su exhibición, estudio y copia.

Artículo 8°- Las reparticiones y organismos estatales que tengan en su poder archivos o documentos presentados, con trámite originario fenecido, por sociedades, asociaciones, cooperativas o cualquier otra persona jurídica no estatal, están obligados a remitirlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente si lo solicitaran.

Artículo 9°- Los archivos notariales cuyos titulares cesen o fallezcan serán transferidos después de dos años al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente. Para tal efecto, la respectiva Corte Superior notificará al Archivo el nombramiento del Notario Administrador del Archivo Notarial correspondiente, quien está obligado, bajo responsabilidad, a entregar dicha documentación al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el término de treinta días después de notificado. Sin embargo, la transferencia es obligatoria antes de los dos años si el Archivo General de la Nación comprueba peligro de pérdida o deterioro de la documentación.

Artículo 10°- Los Secretarios de Juzgados a cargo de archivos de Secretarios de Juzgados, o de Escribanos cesantes o fallecidos, están obligados a entregar al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el término de treinta días después de recibida la respectiva comunicación los documentos y expedientes referentes a causas fenecidas, después de dos años del cese o fallecimiento. Sin embargo la transferencia es obligatoria antes de los dos años si el Archivo General de la Nación comprueba peligro de deterioro de la documentación.

Artículo 11°- Los Notarios Públicos y Secretarios de Juzgado que mantengan en su poder documentos, expedientes o archivos ajenos a su gestión están obligados a entregarlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el término de noventa días contados a partir de la vigencia del presente Reglamento.

En el caso de Archivos notariales o judiciales es de aplicación lo dispuesto en los artículos 9⁰ y 10°, respectivamente.

Artículo 12°- El Patrimonio Documental de la Nación no puede ser transferido a ningún título salvo a herederos, sin que medie resolución del Archivo General de la Nación autorizando la transferencia.

La resolución que al respecto se emita es inapelable.

Es nula ipso jure la transferencia realizada como inobservancia de esta disposición.

En cualquier transferencia entre particulares de documentos integrantes del Patrimonio Documental, el Archivo General de la Nación tiene derecho preferente en la adquisición y en el ejercicio del derecho de retracto.

En el caso de transferencia nula por la causal señalada en este artículo, el Archivo General de la Nación impondrá a las personas naturales o jurídicas que efectuaron dichas transferencias una multa equivalente al décuplo del valor del documento, fijando en la tasación que realice el Archivo General de la Nación.

Artículo 13°- El Director del Archivo General de la Nación y los Directores de los Archivos Departamentales podrán suscribir, previa autorización judicial, las escrituras públicas insertas en los protocolos archivados, no formalizados oportunamente en las notarías.

CAPITULO III

TRASLADO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Artículo 14°- El traslado total o parcial de documentación del Archivo General de la Nación o de los Archivos Departamentales, requieren autorización de aquél previa opinión favorable del Consejo Técnico de Archivos.

La salida de documentos con fines de recuperación o exhibición dentro del territorio nacional requiere autorización de la Dirección Nacional de Cultura, previa opinión favorable del Consejo Técnico de Archivos.

Artículo 15°- El Archivo General o Departamental, en su caso remitirá a la autoridad judicial competente los expedientes que le sean requeridos por mandato de dicha autoridad. En este caso, los expedientes serán devueltos al Archivo al cumplirse el fin para el que fueron solicitados, bajo responsabilidad de la autoridad judicial.

CAPITULO IV

DOCUMENTOS EN PODER DE PARTICULARES

Artículo 16°- En el término de noventa días de vigente el presente Reglamento, el Archivo General de la Nación abrirá un Registro para la inscripción de documentos y expedientes calificados como integrantes del Patrimonio Documental que se encuentra en poder de particulares. Este Registro tendrá una sección especial para las Colecciones.

La Dirección General del Instituto Nacional de Cultura, normará el funcionamiento del indicado Registro, a base de la propuesta del Archivo General de la Nación.

Artículo 17°- Los particulares en posesión de documentos o expedientes con más de cien años de antigüedad están obligados a comunicarlo al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el plazo de un año contado a partir de la vigencia del presente Reglamento o de la fecha en que se adquiera dicha antigüedad, para la correspondiente evaluación, calificación o inscripción en el Registro.

El incumplimiento de esta obligación origina la pérdida del derecho sobre el documento integrante del Patrimonio Documental, sin perjuicio de la pena de multa hasta el décuplo del valor del documento según tasación del Archivo General de la Nación.

Artículo 18°- La pena de multa a que se refiere el artículo anterior será impuesta por Resolución Directoral del Instituto Nacional de Cultura a propuesta del Director del Archivo General de la Nación. Su cobranza se hará por vía coactiva.

Artículo 19°- Los particulares en posesión de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Nación están obligados a conservarlos y a ponerlos a disposición del Archivo General de la Nación o Archivos Departamentales correspondientes cuando éstos lo soliciten para obtener copias mecanográficas, fotostáticas o de cualquier otro tipo.

El incumplimiento de estas disposiciones serán sancionadas según el artículo 17° del presente Reglamento.

Artículo 20°- En el término de cinco días útiles después de recibida la comunicación del Archivo General o Departamental sobre la obtención de las copias a que se refiere el artículo precedente, el tenedor del documento o documentos puede manifestar su intención de utilizarlos con propósitos de investigación y solicitar que se le reconozca derecho preferente.

El Archivo General de la Nación resolverá sobre la procedencia del pedido, previa opinión del Consejo Técnico de Archivos. En caso favorable, la Resolución respectiva fijará el plazo de vigencia del derecho preferente.

CAPITULO V

SALIDA DEL PAÍS DE DOCUMENTOS

Artículo 21°- Está prohibida la salida aun con carácter provisional de documentos y expedientes pertenecientes al Patrimonio Documental de la Nación. La Dirección General de Aduanas y sus dependencias están obligadas, bajo responsabilidad, a impedir la salida del territorio nacional de dichos documentos y expedientes, a proceder a su decomiso y a comunicar el hecho al Archivo General de la Nación.

Artículo 22°- Es lícita la salida de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental de la Nación para su restauración y en el caso de exposiciones en el extranjero organizadas con intervención del Gobierno Peruano.

La salida temporal será autorizada por Resolución Suprema, previa opinión favorable del Consejo Técnico de Archivos. El Instituto Nacional de Cultura queda encargado de obtener la garantía de su restitución al país al término de la exposición.

CAPITULO VI

CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 23°- En el término de noventa días contados a partir de la vigencia del presente Reglamento, las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional informarán al Archivo General de la Nación sobre el sistema de ordenamiento y clasificación de sus respectivos archivos. Asimismo, remitirán copia de las disposiciones dictadas sobre clasificación, ordenamiento, conservación y depuración de los mismos.

Artículo 24°- Para la eliminación de documentos administrativos cuya conservación, de acuerdo al artículo 10° del Decreto Ley N° 19414 se considere necesario se seguirá el siguiente procedimiento:

1. La repartición u organismo correspondiente solicitará al Archivo General de la Nación autorización para eliminar los documentos que considere innecesarios.
2. El Archivo designará a uno o más funcionarios para que, junto con los que designe la repartición u organismo correspondiente, inventaríen la documentación respectiva y emitan informe sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud.
3. En el caso de informe favorable, el expediente pasará a dictamen del Consejo Técnico de Archivos, a base del cual el Director del Archivo General de la Nación emitirá resolución sobre el asunto.
4. La eliminación o incineración de documentos integrantes del Patrimonio Documental se hará en presencia de un funcionario designado por el Archivo General de la Nación o del Archivo Departamental correspondiente.

Artículo 25°.- Las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional en posesión de documentos o expedientes con antigüedad menor de treinta años, que considere innecesarios pero que no deben ser eliminados, podrán transferidos a repositorios que al efecto organizará el Archivo General de la Nación en coordinación con esas reparticiones u organismos. Dichos repositorios se denominarán Archivos Intermedios, dependerán del Archivo General de la Nación y estarán sujetos a sus disposiciones.

Los Archivos Intermedios entrarán en funcionamiento previo estudio Técnico del Instituto Nacional de Cultura.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 26°.- La Dirección General del Instituto Nacional de Cultura podrá delegar la Presidencia del Consejo Técnico de Archivos en el Director del Archivo General de la Nación.

Artículo 27°.- El Director y el Sub-Director del Archivo General de la Nación, los Directores de los Archivos Departamentales, los Jefes de Oficina de ambas entidades y quienes ejerzan cargos directivos en los archivos nacionales, están obligados a presentar declaración jurada sobre los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Nación que posean a título personal, en el término de sesenta días contados a partir de su nombramiento o de la vigencia del presente Reglamento. Esta declaración se hará por cuadruplicado con legalización notarial de firma.

Artículo 28°.- Los aranceles por servicios del Archivo General de la Nación o de los Departamentales serán fijados y reajustados periódicamente por Resolución Ministerial de Educación, a propuesta del Director del Instituto Nacional de la Cultura.

Su elaboración corresponde al Consejo Técnico de Archivos.

Artículo 29°.- Las transcripciones paleográficas de documentos tendrán valor oficial sólo cuando sean autorizadas por el Archivo General de la Nación o por los Archivos Departamentales.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
LEY N° 25323

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

POR CUANTO:

El Congreso ha dado la Ley siguiente:

EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DEL PERU;

Ha dado la ley siguiente:

Artículo 1°.- Créase el "Sistema Nacional de Archivos" con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional.

Mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la Nación".

Articulo 2°.- Son funciones del Sistema Nacional de Archivos, los siguientes:

1. Proteger y defender el "Patrimonio Documental de la Nación";
2. Contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional; Cautelar y difundir los valores de la identidad nacional:
3. Fomentar la investigación científica y tecnológica a través del servicio de los fondos documentales; y
4. Asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos archivísticos en la República.

Artículo 3°.- El "Sistema Nacional de Archivos" está integrado por:

1. El Archivo General de la Nación;
2. Los Archivos Regionales; y
3. Los Archivos Públicos

Artículo 4°.- "El Archivo General de la Nación", es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial; goza de autonomía técnica y administrativa y depende del Ministerio de Justicia. El Poder Ejecutivo, nombra al Jefe del Archivo General de la Nación por un periodo de tres años; el nombramiento es prorrogable.

Artículo 5°.- Son fines del Archivo General de la Nación, los siguientes:

1. Proponer la política nacional en materia archivística y supervisar y evaluar su cumplimiento;
2. Normal y racionalizar la producción administrativa y eliminación de documentos en la Administración Pública a nivel nacional;
3. Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y efectuar los servicios de restauración y reprografía de documentos a nivel nacional; Organizar, supervisar y evaluar a nivel nacional la formación, capacitación y especialización científica y técnica del personal de archivo;
4. Normal' el acceso a toda clase de documentos estableciendo los términos y modalidades de uso en concordancia con los dispositivos legales pertinentes; y
5. Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a ley, en los casos de violación y denunciándolos ante las autoridades competentes.

Artículo 6°.- Autorizase al poder Ejecutivo para realizar las acciones que fueran necesarias para la l1plementación del Sistema que se crea por la presente Ley.

Artículo 7°.- Encargase al "Archivo General de la Nación" para que en el plazo de sesenta días contados a partir de la publicación de la presente Ley, elabore el proyecto de Reglamento del Sistema Nacional de Archivos y lo presente a consideración del Poder Ejecutivo para su aprobación por Decreto Supremo.

Artículo 8º.- Derogánse las normas que se opongan a la presente Ley. Comuníquese al Presidente de la Republica para su promulgación.

Casa del Congreso, en Lima, a los cuatro días del mes de junio de mil novecientos noventa y uno

ENRIQUE BERNALES BALLESTEROS, Primer Vicepresidente del Senado.

VICTOR PAREDES GUERRA, Presidente de la Cámara de Diputados.

VICTOR ARROYO CUYUBAMBA, Senador Primer Secretario.

ROBERTO MOISES MIRANDA MORENO, Diputado Primer Secretario.

Al Señor Presidente Constitucional de la República.

POR TANTO:

Mando se publique y cumpla.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los diez días del mes de junio de mil. Novecientos noventa y uno.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI, Presidente Constitucional de la República. AUGUSTO ANTONIOLI VASQUEZ, Ministro de Justicia.

REGLAMENTO DE LA LEY N° 25323

DECRETO SUPREMO N° 008-92-JUS

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que, la Ley 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos en el Artículo 7°, encarga al Archivo General de la Nación elaborar el Proyecto de Reglamento de la citada Ley;

Que, el Archivo General de la Nación ha elaborado el Proyecto de Reglamento, el que debe entrar en vigencia.

De conformidad con el inciso 11 del Artículo 211 ° de la Constitución del Estado.

Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros.

DECRETA:

Artículo 1º.- Apruébese el Reglamento de la Ley N° 25323, sobre creación del Sistema Nacional de Archivos que consta de 39 artículos y 7 Disposiciones Transitorias contenidos con 10 capítulos.

Artículo 2°.- El presente Decreto Supremo será refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores y por el Ministro de Justicia.

Dado en la Casa de Gobierno en Lima, a los veintiséis días del mes de junio de mil novecientos noventa y dos.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORL Presidente Constitucional de la República.

OSCAR DE LA PUENTE RAYGADA, Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores.

FERRNANDO VEGA SANTA GADEA, Ministro de Justicia.

REGLAMENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

CAPITULO I

GENERALIDADES

Artículo 1º.- El Sistema Nacional de Archivos integra a las Entidades e Instituciones de carácter público, que realizan funciones de archivo en el ámbito nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas y métodos de archivos.

Artículo 2º.- Entiéndase por archivos públicos los pertenecientes a las Entidades del Estado, cualquiera fuere su naturaleza, régimen legal y dependencia, sean regionales o locales, y archivos notariales.

Artículo 3º.- Documento público es el otorgado o extendido por instituciones o personas en el ejercicio de una actividad o función pública con el que se afirma, prueba o justifica algún hecho y que sirven para la defensa de los derechos.

Artículo 4º.- El Patrimonio Documental de la Nación es el conjunto de documentos de valor permanente y forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación conservados en los archivos públicos y privados del ámbito nacional que sirven como fuente de información para la investigación en los aspectos históricos, sociales, económicos, políticos y legales. No es materia de transferencia a ningún título sin conocimiento y autorización expresa del Archivo General de la Nación a excepción del heredero.

Artículo 5°.- Documento archivístico es aquel que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.

CAPITULO II

DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Artículo 6°.- Son fines del Sistema Nacional de Archivos:

1. Normal', organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicos integrándolos al Sistema Nacional de Archivos;
2. Propiciar el desarrollo nacional a través de la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación como fuente esencial de información; y
3. Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos del país.

Artículo 7°.- Son funciones del Sistema Nacional de Archivos:

1. Definir políticas y emitir normas sobre la protección y defensa del Patrimonio Documental de la Nación;

2. Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional, permitiendo la oportuna toma de decisiones;

3. Promover y participar en el fomento de la identidad nacional. a través del Patrimonio Documental de la Nación; y

4. Propender a la adopción de las normas que aseguren la uniformidad y ejecución de los procesos técnicos archivísticos de la República;

Artículo 8°.- El Sistema Nacional de Archivos está integrado por:

1. El Archivo General de la Nación;
2. Los Archivos Regionales;
3. Los Archivos Públicos; y

Los Archivos comprendidos en el Artículo 2º del Decreto Ley N° 19414.

CAPITULO III

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Artículo 9°.- El Archivo General de la Nación es un Organismo Público Descentralizado con personería jurídica de derecho público interno, con autonomía técnica y administrativa comprendido en el Sector Justicia. Es el Organismo Central del Sistema Nacional de Archivos y tiene rango de Sistema Administrativo Central. Su jefe es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 10º.- Son funciones del Archivo General de la Nación:

1. Establecer los lineamientos de política nacional en materia de archivos;
2. Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos:
3. Formular y emitir las normas técnicas sobre organización y funcionamiento en los archivos públicos a nivel nacional;
4. Asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos:
5. Normar la producción y eliminación de documentos de los archivos públicos a nivel nacional;
6. Defender, conservar y organizar, describir, seleccionar y servir el Patrimonio Documental de la Nación que custodia: así como cautelar los documentos públicos potencialmente integrantes del Patrimonio Documental de la Nación, con sujeción a la legislación sobre la materia:
7. Garantizar la puesta en servicio del Patrimonio Documental de la Nación, con excepción de los documentos cuya naturaleza comprometan la seguridad nacional;
8. Promover, apoyar y realizar la formación profesional y capacitación especializada en archivística:
9. Velar por el cumplimiento de las normas legales en materia de archivo y documentos; y
10. Las demás funciones que le señale la Ley.

Artículo 11°.-La estructura del Archivo General de la Nación es la siguiente:

a) Órganos de la Alta Dirección

- Jefatura

- Subjefatura

b) Órganos Consultivos

- Consejo Nacional de Archivos

- Comisión Técnica Nacional de Archivos

c) Órganos de Línea

- Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico

- Dirección Nacional de Archivo Intermedio

- Dirección Nacional de Archivo Histórico

d) Órgano de Control

- Oficina General de Inspectoría Interna

e) Órganos de Asesoramiento

- Oficina General de Planificación y Presupuesto

- Oficina General de Asesoría Jurídica

f) Órganos de Apoyo - Secretaría General

- Oficina General de Administración

g) Órgano Desconcentrado

- Escuela Nacional de Archiveros

Artículo 12º.- Para ser Jefe del Archivo General de la Nación se requiere:

1. Ser peruano de nacimiento;
2. Poseer título profesional con experiencia no menor de 8 años;
3. Tener especialización en archivos y haber desarrollado labor archivística no menor de 10 años;
4. No ser menor de 35 años; y
5. Ser idóneo y de reconocida solvencia moral.

Artículo 13°.- Son funciones del Jefe del Archivo General de la Nación:

1. Dirigir la política archivística nacional;
2. Conducir la planificación de las actividades del Sistema Nacional de Archivos:
3. Aprobar las normas y disposiciones archivísticas;
4. Dirigir y controlar las actividades del Archivo General de la Nación y ejercer su representación;
5. Aprobar la creación de los Archivos Provinciales; y
6. Las demás que le señale la Ley y aquellas que sean inherentes a su autoridad en materia archivística.

Artículo 14°.- El subjefe es la autoridad inmediata al jefe del Archivo General de la Nación y reemplaza al jefe en caso de ausencia o impedimento temporal.

Artículo 15°.- Corresponde a la Dirección Nacional de Archivo Histórico acopiar, conservar, organizar, describir y servir la documentación con valor permanente y cuyo ciclo de vida administrativa ha concluido con sujeción a la legislación sobre la materia. Supervisa, asesora y coordina con los archivos históricos públicos del Sistema Nacional de Archivos; asimismo asesora a los archivos históricos privados en el ámbito nacional. Expide copias y certifica los documentos que custodia.

Artículo 16°.- Corresponde a la Dirección Nacional de Archivo Intermedio aplicar los procesos archivísticos de la documentación proveniente de la Administración pública o archivos confortantes del Sistema Nacional de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa no ha concluido y transferirla al Archivo Histórico cuando adquiera su valor permanente, así como controlar, supervisar y asesorar los archivos del Sistema. Expide copias y certifica los documentos que custodia.

Artículo 17°.- Corresponde a la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico establecer en el ámbito nacional las normas y procedimientos de los procesos archivísticos y la racionalización de la producción documentaria en la gestión administrativa. Promueve y conduce la investigación archivística.

Artículo 18°.- Créase la Escuela Nacional de Archiveros como órgano desconcentrado del Archivo General de la Nación., en concordancia con la Ley General de Educación N° 23384 Artículo 63°. Su estatuto establecerá su organización y funcionamiento.

Artículo 19°.- Corresponde a la Escuela Nacional de Archiveros la formación académica y capacitación de los profesionales en materia de archivo en el ámbito nacional. Los títulos se otorgan a nombre de la Nación y son de grado superior.

CAPITULO IV

DE LOS ÓRGANOS CONSULTIVOS

Artículo 20°.- El Consejo Nacional de Archivos es el órgano consultivo encargado de apoyar en lo relativo a la especialidad técnica archivística al órgano rector del Sistema Nacional. Su reglamento definirá sus funciones y conformación que se aprobará por Resolución Jefatural.

Artículo 21°.- La Comisión Técnica Nacional de Archivos es un órgano consultivo especializado que emite opinión técnica a nivel nacional en materia de Archivos. Su Reglamento definirá sus funciones y conformación, se aprobará por Resolución Jefatural.

CAPITULO V

DE LOS ARCHIVOS REGIONALES

Artículo 22°.- Los Archivos Regionales son organismos Descentralizados del Gobierno Regional con personería jurídica de Derecho Público Interno, con autonomía administrativa y económica. Depende del Consejo Regional y técnica y normativamente del Archivo General de la Nación. Conducen las actividades archivísticas del Sistema en su Jurisdicción.

Artículo 23°.- Los Archivos Regionales tienen por finalidad la defensa, conservación, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región. Dependen del Consejo Regional. y técnica y normativamente del Archivo General de la Nación. Conducen las actividades archivísticas del Sistema en su Jurisdicción.

Artículo 24°.- Son objetivos y funciones de los archivos Regionales:

1. Organizar y promover el funcionamiento de los Archivos Regionales y subregionales; Impulsar la capacitación e investigación archivística en la Región;
2. Adecuar y aplicar las normas y políticas que emite el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos en el ámbito de su jurisdicción;
3. Planificar. dirigir. conducir y evaluar las actividades archivísticas de su jurisdicción; Sistematizar y uniformar la producción y administración de documentos públicos dentro del ámbito regional en concordancia con las normas nacionales;
4. Brindar un eficiente servicio de información archivística a la investigación científica y cultural:
5. Proponer al Gobierno Regional la creación de archivos subregionales, cuando así lo requieran las Regiones y supervisar su funcionamiento;
6. Aprobar el Plan Regional de Archivos;
7. Asesorar y supervisar la organización y funcionamiento de los archivos administrativos de las reparticiones y dependencias públicas de la Región;
8. Autorizar el traslado total o parcial de los documentos de los archivos subregionales, con la opinión de la Comisión Técnica Regional de Archivos;
9. Autorizar la eliminación de documentos declarados innecesarios pertenecientes a las entidades conformantes del Sistema, previa opinión favorable de la Comisión Técnica Regional de Archivos y con conocimiento de la Comisión Técnica Nacional de Archivos; y
10. Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que custodia.

Artículo 25°.- La estructura orgánica del Archivo Regional estará conformada por los órganos que permitan su normal funcionamiento y contará con una Comisión Técnica Regional de Archivos con las mismas atribuciones de la Comisión Técnica Nacional de Archivos, con opinión favorable del Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 26°.- Son recursos de los Archivos Regionales y Subregionales los asignados por el Presupuesto General de la República, los ingresos propios, legados y donaciones.

CAPITULO VI

DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Artículo 27°.- Los Archivos Públicos están integrados por los archivos pertenecientes a los poderes del Estado, entes autónomos, ministerios, instituciones públicas descentralizadas, empresas estatales de derecho público y privado, empresas mixtas con participación accionaría del Estado, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y las Notarías ..

Artículo 28°.- La relación de los Archivos Públicos con el Sistema Nacional de Archivos es de carácter técnico normativo, de asesoramiento, de supervisión y de control.

CAPITULO VII

DE LAS OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SISTEMA NACIONAL ARCHIVOS

Artículo 29°.- Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados por el Órgano Rector del Sistema.

Artículo 30°.- Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel no podrán conservar en su poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo respectivo.

CAPITULO VIII

DE LAS FALTAS Y SANCIONES

Artículo 31°.- Son faltas graves y posibles de sanción las siguientes:

1. La salida ilegal del país de documentos de valor permanente;
2. La extracción no autorizada de documentos de los archivos conformantes del Sistema Nacional;
3. Los daños al Patrimonio Documental por negligencia o por acción u omisión deliberada;
4. La apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores públicos;
5. La eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales vigentes;
6. El incumplimiento de los plazos por parte de las entidades conformantes del Sistema, de los administradores de los documentos notariales y de los escribanos a transferir la documentación que por Ley debe pasar al Archivo General de la Nación o Archivo Regional; y
7. La transferencia del Patrimonio Documental de la Nación a terceros sin observar los dispositivos legales vigentes.

Artículo 33°.- Las faltas o transgresiones a las normas establecidas en el presente Reglamento y aquellas que dicte el Sistema Nacional de Archivos, serán sancionados de acuerdo a las disposiciones administrativas existentes, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar.

CAPITULO IX

DE LA ACCESIBILIDAD A LA INFORMACION

Artículo 34°.- Entiéndase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para la consulta mediante la función de servicio que realiza todo archivo.

Artículo 35°.- La accesibilidad a la información está referida a todos los documentos que conforman el Patrimonio Documental de la Nación, sean estos públicos o privados.

Artículo 36°.- odos los documentos que custodian los archivos integrantes del Sistema Nacional son accesibles al público en general de acuerdo a las normas administrativas vigentes sobre el particular con excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal. El procedimiento se establecerá de acuerdo a las normas dadas por el Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 37°.- on documentos confidenciales, secretos y estrictamente secretos los que tienen que ver con la defensa y seguridad nacional. De conformidad con el Art. 4° de la Ley N° 19414 cada entidad deberá establecer sin excepción sus respectivas tablas de clasificación hasta por un período no mayor de 30 años, para su conocimiento público.

Artículo 38°.- os archivos que conservan documentos que tienen que ver con la privacidad de las personas, deberán establecer sus tablas de clasificación para que al cumplimiento de las mismas, se garantice su libre acceso.

Artículo 39°.- Los Archivos Privados que se integren al Sistema Nacional estipularán en sus respectivos convenios con el Archivo General de la Nación, los términos de accesibilidad a la información de sus documentos.

CAPITULO X

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Los cargos de archivero serán ocupados por los especialistas y técnicos que cumplan los requisitos aprobados por el organismo competente, a propuesta del Archivo General de la Nación.

SEGUNDA.- Las entidades conformantes del Sistema Nacional de Archivos solicitarán autorización del Archivo General de la Nación para la aplicación del sistema de micro reproducción.

TERCERA.- Los Archivos Regionales y Subregionales estarán a cargo de Directores vinculados con la actividad archivística, que reúnan las mismas condiciones para ser Jefe del Archivo General de la Nación.

CUARTA.- En vía de regularización los notarios, administradores y todos aquellos incursos en el Art. 7° del Decreto Ley N° 19414, transferirán la documentación notarial que custodian al Archivo General de la Nación o a los Archivos Regionales, según corresponda de acuerdo a Ley.

QUINTA.- Las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nación antes de la dación del presente reglamento, conservan su vigencia como normas del Sistema Nacional de Archivos

SEXTA.- Los Archivos no públicos podrán integrarse al Sistema Nacional de Archivos a través de convenios o adhesiones.

SEPTIMA.- El Ministerio de Economía y Finanzas proveerá los recursos financieros necesarios para la implementación de la Nueva Estructura Orgánica del Archivo General de la Nación, en concordancia con el Art. 6° de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

MODIFICACION DEL D.S. N° 008-92-JUS

DECRETO SUPREMO N° 005-93-JUS

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS se aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivos, aprobándose en el artículo 11° la estructura orgánica del Archivo General de la Nación;

Que el Archivo General de la Nación ha concluido con el proceso de reorganización declarado para todas las entidades de la Administración Pública, aprobando los respectivos documentos de gestión institucional.

Que la estructura orgánica vigente del Archivo General de la Nación no permite adecuarse a lo propuesto por el Decreto Ley N° 25957, siendo necesaria su modificación;

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 11) del Artículo 211 ° de la Constitución Política del

DECRETA:

Artículo 1°.- Modificar el Artículo 11° del Decreto Supremo N° 008-92-JUS, el cual quedará redactado en los siguientes términos:

Artículo 11°.- La estructura del Archivo General de la Nación es la siguiente:

Alta Dirección

- Jefatura

Órganos Consultivos

- Consejo Nacional de Archivos

- Comisión Técnica Nacional de Archivos

Órgano de Control

- Oficina General de Auditoria

Órgano de Asesoramiento

- Oficina General de Asesoría Jurídica

Órgano de Apoyo

- Oficina Técnica Administrativa

Órganos de Línea

- Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio

- Dirección Nacional de Archivo Histórico

Órgano Desconcentrado

- Escuela Nacional de Archiveros"

Artículo 2°.- Corresponde a la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo.

Intermedio establecer en el ámbito nacional las normas y procedimientos de los procesos archivísticos y la racionalización de la producción documentaria en la gestión administrativa; así como aplicar los procesos archivísticos en la documentación proveniente de la administración pública o archivos conformantes del Sistema Nacional de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa no ha concluido y transferida al Archivo Histórico cuando adquiera su valor permanente; controlar, supervisar y asesorar los Archivos del Sistema. Promueve y conduce la investigación archivística, expide copias certificadas de los documentos que custodia.

Artículo 3°.- Autorizar al Archivo General de la Nación para que en el término de 30 días calendario contados a partir de la vigencia del presente Decreto Supremo presente al Ministerio de Justicia para su aprobación según corresponda, la modificación del Reglamento de Organización y Funciones, el Cuadro para Asignación de Personal y el Presupuesto Analítico de Personal, los mismos que no deben exceder el número de plazas asignados de conformidad con las Resoluciones Ministeriales Nº. 203.1 y 522.1-92-JUS.

Artículo 4°.- Dar por concluido las designaciones o encargos de puestos y funciones en los cargos no considerados en la estructura modificada del Archivo General de la Nación.

Artículo 5°.- Derogase los artículos 14°, 16° Y 17° del Decreto Supremo N° 008-92-JUS.

Artículo 6°.- El presente Decreto Supremo será refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores y por el Ministerio de Justicia.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los diecisiete días del mes de marzo de mil novecientos noventitres.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORL Presidente Constitucional de la República

OSCAR DE LA PUENTE RAYGADA, Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores.

FERNANDO VEGA SANTA GADEA, Ministro de Justicia.